DIME MAGAZINE
Excelだとなかなかキレイな資料が作れない、と思っていないだろうか？ ちょっとしたテクニックを複数使えば、驚くほどキレイにExcelの表を使った資料作成は可能になる。そんなExcelの小ワザを、グローバル投資銀行のExcelスキルをストリートアカデミーなどのセミナーで教えている熊野整さんに聞いた。
よくある見にくい資料内のExcel表
資料にExcelの表を掲載するのはよくあること。しかし熊野さんは、こんなケースが多いと指摘する。
●やたらと線を引いていて、ごちゃごちゃしている。
●フォントに統一感がない。
●ハデな背景色を使っていて、目がチカチカする。
Excelの表を見やすくするメリット
表作成において、見やすさや見栄えの良さに重点を置く人はそう多くはないのではないだろうか。それよりも数値の正確さなどに意識が向きがちだからだ。
しかし、Excelの表が見やすいことは、外資系投資銀行に勤務していた経験のある熊野さんからすれば、非常に重要だという。
「Excelの表を見やすくすることは、見る相手の表の内容を理解するスピードが格段に変わります。フォーマットが乱れている、あるいは分かりにくいと、どこを見ていいかわからなくなってしまい、理解スピードに時間がかかり、さらにストレスも感じてしまいます」
資料のプレゼン相手の承認獲得や意思決定を促すためには、Excelの表を見やすくできるスキルは欠かせないようだ。
Excelの表を見やすくする小ワザ6つ
そこで熊野さんに、Excelの表を見やすくするための多数あるテクニックの中から、一部を紹介してもらった。
●行の高さは「18」に統一
Excelのデフォルト（初期値）の行の高さは一般的に「13.5」。上下の余白が少なく文字が詰まって見えるため、「18」がおすすめだ。見やすくなるだけでなく、洗練された印象にも。
●罫線は横だけ・細めで控えめに
表は縦横すべて罫線を引きがちだが、罫線は横だけにし、しかも細い線を控えめに入れると、表が見やすくスッキリする。
●背景色は重要項目に薄いものを
背景が白だけの表に数字が並ぶと見にくいため、合計や項目立てなどの重要項目の部分に薄い背景色を敷くと、どこに目を向けるべきか自然とわかる。
●一覧表はシマシマ背景色で見間違い防止
大きな一覧表は項目が多すぎて行を見間違う可能性がある。背景色を白・グレー・白・グレーとシマシマにするとよい。色を入れる行は派手な色ではなく、薄いグレーがおすすめ。
●フォントはArial。カジュアル派ならメイリオで。
フォントは線のキメが細かく、線の太さも均一の「Arial」がおすすめ。「メイリオ」も見やすく、よく使われるが、少しカジュアルなのでケースによって使い分けるとよい。
●文字は左ぞろえ、数字は右ぞろえ
文字ぞろえは、文字の場合は左ぞろえ、数字は右ぞろえが読みやすい。数字は右から「一、十、百、千、万」と桁数を数えて読むため、右ぞろえのほうが桁数を数えやすい。
実際に、この6つのテクニックとその他のテクニックを意識して作成した見やすい表と、デフォルトにちょっと手を加えただけのよくある表を見比べてみよう。これだけでも随分見やすくなっている上に、印象が格段に上がっているのがわかる。
●よくある表
●5つのテクニックを使った表
まだまだキレイなExcelを使った資料作成術は豊富にある。興味があれば、熊野さんの書籍やセミナーで習得しよう。
【取材協力】
熊野 整さん
ボストン大学卒業後、モルガン・スタンレー証券（現・三菱UFJモルガン・スタンレー証券）投資銀行本部に入社し、大型M&Aや資金調達プロジェクトをリード。現在はスマートニュース株式会社 財務企画担当。「グローバル投資銀行のエクセルスキルを分かりやすく伝えたい」というモットーの下、個人向けセミナー、企業研修、企業向けコンサルティングを展開。著書に「投資銀行のエクセル仕事術」「外資系投資銀行の資料作成ルール66」がある。
http://excel-seminar.jp/
ストリートアカデミー講座ページ
https://www.street-academy.com/steachers/7844
ストリートアカデミー
教えたい人と学びたい人をリアルにつなぐスキルシェアサービス「ストアカ」を運営。法人向け講師派遣サービス「オフィスク」や定額プランも展開する。
https://www.street-academy.com/corporations/office/
取材・文／石原亜香利
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