DIME MAGAZINE
日頃、スマートフォンでビジネスメールの送信・返信を行う機会もぐんと増えた。そこで一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事の平野友朗氏に、スマホをビジネスメールで活用するときの素朴な疑問に答えてもらった。
Q.「スマホからメール返信しています」は書く必要はある？
A.「基本的に書く必要はないと考えます。以前はiPhoneを持っていることを自慢したくて、メールに自動挿入される『iPhoneから送信』という文面をあえて残して送信していた人もいたようですが、今では残していると“ITにうとい”もしくは“消し方が分からない”と思われる可能性もあります。
また、スマホ自体の性能も高まり、長文の入力もしやすくなっています。そのため、『スマホだから雑なメールでも許してもらえる』と考えている人は、配慮がないと思われる可能性もあります。スマホから送る場合でも、パソコンのメールと同様に読みやすいレイアウトにして、必要な情報をすべて盛り込むべきです」
Q.ビジネスメールをスマホで受け取ったら「取り急ぎ返信」すべき？
A.「1分、1秒を争うケースを除いて、ビジネスメールは4～8時間以内に返信すれば問題ないことがほとんどです。その種のメールなら、会社に戻ってからパソコンで返信してもよいです。つまり、通常、取り急ぎの返信をする必要はありません。取り急ぎの返信をすべきなのは、自分の手元で仕事を止めないほうがよい場合、今すぐに進行したほうがよいトラブル対応などに限られています。メールの返信がむずかしいものは電話で返事をするなど、効率も考えるべきでしょう」
Q.スマホでビジネスメールを送るときの注意点は？
A.「スマホだからといってむずかしく考える必要はありません。パソコンでやりとりしているビジネスメールと同様のレイアウト、同様のルールを基本にすればいいと思います。また会社が契約しているクラウドサービスを利用して返信する場合、注意する点は少ないです。ただ、スマホで入力していると、つい言葉足らずになりがちでレイアウトに意識が向かないことがあります。ですから、スマホメールも通常のパソコンでのビジネスメールと同じように書くのが一番です。個人で利用しているGmailなどを使って返信するときは、いつもと異なるメールアドレスで送ることになるため、理由を説明することが必要です」
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