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なぜうまく発言できないのか?会議で評価が上がる発言をするコツ(2017.03.10)

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■会議で評価の上がる発言をするためのポイント

コーチに聞く!会議で評価の上がる発言をするコツは?

次は、会議中、積極的かつ、評価が上がる発言のポイントを挙げてもらった。

●会議中の意識の持ち方

・会議そのもの、司会者、主宰者に貢献する意識を持つ。
・自分の意見を言うよりも、ほかの人に発言を促し、整理していくことを心がける。
・自分の考え、自分の成功体験に固執しない。多様性を受け入れ、生かす意識を持つ。
・事実確認で終わらず、その場の参加者全員で創り出す意識をもって、聴き、話す。
・「具体的な対策検討(こうしたらどうか)」という意識を持つ。
・会議中だけでなく、会議前後の日常活動、次回会議なども意識し、考えて発言する。
・参加者との意見の違いがあっても固執せず、会議の共通認識・共通目的を思い出し、「違い」を「違い」と認める。

●発言のコツ

・発言時、「事実」「予測(期待)」「感想」を区別する。
・結論から話す。短く話す。関係ないことを省く。(講演ではないので、つかみは不要)
・自分が話したいスピードよりも、少しゆっくり目で話す。一語一語しっかり発音する。(言葉が聴きとりにくいと、参加者に気持ちが届きにくく、軽く受け取られやすい)
・参加者全員とアイコンタクトしつつ、参加者のうなずき、表情、身振りを観察し、反応を拾ったり、短い意見を求めたりする。「あなたに話している」という気持ちを込めて。
・「●●さんが言われたように」など、参加者の発言を受けて、名を付け加えて話す。
・その日の会議のゴールに必要なことに発言を絞り、必要な質問、フィードバックをする。
・参加者とは異なる意見を言うときも、会議の目的などの共通点から話しはじめると、相手にも自分の言葉を受け取ってもらいやすくなる。
例)「今日のテーマは『A店の秋冬期の売り上げ増進策』についてです。Bさんの提案は、日本全国どこでも効果がある方法だと私も思います。これまで成果も出ています。その上で、A店の地域特性と秋冬期であることを考え合わせると、今回はC案を重点的に取り組んだ方がよいと考えます」
・異なる意見を言うときは、「Yes, but」ではなく「Yes, and」にする。肯定的な印象を与えるので「and」のあとに話した意見が参加者の記憶に残る。「議論を深めた」という印象も残せる。(上記の例参照)

●発言していないとき

・顔、身体を発言者へ向けて、言葉をしっかり聴く。うなずく。
・自分が発言することを考えず、聴くことに集中する。
・発言者の言葉の調子、表情、身振り、周りの人の表情、身振りを観察する。
・メモを取る場合、発言を逐一書く必要はない。キーワードを記す。第一の目的はその場における自分の発言と会議後の行動のため。議論を整理して検討すべきことに抜け落ちがないか確認するために書く。議事録にもなる。
・メモはマインドマップや表形式など適切な形で整理し、ほかの参加者と一緒に見ると、建設的な議論が進みやすい。

●事前準備

・自分がプレゼンする内容は当然として、関係する部署内、社内、お客様へのヒアリングなどの事前準備をしっかり行っておく。
・発言時を考えた資料を作成する。発言時の資料と参加者の持ち帰り資料を別に用意することを考えてもよい。発言時に使う資料は重要なポイントのみに絞る。
・会議のテーマによるが、発言時には表情が豊かなほうが好印象を与える。会議前に表情筋を緩めておきたい。その時に口を大きく開けたり閉じたりすると、発声をはっきりさせる効果もある。

積極的に発言するため、評価の上がる発言をするためには、まず会議の目的やゴール、自分の役割を十分に認識し、事前準備をしっかり行うことが必須条件といえそうだ。

そして会議中の発言の具体的な方法、意識の持ち方もぜひ参考にしたい。

取材協力/若狭 喜弘さん
Core Infinity代表、日本コーチ協会 京都チャプター副代表。
ビジネスマンから小中学生まで、さまざまな世代の方を対象に、自ら学びや気づきを引き出すコミュニケーションをサポートしている。
Facebook:http://facebook.com/wakasa.yoshihiro

取材・文/石原亜香利

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