手紙の達人に聞くお礼状の正しい書き方

（1）形式を重んじるのは礼状の基本中の基本
「謹啓（or拝啓）などの『頭語』に始まり、時候の挨拶や平素の礼から書き出す。最後は、敬具などの『結語』で終わる。ビジネス関係など公的な礼状は、こうした形式をきちんとふまえることが大切です。また、『拝啓』で改行した場合は、『敬具』も改行します。頭語と結語は統一して記すのがルールです」

（2）1枚のキャンバスと思ってバランスよく文字を配置しよう
「1枚の便箋は、絵を描くキャンパスと同じだと思ってください。作品を描くような気持ちで書きましょう。ポイントは、見た目のバランス。もし、5〜6行しか書くことがないようなら、思い切って一筆箋にしたらいかがでしょう？　一筆箋ならば1行でも失礼にあたりません」

（3）一歩踏み込んだお礼の言葉が相手の心にグッと響く
「挨拶のあとは、『さて』や『ところで』などを用いて、相手に伝えるべき内容を記します。その際、例のような『ご無理なお願いにもかかわらず……』や、『勝手なお願いをお聞き届けいただき……』など、一歩踏み込んだ表現を用いると、相手の心に響きます。ちょっとしたテクニックですね」

（4）お礼だけはNG。事実を正確に相手に伝えよう
「お礼ばかり書き連ねて、結局、何を言いたかったのかわからない、という礼状を時折見かけます。ビジネス礼状のもうひとつの目的は、相手への『報告』なんですね。相手は、結果や経過を知りたがっているのですから。礼状では、事実を正確、かつ簡潔に、相手にしっかり伝えましょう」

（5）次につながる前向きな言葉で関係を深める
「例では『今後は〜ご厚意にこたえ……』と、次につなげる言葉を記しています。前向きな未来志向の表現は、ビジネス礼状には必須です。よく『お手を煩わせてしまい……』とか、『申し訳ありません』というお詫びの文言を書く方がいますが、これは相手を恐縮させてしまうだけで、むしろマイナスです」