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幹事さん必読!事前準備、当日の流れ、時間配分、歓迎会の司会をそつなくこなすポイント

2020.06.05

歓迎会の司会は、事前の準備や根回しが成否を左右します。思わぬトラブルを避けるためにも、司会の役目や心構え・必要な準備を把握し、スムーズに進行することが大切です。参加者全員が楽しめる歓迎会になるように努めましょう!

歓迎会の司会に求められること

歓迎会の進行役である司会者には、大切な役割があります。まず、司会者に求められる役割をしっかり理解しましょう。

全体のスムーズな進行

司会者の大きな役割の一つが、歓迎会の進行です。時間管理をしながら、当日の流れをスムーズに行えるようにします。また、起こり得るさまざまなトラブルを想定し、事前に対応策を考えておくことも大切な役割です。

「社内で行うカジュアルな歓迎会には、司会は必要ないのでは?」と思う人もいるかもしれません。しかしカジュアルで少人数だとしても、進行役の司会者がいないとスムーズに進まないことが多いです。ただ時間だけが過ぎてしまい、グダグダな歓迎会になってしまう可能性が高くなります。

場の雰囲気を良くする

歓迎会の雰囲気を良くし、有意義な時間にするのも司会者の役割です。場がしらけてしまうと、せっかくの歓迎会が台無しになってしまいます。そのため、場の雰囲気を良くする工夫をすることが大切になります。

例えば、歓迎会の主役への質問コーナーを設けるなど、盛り上がる企画をいくつか用意するのも一つの方法です。

また、司会者のテンションや声のトーン・リアクション・使う言葉などにより、場の雰囲気が大きく変わるということも覚えておきましょう。

歓迎会の司会に任命されたらやるべきこと

歓迎会の司会を初めて任された人は、何をどうすればよいのか分からず、悩むものです。具体的にどのような準備をすればよいのか紹介します。

進行表と台本の作成

歓迎会の司会をそつなくこなすには、大まかな進行表と台本がカギです。まず、歓迎会全体の流れを確認し、挨拶や盛り上げるための企画を行うタイミングなどを決めましょう。

盛り上がってくると、気付かないうちに時間が過ぎていることも珍しくありません。進行表があることで、うっかりミスを防ぐこともできます。

また、司会に慣れていない人は、緊張のあまり言葉がうまく出てこないこともあります。どんな内容を話すのか台本を作ることで、安心して進行ができます。

事前に根回しをしておく

歓迎会では、歓迎の挨拶や乾杯の音頭が欠かせません。誰に担当してもらうのかを決め、事前にお願いしておくなど根回しが大切です。なお、進行表も共有しておくと、任された方もどのタイミングで行うのかが分かり、よりスムーズに進行ができます。

また、場を盛り上げる企画を考えている場合も、必要に応じて事前に参加者に通知しておきましょう。例えば、主役への質問コーナーを作るのであれば、参加者に質問を考えてきてもらうことができ、より盛り上がるでしょう。

当日の流れをシミュレーションする

司会者は、歓迎会当日に作成した進行表や台本に沿って、滞りなく進行できるように入念な準備をする必要があります。当日の流れを何度もシミュレーションすることで、成功の確率を上げられるでしょう。

また、思わぬトラブルにより、進行表や台本通りに進まないことも考えられます。司会の内容についても、柔軟に対応できるように準備しておくと安心です。

歓迎会当日の司会の心構え

司会者の主な役割は、歓迎会の進行と場の雰囲気を良くすることです。歓迎会当日は、その役割を果たすために、さまざまなことに気を配る必要があります。

どのような点に注意すればよいのか、具体的なポイントを紹介します。

時間通りに進んでいるか意識する

歓迎会の時間は限られているため、進行表通りに進んでいるか常に意識することが大切です。まず、開始時間は厳守しましょう。開始時間が遅れると、その後の流れも遅れてしまい、時間内に終わらせるのが困難になるためです。

事前に開始時間厳守ということを伝えておけば、上役がまだ来ていないという場合でも問題になることはないでしょう。

また、企画などで盛り上がっていても「もっと続けたいところですが、時間が迫っていますので…」と促し、次に進めることが大切です。

参加者全員が楽しめるよう気配りする

歓迎会は、主役を歓迎するために行われるものですが、つい内輪トークに花が咲いてしまうことは珍しくありません。話が読めない主役だけが、ぽつんと取り残されてしまうこともあります。それでは、せっかくの歓迎会が台無しになってしまいます。

司会者は、主役をはじめ参加者がつまらなそうにしていないか、または居心地が悪そうにしていないかに気を配りましょう。

雰囲気や話し方に注意する

司会者の気分やリアクション・話し方などは、歓迎会の雰囲気を左右する大切な要素の一つです。司会者の気持ちの盛り上がりや、リアクションが薄かったりすると、それだけで場がしらけてしまいます。

歓迎会を盛り上げるためには、意識して盛り上がりや強弱を付けて話すのがコツです。リアクションも少しオーバーにすることでメリハリができ、流れも良くなります。

また、司会に慣れていない人は、緊張のあまり早口になりがちです。表情も固くなっていることも珍しくありません。意識して少しゆっくり話すことや笑顔を交えることが、場の雰囲気をよくすることにもつながります。

構成/編集部

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