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2019.01.15

定型業務を一括依頼!週休3日を実現する「オンラインアシスタント」活用術

2016年末にマイクロソフトを卒業して以来、週休3日を維持しながら時間単価を上げてきました。ビジネスは限られた時間の中で成果を大きくするゲームだと思っています。そのために効率を徹底的に重視します。

現在は30社近くのクライアントの働き方改革を継続的に支援しているのですが、この2年間で「接し方」も変わりました。メール中心のやり取りはビジネスSNSに変わり、見積りや契約行為もクラウドサービスに移行してきました。

半分以上の仕事依頼はFacebookのメッセンジャーやTwitterのDMで届き、簡単な募集サービス『bosyu』でメンバーを集め、Office 365を使って共同作業を行います。メンバーや顧客と話し合う時には、Microsoft TeamsやZoomを使用。『知話輪』や『Chatwork』といったビジネスチャットによって顧客と密に対話し、SlackやMicrosoft Teams、Backlogでプロジェクトを進め、プロジェクトを視覚化できるアプリ『Trello』でタスクを管理します。アイデア出しが必要であれば、コワーキングスペース『Basis Point』の会議室を、タクシーを使う時は『Japan Taxi』でネット予約する……という具合です。

なお、PowerPointの資料作成は、凝った資料をついつい作りがちですが、時給を考えたら自分で手を動かしてはいけないと思い、当初はランサーズやクラウドワークスなどのクラウドソーシングを使っていました。しかし、依頼者選定や品質チェック、納期の確認などで時間がかかり、依頼先のアタリ・ハズレもあります。そこで、オンラインアシスタントサービスのCASTER BIZを使用し始めたのです。

知っている人に聞くのが早い

分からないことがあったら、自分で調べて習得するより、知っている人に聞くのが早いですよね?

税務処理は税理士に、病気になったら医者に頼るのと一緒で、専門家に頼った方が安心です。

接待に適したレストランの予約や、年末調整の処理、お花の手配、Webサイト更新など、知識・経験がある人にお願いした方が、自分でやるより早いのです。

そこで、オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ」を使って時間を短縮し効果を最大化しています。基本的にチャットツールを使ってやり取りするので、同サービスのオンライン秘書とは会ったことがありません。

皆さんの会社では会議室が足りなくなることはありませんか?

CASTER BIZを使えば、近隣の貸し会議室の空き状況の確認、そして予約までお願いできます。また、採用面接のスケジュール調整、調査資料の作成もしてくれます。プロジェクト管理ツールの比較表を作って、働き方改革に関する表彰の種類を調べて、と頼むことができます。アレクサ!やOKグーグルのAIスピーカーでは対応できない領域です。

CASTER BIZのサービス内容

また、CASTER BIZのような他人に依頼をしようと思うと、作業マニュアルを作ったり、先んじて作業カレンダーを作成したりする過程で、業務の標準化と無駄な業務の発見ができます。自分の業務を立ち止まって考えるのです。

あまりにも便利すぎて、現在はCASTER BIZの提供元である株式会社キャスターの執行役員も拝受しました。

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