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Web会議で顕著になる適切な発言ができる人とできない人の違い

2020.06.13

テレワークが加速する中、会議はWEB会議が主流となっている。会議そのものに悩みを抱えているビジネスパーソンにとって、さらに悩みが大きくなっているかもしれない。

特に会議での発言が苦手な人もいるだろう。そこで、発言しにくいタイプ別に、対処方法をビジネスコミュニケーションの専門家に聞いた。

会議で適切な発言ができる人の特徴

今回話を聞いたのは、モチベーション&コミュニケーションスクールを展開する会社の代表取締役で、自らも講師を務める桐生稔さんだ。

会議で適切な発言ができない悩みを解決するヒントの前に、まずは結論から桐生さんは話す。

会議で適切な発言ができる人は、何を意識しているのか。

「まず『会議とは何か?』を押さえると会議で適切な発言ができる人とできない人の違いが具体的に見えてきます。会議とは文字通り、『会して議決する』ことを意味します。つまり、関係者が会って何かを決めることです。

会議で適切な発言ができる人は、

1.『何を決める場なのか?』
2.『どうやって決まるのか?』

を事前に把握し、

3.『自分は決議事項に対してどんな意見を持っているか?』

を思考した上で会議に参加しています」

会議で適切な発言ができない人のタイプ別原因

では、いよいよ原因と解決策を探っていこう。会議で適切な発言ができない人にはそれぞれ抱えている悩みや原因が異なる。

よくあるタイプ別に原因を桐生さんに挙げてもった。

タイプ1.発言はするものの、的を得た発言ができない。

「いま何が議論されているのかという論点を掴むのが苦手なタイプです」

タイプ2.内容は頭の中で浮かんでいるが、発言するかどうか迷う。

「『間違っていたらどうしよう…』『否定されたら嫌だ…』と自己保身が強いタイプです」

タイプ3.発言しにくい空気を感じて発言できない。

「ことなかれ主義で場の空気を読みすぎるタイプです」

タイプ4.発言する内容がまったく思いつかない。

「先にご説明した、会議の目的や流れ、自分の意見を思考するという前提が抜けており、呼ばれたからとりあえず参加したというタイプです」

会議で適切な発言をするためのタイプ別解決策

会議で適切な発言ができない人ができるようになるためには、どのような対策があるか。

1.発言はするものの、的を得た発言ができないタイプの対策

「まず自分以外の発言者の論理を正確に掴むことです。ピラミッドを想像してみてください。必ずどこかの階層の話をしています。それをキャッチしないと、いまどこが論点になっているかわからず、発言の的がずれることになります」

2.内容は頭の中で浮かんでいるが、発言するかどうか迷うことが多いタイプの対策

「せっかく言いたいことがあるのに、勇気が持てず発言できないケースはよくあります。そんなときは、イントロダクションが有効です。イントロダクションとは『前置き』です。例えば、『間違っていたらすみません』、『これは私個人の意見ですが』、『参考までにお伝えすると」等、前置きを入れてから発言することです。もちろん前置きなくズバっと言えるのに越したことはありません。しかし、何も言えないよりは、少し前置きをして保険をかけてでも、話しやすい準備をしておくほうが断然、意見が述べやすくなります」

3.発言しにくさを感じて発言できないタイプの対策

「重たい会議、知らない人が多く参加している会議、誰かの意見だけで一方的に進んでいく会義等、発言しにくい会議はよくあると思います。

そんなときは質問を有効に使いましょう。いきなり発言しようとせず、『その点についてもう少し詳しく伺っても宜しいでしょうか?』、『それは〇〇という理解で合ってますでしょうか?』、『〇〇という視点で考えてみるのもありでしょうか?』等、質問を重ねていきます。すると会議でのあなたの占有率、つまりあなたにスポットライトがあたっている時間が少しずつ増えていきます。そうするとあなたが発言しても特に違和感がない雰囲気ができてます。その上で、自分の意見を展開すると発言がしやすくなります」

4.発言する内容がまったく思いつかないタイプの対策

「はじめにご説明した事項をまずは事前に実施することをおすすめいたします。1.『何を決める場なのか?』、2.『どうやって決まるのか?』を事前に把握し、3.『自分は決議事項に対してどんな意見を持っているか?』を思考するということです」

会議で適切な発言ができる人が会議中に意識していること

ところで、会議で適切な発言ができる人は、会議中に何を意識しているのか。

「会議にはテーマがあります。例えば、『新規事業の決定』とか『残業時間をゼロにするための施策』とか『新卒採用の決定』等。

会議で適切に発言できる人はテーマの目的をいつも意識しています。つまり、何のためにそれをするのか?ということです。

新規事業の決定であれば、『この商品により、〇〇でお困りのお客様を支援したい!』

残業時間をゼロにするための施策であれば、『何よりも今は従業員の健康を守りたい!』

新卒採用の決定であれば、『弊社の展望を考えると、これからは若い力が絶対に必要!』等、何のためにそれをやるのか?を明確に意識しているため、適切な意見として筋が通っていることが多く、説得力も増します」

会議について悩みを抱えている人へのアドバイス

最後に、会議での発言について悩みを抱えているビジネスパーソンに向け、桐生さんにアドバイスをもらった。

「個人がSNSで自身のメディアを持ち、フォローされる人とフォローする人が明確に分かれてきました。これは会社でも一緒だと思います。今後、ますます発信者と受信者が明確に分かれ、発信者が社内で強烈なパフォーマンスを発揮する時代がやってきます。

以前は情報をたくさん持っている人が強い時代がありましたが、いまはネットでいくらでも情報が出てきますし、発信手段もいくらでもあります。かつ、世の中は多様性を求めています。色んな意見、発言があっていいのです。

そんな時代だからこそ、あなたの会議での発言が会社の、ひいては社会の未来を変えるときがくるかもしれまません。まさに個の可能性を拓く最大のチャンスです。ぜひ、あなたがほんの少し勇気をもって、自ら手をあげ、自身の考えが展開できることを心より祈願しております」

会議でなかなか適切な発言ができない悩みは三者三様である。今回の悩みやタイプに当てはまるものの解決策をぜひ、WEB会議でも実施していこう。

【取材協力】

桐生 稔さん
株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役、モチベーション&コミュニケーションスクール講師。
全国35県で年間2,000回コミュニケーションセミナーを開催するビジネススクール「モチベーション&コミュニケーションスクール」を展開している。著書に「10秒でズバッと伝わる話し方」(扶桑社)がある。
https://www.amazon.co.jp/dp/4594078206/

取材・文/石原亜香利

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