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〝1日の4分の1が仕事のメール処理〟から脱却する方法(2017.11.08)

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■連載/個人で始める働き方改革!ショートカット仕事術

第3回/メール依存からの脱却

皆さん、幸せに働いていますか?「働き方改革」は決して残業を無くす為だけではなく、社員個人が働きがいや幸せを感じる為にどう変えれば良いかという観点で考えるべきです。これまでの連載では、メールの処理をいかにラクするかを紹介しました。今回は、さらに進んでメールよりも生産性の高いコミュニケーション方法を紹介します。

■メールに追われる日々 1日の4分の1がメール処理!?

現在、働き方改革アドバイザーとして合計16万人以上の社員の「働き方改革」を支援しています。その中で、皆さんの時間の使い方を見ると、圧倒的にメールと会議が多いことが分かります。社員500名以上の会社では、メールの処理(閲覧・送信)に1日に平均2.8時間(うち1.8時間が社内用)、社内会議に3.8時間を費やしていました。時間当たりの生産性を考えるならば、成果を生まない非効率な社内メールはやめるべきです。また世の中の変化が激しい中で、20年近く変わらない手段を使い続けてもイノベーションが起こせるとは思いません。顧客対応はさておき、社内メールは大幅に改善すべきです。

■時短のコツは無駄をなくすこと

多くの日本企業を支援してきまして、「労働時間の再配分」が働き方改革を成功させるカギです。まず、成果を落とさず既存の業務に費やす労働時間をダイエットします。そして浮いた時間を新しいビジネスや個人の自由時間に再配分するのです。こうすると社員の働きがいは上がり、労働生産性(会社利益÷労働時間)と事業生産性(会社利益÷コスト)が上がります。

社内メールもダイエットの対象です。年々膨れ上がる受信メールによって、創造的な活動も阻害され、ストレスも溜まっています。非同期ツールのメールは相手が見ているのかどうか分かりません。なおさら日本人は暗闇を嫌う(見えない事にネガティブな感情を抱く)傾向がありますので、この待ち時間はストレスになります。

また、日本企業では合議主義が強く、ccに入れる頻度が多くなり受信数が増えます。「必要か分からないけど一応、〇〇課長も入れておこうか」です。さらに、メール文化では、畏まった表現を使い、入力時間が長くなります。社内で「お疲れ様です。」といった定例挨拶や「〇〇部の越川です」といった自己紹介などは省いていいのです。

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