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常識はもう古いかも!ビジネスマナーアップデートのススメ【ビジネスメール編】

2018.08.13

上司や知人から紹介された方に仕事の依頼をする。まずは電話、それとも、メール?

「こちらは電話派、メール派それぞれありますので、紹介者に確認するのが一番です」

そして、電話、メールには以下のような利点もある。

・電話派・・・相手の温度感を探れる。相手(がどんなひとか)のことが理解できる。会話の中で、相手の性格や対応速度、内容の正確さなど探ることができる。

・メール派・・・面識のない相手でも、お互いにわずらわしさを感じずに最初のコンタクトをとることができる。まずメールでの印象で相手を判断して、具体的に話を進めたい場合はメールで。

メールで届いた連絡先に、会社の電話と共に携帯電話の番号アリ。最初の電話を携帯にしてもいい?

「最初の連絡は必ず会社の電話番号にしましょう(もちろん、相手から携帯にかけて欲しいとの依頼があれば別ですが)。番号登録のない不明な番号からの着信は、違和感や不信感を抱かれる可能性があります」

接待の翌朝のお礼メール。個別に送るのがいい? それとも全員に㏄. が好ましい?

「お相手との距離感と参加メンバーの上下関係にもよりますね。以下を基準に考えられてはいかがでしょうか」

・決裁権者の方+ほかの方にcc・・・上司1名とほかは同等クラスの部下といった場合、上の方に送ったメールを部下の方に知らせることで、部下の方が上の方の意向で返信を下さることもある。

・個別・・・それぞれに送ることで個別の内容を送れること、丁寧さを伝えられる。

・連名・・・2~3名で皆同等クラスの場合。あるいは、先ずは顔合わせの御礼の場合など。

1通のメールで人の印象が左右されることもある。メールのやり取りひとつにも相手に対する敬意と気遣いがビジネスピープルには求められる。

【取材協力】

徳永美佳さん
FINEST 代表取締役
一般社団法人 ビジネスカラー検定協会 会長

全日本空輸にて客室乗務員として勤務後、同客室本部(地上職)にてスタッフアドバイザー職として政府チャーター機などを担当。退職後は日本航空系の研修会社にて研修講師を務め、大手証券会社、大学などの大規模な研修を経験。同時期にみずほ証券にて調査部秘書として勤務後、FINEST設立。広い視野での研修には定評がある。
メールチェックサービス実施中:http://finest-all-season.com/mail-check/
https://finest-all-season.com/

取材・文/はまだふくこ

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