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5つのポイントをおさえてルールを決めるべし!読みやすくて相手に伝わるPowerPoint資料の作り方

2019.10.09

PowerPointの資料作成の際、レイアウトに困った経験はないだろうか? よくあるレイアウトで作ってはみるものの、なぜかしっくりこないケースは多いものだ。実はレイアウトには法則があるようだ。それは文字、矢印、図形、配色にも同じことがいえる。

元外資系コンサルの企業にいた資料作成のプロ、松上純一郎さんに、読みやすく成果の出る、PowerPoint資料のルール設定の法則を聞いた。

PowerPointの資料作成ルール

松上さんによると感覚で決めがちなレイアウトや文字、配色などは、部署や会社内でルールを統一することが資料作成のスピードアップに欠かせないという。

そもそも読みやすい資料のルールとは? そのルールの一部を教えてもらおう。

1.スライドレイアウト

●左から右、上から下の「Z型」に配置する

「スライドを読む際の、人の目を動きを踏まえると、左から右、上から下に読まれることを想定した『Z型』のレイアウトにすることが重要です」

●「2分割」「4分割」して使う

「1枚のスライド内で、2分割、4分割を行い、Z型に配置していきます。例えばスライドを左と右の2つに分割する場合、先に読んで欲しいものを左に配置し、次に読んでほしいものを右に配置します。4分割の場合はZ型に並べます。つまり順番は『左上→右上→左下→右下』となります」

2.文字

●相手にとってわかりやすい文字の書式を選ぶ

「資料作りというと、色々なフォントや装飾を使って楽しみたいという気持ちもあるかもしれませんが、文字は見やすくが王道、装飾は不要です。資料はあくまでコミュニケーションのためのものだからです。相手にとってわかりやすい文字の書式を設定する必要があります。フォントの種類や文字のサイズなどがあります。

文字の書式に一貫性のない資料は、資料の内容への信憑性も低くなりがちです。文字のルールをしっかり定めてそれに沿って資料を作成しましょう」

●フォントは「MS Pゴシック」「Arial」を選ぶ

「フォントはどんな業界に対する使用でも使えるMS Pゴシックがおすすめです。明朝は基本的に長い文章に適したフォントなのでPowerPointよりもWordに適しています。英語フォントはMS Pゴシックと同様の理由で、Arialをおすすめします」

●文字色は「濃いグレー」

「文字色は濃いグレーがおすすめです。対外的にソフトな印象を与え、読者への目の負担も軽減にもつながります」

●文字サイズは「14pt」

「本文の文字サイズは14ptがおすすめです。要素ごとに大きさを変えると良いです。スライドタイトルは24pt、スライドメッセージは20pt、小見出しは18ptがおすすめ。プロジェクターで映し出す場合は、本文は少し大きめの20ptが見やすいです」

3.矢印

●矢じり型・三角型など矢印ルールを決める

「読者の目の動きをコントロールするために矢印を使うと、強調や流れなどを示す機能があるため、効果的に使うことで、わかりやすい資料にすることができます。矢じり型・三角型など種類がありますので、矢印ルールを決めて統一しましょう」

●カギ線矢印を使用する

「線状の矢印の先は、>ではなく、▶を使うのをおすすめします」

4.図形

●図形にもルールを設定する

「スライドに多用する図形にもルールを設けましょう。例えば、会社名、会議名、部署名など具体的なものは『四角』で、ビジョン、問題、アイデアなど抽象的なものは『楕円』で表現するなどです」

●図形を使い分ける

「スライドで出したいイメージごとに、図形を使い分けましょう。例えば『鋭角四角形』は真面目で堅いイメージ、『角丸四角形』はソフトなイメージを示すことができます」

5.配色

●配色ルールを決める

「色をたくさん使ったほうが楽しい資料になると思っている方は多いですが、色にバラつきがあると、わかりにくい資料になってしまいます。配色はセンスだと思われがちですが、ルールに従って配色すれば、センスがなくとも適切な配色になります」

●ベースカラーとアクセントカラーの2色を選択

「色相環に基づき、資料の中で一貫して使用する『ベースカラー』と、強調したい部分に使用する『アクセントカラー』の2色を選択しましょう。アクセントカラーは、色相環でベースカラーに決めた色の反対側の色です。例えば、ベースカラーが『青(紺色)』だと、アクセントカラーは、その反対側の『黄みの橙(黄色寄りのオレンジ色)』になります」

松上さんは、これらのように、基本的なルールを決めておくことで、見栄えよく、読み手にとってわかりやすい資料になるという。

またルールを一通り決めたら、一枚のスライドにまとめておくと便利だそうだ。ぜひ実践しよう。

【取材協力】

松上 純一郎さん
米国戦略コンサルティングファームのモニターグループで、外資系製薬企業のマーケティング・営業戦略、国内企業の海外進出戦略の策定に従事。現在は独立し、企業への中期事業計画策定等のコンサルティングを提供する一方で、今までの経験を活かして資料作成講座を開く。著書に『Power Point資料作成 プロフェッショナルの大原則』(技術評論社)がある。

ストリートアカデミー講座ページ
https://www.street-academy.com/steachers/15463

ストリートアカデミー
教えたい人と学びたい人をリアルにつなぐスキルシェアサービス「ストアカ」を運営。法人向け講師派遣サービス「オフィスク」や定額プランも開始した。
https://www.street-academy.com/corporations/office/

取材・文/石原亜香利

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