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テレワークマスターが伝授!快適で効率的にビデオ会議を行う簡単なコツとは?

2020.04.27

コロナ禍によって在宅勤務を推奨する企業が急増している2020年は、「テレワーク元年」とでも言うべき年になっている。しかし、急ピッチで進められるテレワーク化の副作用として、慣れない環境での仕事に、物理的・心理的なストレスを感じている方も多いに違いない。

そこで今回、個人向けはもちろん、会議室向けのカメラやWeb/ビデオ会議システムを提供する株式会社ロジクールの担当者、通称、“テレワークマスター”による、システム導入のノウハウや、世界中の事業所とのオンラインコミュニケーションの実体験に基づいた「ビデオ会議のコツ」を紹介していく。

ビデオ会議によって、対面に近い臨場感を作る

会議室に全員が集まって話すことを100%とすると、電話会議だと50%くらいになると思うが、これにビデオを加えて音声品質も向上させれば70~80%にできるのではないだろうか。

参加者の参加意識を高められるし、誰が参加していてどういう姿勢で会議に臨んでいるかを主催者が確認できるからだ。

例えば、電話会議で発言が少ない場合を考えてみてほしい。主催者からすると「誰が参加していたのかわからない、自分の言ったことが伝わったかもわからない」、参加者から見ても「自分が参加した意義がわからない、疎外感を感じる」というマイナス面が多く出てくる。

欧米諸国ではロジカルな言語体系や個々の発言の多さによって音声会議のマイナス面をカバーしてきたが、日本文化はそうではないので、ビデオの有無によって大きくかわるはずだ。

市場では「会議で画像を見せる必要はあるのか」とよく言われるが、昨今は、画質の向上とネットワーク速度の向上、AIによる画像加工の3点により、画像を見せるハードルは下がってきたと思う。

続いて、ビデオ会議のストレスを低減するコツを2つお伝えしていく。

コツ1 カメラは目線の高さに

ノートPC付属のカメラでは、下からのアングルになりやすいので、実際とは異なって見えたり、PCのスペックによっては画像の質や角度がいまひとつということもある。

理想的な解決策は、外部モニターの上にカメラを設置すること。カメラの高さが人の目線の高さになるので姿勢が良くなり、相手から見ても、より自然に会話できるようになる。

自分の実感としても、相手が海外のメンバーであっても、直接会って話すのと同じような感覚でスムーズに議論できていると思う。

外部モニターを使用しない場合は、三脚を使って好きな場所に設置するのがお薦め。

コツ2 背景を設定する

ZoomやMicrosoft Teamsといったウェブ会議サービスには、背景をAIで加工する技術が搭載されている。「個室がない/綺麗ではないので周りの風景を見せたくない」という場合、例えばZoomでは、以下のように背景を設定できる。

1) Zoomの画面で左下二番目、ビデオアイコンの右側の上矢印をクリックする。すると、ポップアップメニューが出る。

2) メニュー内のビデオ設定をクリック。

3)設定画面の「バーチャル背景」をクリックすると、右から好きな背景が選べる。(自分で好きな画像を登録することも可能)Microsoft Teamsも同様に背景をぼかしたり、画像を適用したりすることができる。

■最後に

日本の一般的な住環境だと完全な個室を確保できないがゆえの苦労も多いが、まずは“ビデオをON”にして”意欲的”に会議に参加いただければ、よりリアルに近い形で互いにCo-Workingできると、会社としてのパフォーマンスを維持できるはず。

ちなみにアナログなポイントだが…テレワークで気が緩まなくするためには、個人的には1いつもどおりの時間に起きる 2きちんと着替える 3やはりビデオをONにするが大事だと思っている。

あとはヘッドセットを買ったものの、安価なものにしすぎたために長時間装着すると耳が痛くなる、周辺のノイズを拾うので雑音や家族の声が入ってしまう…という方もいらっしゃるのではないだろうか。

ロジクールでは様々な価格帯のウェブカメラだけでなく、長時間使用でも疲れにくいヘッドセットやマウスなどのデバイスも取り揃えているので、在宅勤務のストレスを低減するのに役立つかもしれない。

出典元:株式会社ロジクール

構成/こじへい

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