なぜこんなに時間がかかる？短時間で的確な資料を作る3つのステップ

資料作りが苦手という人は多いのではないだろうか。手際が悪く、時間がかかりすぎると作るのが億劫にすらなってくるだろう。そんな悩ましい資料作りについて、資料作りの達人に的確に素早く作り上げるコツを聞いた。

■「資料作成は誰からも教わったことがない」が半数超え

NTTコム リサーチとプレジデントによる共同企画調査「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では、全国の20代～60代の企業に勤める正社員のうち、資料作成を特に「誰からも教えられていない」と答えたのが52.1％で、約半数にも上っていた。

資料の種類としては、報告書や日報、議事録、プレゼン資料などを多く作成しているようだ。また資料作成における失敗経験として、「誤字脱字」58.3％のほか、「文章表現が不適切だった」33.8％、「相手の意図を読み違えた」26.5％、「『見づらい』と軽くクレームがきた」20.3％が多い。苦労して作った挙句、このような残念な結果では浮かばれない。資料への自信に関する問いに対して、一般社員は「自信がない」が54.8％にも及んでいた。

資料作成はビジネスパーソンにとって、悩ましい作業であるようだ。

■資料作りに時間がかかりすぎるパターン3つ

会議資料やプレゼン資料などの資料作りに時間がかかりすぎるという場合、どのような原因が考えられるのか。PowerPoint利用歴20年、プレゼン資料作成30万枚超の、プレゼン資料コンサルタントの奥秋和歌子氏は3つのパターンを挙げる。

1.いきなりPCに向かっている

「『全体感』を見失い、『枝葉』の積み上げになってしまい、論理の迷路に迷い込んでしまうパターンです。資料を作るときには、いきなりPCに向かって作ろうとするのではなく、まずは『何を作るのか』全体骨子を考えることが大切です。その骨子の通りに作っていけば迷うことはありません」

2.不明瞭な点が残ったまま着手している

「上司や先輩から作成依頼を受けたときに、不明瞭な点を残したまま資料作成に着手してしまうパターンです。自分なりに想像しながら作るので、『これでいいのかな？』と不安になり時間がかかりますし、作り上げたとしても依頼者に自信を持って提出できません。また大幅に要件からズレていた場合、一から作り直しになり、さらに時間のロスになる可能性もあります」

3.操作効率がよくない

「PC操作に手間取ってしまうパターンです。作る内容は固まっていても、PCの操作効率がよくないと当然、作成にかかる時間が増えてしまいます」