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宴会の幹事をやると磨くことができる5つのビジネススキル

2018.12.17

年末年始にかけての会社の行事といえば、忘年会や新年会。それらの会合を段取りよく取り仕切る影の立役者でもあるのが、宴会の幹事だ。世間一般では、嫌われがちな役でありながら、数多くのビジネススキルが必要といわれる重要な役でもある。実際、宴会の幹事を通じて、どのようなスキルが磨かれるのだろうか。一度整理してみよう。

宴会の幹事で磨かれるスキルとは?

宴会の幹事を率先して行うことで、ビジネスパーソンはどのようなスキルが磨かれるのだろうか。営業研修サービスを提供する株式会社セールスアカデミーの代表取締役である宮脇伸二さんによると、多くのスキルが磨かれる中でも、特に次の5つを挙げる。

1.ニーズを把握するヒアリングスキル
2.会場との交渉スキル
3.段取りスキル
4.社内関係者との調整スキル
5.タイムマネジメントスキル(宴会当日の時間管理スキル)

「幹事の実力=仕事の実力と表現されることもあるぐらい、経営層や管理職は幹事の動きを意外としっかりと見ており、評価に影響を及ぼすこともあるくらいです」

1.ニーズを把握するヒアリングスキル

「まず何といっても参加者のニーズを把握することが大切です。宴会の目的は何か?誰を最も重視すべきか?参加者は何を望んでいるのか?これらを事前に想像し、参加者数名にヒアリングをし、確認することが求められますので、ビジネスの基本フローのうち、仮説立案と仮説検証する力が磨かれるでしょう」

2.会場との交渉スキル

「会場との価格や料理などの交渉では、ビジネスにおける交渉と同様に、事前にシナリオを作っておくことが大切です。どうすれば宴会にふさわしい料理やドリンクを維持しつつも、価格を抑える交渉ができるのか、戦略立てて計画するスキル。これはまさにビジネスで役立ちます」

3.段取りスキル

「当日までのスケジュールとタスクには何が必要になるのか、要領の良い段取りをいかに立てられるかは、大いに自身の仕事スキルが試されます」

4.社内関係者との調整スキル

「社内関係者に宴会の概要を伝え、反対意見の人や後ろ向きな人がいた場合には、何かしら調整していくことが求められます。事前に大きな反対意見を避けるためにも、すべての局面において事前に仮説を立てておくことが重要です。例えば、流行りの料理のパクチー料理専門店を宴会会場に選んでみたものの、参加者全員がパクチーが好きかどうかは分かりません。この店を選んだらどうなるか?の仮説をしっかり立てて、その都度調整していくスキルは大いに磨かれるでしょう」

5.タイムマネジメントスキル(宴会当日の時間管理スキル)

「宴会当日は、短い時間の中でも、段取りよく乾杯、お祝いの言葉、歓談タイム、メイン料理、出し物などさまざまなプログラムを進めていく必要があります。タイムマネジメント力がなければ、なかなかむずかしいでしょう。幹事を真剣にこなせば、このスキルを磨くことも可能なはずです」

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