報連相を積極的に実践する部下に育てる方法

上司にとって部下からの報連相は命。しかし、部下の中にはきちんと報連相ができない者もいるのではないだろうか。そこで今回は、報連相のスペシャリストに、部下が報連相を自ら進んでするようになる指導のコツを聞いた。

■報連相とは、相手と「共有」すること

問題整理の専門家で報連相に詳しい大谷更生氏によると、まず報連相の定義は、共有することだという。

「上司と部下との間で報連相とは何か、言葉の定義を共有する必要があります。私の定義は、報連相とは相手と共有することです」

●報告…『過去』を共有すること
例）会議の議事録、営業報告、出張報告、トラブル報告など。報告はすべて過去の内容。

●連絡…『変化』を共有すること
例）打ち合わせの日程や開始時間、場所の変更、制度や手順、法律、システムの変更など。連絡が来るのはすべて変化が起きたとき。

●相談…『問題』を共有すること
例）クレームやミス、障害、事故など。相談は問題が発生したときに行う。

また、大谷氏は、報連相で最も大切なことは何か、次のように話す。

「報連相で最も大切なのは『言ったか、言わなかったか』ではなく『相手に伝わったかどうか』です。報連相の目的は相手と共有するためなので、相手に伝わらなければ何の意味もありません」

■報連相の重要性

そして報連相はなぜ重要なのか。大谷氏は次のように話す。

「報連相がなぜ重要か、上司の立場で考えてみましょう。報連相ができる部下を持った上司は、3つのメリットを得ることができます」

1.効率よく仕事を進めることができる
2.安心して部下に仕事を任せることができる
3.トラブルや問題が発生しても冷静に対処できる

「報連相がきちんとできている場合、つまり、良い情報も悪い情報も包み隠さず、すべて正確かつタイムリーにあがってくる仕組みができているときに、この3つが得られます。集まった情報をもとに余裕を持って検討を進められるおかげで、よりよい判断を行うことができます」