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OutlookでGmailを使う方法|アカウントの設定、同期、移行方法まで

2019.03.06

メールソフトのOutlookとメールサービスのGmail。どちらも使い勝手が悪いことはないし、ビジネスやプライベートを問わず、OutlookとGmailを組み合わせて使っている人も多いだろう。

そこで気になるのが「OutlookでGmailは使えるの?」ということ。もちろん問題なく使えるので、OutlookでGmailを使う方法を詳しくご紹介しよう。

まずはOutlookにGmailのアカウントを設定しよう

メールを読み書きするには、メールソフトにアカウントを設定する必要がある。まずは、GmailのアカウントをOutlookに設定する方法を説明しよう。

Outlook2016にGmailのアカウントを設定する方法

アカウントを設定するウインドウで、メールアドレス(Googleアカウント)を入力して、「接続」をクリックする(画像左)。続けてパスワードも入力して進むと、自動で受信サーバー名や送信サーバー名が設定される。正常に追加されたことを確認して「完了」をクリックする(画像右)。

残念ながら、上記のように進めても通常はうまく設定できない。事前に以下の方法で下準備をしておこう。

OutlookにGmailのアカウントを設定できない場合の対処法

実は、OutlookからGmailを利用するには、事前にひと手間かける必要がある。Gmailが要求するセキュリティレベルと、Outlookの仕様が一致していないことが原因だ。

対策はGmail側の設定変更で行う。おすすめの方法は、「2段階認証」を有効にして、「アプリパスワード」を利用する方法だが、設定から利用方法まで少々複雑だ。ここでは、少しセキュリティレベルが低い方法だが、簡単に設定できる「安全性の低いアプリのアクセスを有効にする」方法をご紹介しよう。

Googleアカウントにアクセスして、左側の「セキュリティ」をクリックし、「安全性の低いアプリのアクセス」の「アクセスを有効にする」をクリックする。続いて、進んだ先でスイッチをオンにすればよい。これで、GmailをOutlookからでも利用できるようになる。

【参考】

Googleアカウント

iPhoneでもできる!Gmailの2段階認証の設定方法と解除する方法

Gmailで設定するとOutlookでPOP受信も可能

Gmailのメール受信は、メールをサーバー上に置いておくIMAP方式が基本だが、設定を切り替えることで、受信する都度メールをダウンロードするPOP方式を使える。あらかじめGmail側でPOP方式に切り替えておけば、アカウントを設定する際に自動的に判別して設定してくれる。

OutlookでGmailを同期してみよう

アカウントの設定が終わったら、Gmailを同期してみよう。設定したGmailのアカウントの「受信トレイ」をクリックすれば、同期が始まる。

OutlookでGmailの同期が遅い場合

すでにGmailを使用しているなら、サーバーに大量のメールが保存されている。この状態でOutlookと同期すると時間がかかることがある。ネットワークに問題がなければ、ひたすら待つしかないが、同期中でも別の作業はできる。また、Outlookを終了させてもいいし、パソコンをシャットダウンしても問題ない。

OutlookでGmailが同期できない場合

念のため、設定内容が間違っていないか確認してみよう。設定内容に問題がなければ、アカウントをいったん削除してから改めて追加すると、うまくいくことがある。試してみてほしい。

古いOutlookのメールをGmailに移行できる

Outlookを長い間使っていて、すでにたくさんのメールがOutlook内に保存してあるだろう。この状態でGmailのアカウントを設定すると、受信トレイが別々になってしまい、使い勝手が悪い。こういった場合は、Outlook内に保存してあったメールをGmailに移行しよう。Outlook内に保存してあったメールも、Gmail経由で他の端末から確認できるようになる。

移行方法はとても簡単だ。Gmailに移行したいメールを選択して、Gmailの受信トレイにドラッグ&ドロップするだけだ。これだけで、Gmail経由で他の端末から確認できるようになる。もちろん、あとから追加で何度も移行できるし、Gmail側から元に戻すことも可能だ。

Outlook ExpressからもGmailに移行できる

Outlook Expressでも、上記と同様に移行ができる。いったんOutlook Express上でGmailのアカウントを追加して移行を済ませてしまえば、Outlook Expressを丸ごとアンインストールしても、移行したメールはGmail経由で他の端末から確認できる。

OutlookでGmailのメールが受信できない場合

ごくまれだが、Gmailのサーバーに問題があって、メールの受信ができない場合がある。これはサーバーの問題が解消するのを待つしかない。また、POP方式で複数の端末からメールを受信すると、特定の端末で同期ができなくなる場合もある。複数の端末からメールを受信する人は、IMAP方式を使うようにしよう。

OutlookのバージョンごとにGmailの使い勝手を比較する

Outlookの最新版は、2019が登場したばかり。やはり、2016や2013をお使いの人が多いだろう。この2つのバージョンでは、Gmailの使い勝手に違いはあるのだろうか。

Outlook2016ではGmailアカウントの設定がラク

メールソフトとしての使い勝手の違いは、当然のことながら新しいほうの2016に軍配が上がる。基本的には、メールソフトとしての使い勝手が違うわけだが、2016では、Gmailアカウントを設定する際に細かな項目が自動的に設定されるようになったのが大きなトピックだ。

Outlook2013ではGmailアカウントを手動で細かく設定

一方、2013では、送受信サーバー名やポート番号といった細かな設定項目を一つ一つ設定しなければならない。最初に一度だけ設定すれば済むことだが、わずらわしい作業がない2016のほうが使いやすいのは確かだ。

Outlook以外にスマホやタブレットも! やっぱりGmailはIMAPで

Gmailは、メール受信方式としてPOPも選択できるが、Outlookを利用するパソコン以外にも、スマホやタブレットなど複数の端末から利用することを考えれば、IMAPを利用すべきだろう。

POPの場合は、メールを端末にダウンロードする方式なので、例えばスマホで、あるメールをダウンロードしてしまうと、パソコンのOutlookではそのメールを閲覧することができなくなってしまう。こういった不都合を回避できるのがIMAPだ。

IMAPならGmailからOutlookに転送する必要なし

IMAPの場合は、いつでもどこでも同じ状態の受信トレイを見られる。端末によって状態が違うことはない。メールを受信した端末から返信する端末にいったん受信メールを転送して……といった面倒な手間が省けるわけだ。

【参考】

フォルダ作成より便利!Gmailのラベルを使ってメールを効率よく管理する方法

Gmailから転送せずOutlookでメールに返信

スマホで受信したメールを閲覧して、返信するのにパソコンのOutlookを使うといった場合でも、Outlookを開いた瞬間にスマホで閲覧したメールがそこにあるので、そのままサッと返信メールを書けるのがスマートだ。

Gmailを活用するなら、こういったスマートなスタイルを確立したい。ぜひIMAP方式でメールを受信し、Outlookやスマホでいつでもどこでも便利にメールを読み書きできる環境を構築してみてほしい。

【参考】

Gmailをもっと便利に使いこなす7つの方法

Gmailの送信予約機能を使ってビジネスを円滑に進めるワザ

文/ねこリセット

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