資料作成のプロが伝授するサクッとわかりやすい社内資料を作るテクニック

素早くわかりやすい社内資料を作成するための手順

労働時間の削減が求められる中、特に社内資料は、素早く質のよいものを作りたいものだ。そこで、素早くわかりやすい社内資料の作成手順をみていこう。

1.資料作成の目的を明確にし、構成の道筋をしっかりと作る

「先ほどもお伝えした通り、これがなければ、論理的かつ伝えたいことがストレートに伝わる資料は作れません」

2.スライドに落とし込む

「構成ができあがったら、それをブレイクダウンしてPowerPointなどに落とし込みます。目的に到達するまでの大まかな構成さえ変わらなければ、多少のストーリーは途中で変更すること可能です。ですから、この工程ではあまり神経質にならずにスライドの『流れ』を作ることに集中しましょう」

3.各スライドのコンテンツ作り

「次に、ストーリーに合わせて各スライドのコンテンツを完成させていきます。この工程で、図解やグラフを作成します」

4.見直し

「最後に見直しです。見直しは必ず行ってください。構成に沿って作成したつもりでも、余計な情報を載せてしまっていたり、話の流れがぎこちなかったり、情報量が手薄なスライドがあったりするものです。最後に必ず資料を読み直し、全体を確認してください」

簡単そうに見えて、実は意外とできていない資料づくり。慣れていると思っている人こそ、見直すことで思わぬ効率化が図られるかもしれない。

【取材協力】

山橋 美穂さん
ビジネスアシストパートナ株式会社　代表取締役
資料作成コンサルタント、提案書・企画書作成のプロフェッショナル
主な事業内容は資料作成代行、企業オリジナルテンプレートの作成、また、資料作成に関する研修を日本全国数多くの企業で行っている。2015年、MicrosoftよりPowerPointのトップスペシャリストとして、日本で6人目となるMVPを受賞。現在まで連続受賞している。
外資系証券会社の投資銀行本部で資料作成の専門チームに就業。毎日数多くの法人企業向け資料を作成し、実務にて資料作成スキルを身につける。その経験を活かし、ビジネスシーンに活きる資料作成を得意とする。
http://www.presentation-materials.com/

取材・文／石原亜香利