【図解付き】GoogleスプレッドシートでのQUERY関数の使い方｜データ抽出や並べ替えの方法

QUERY関数とは？

Googleスプレッドシートで大量のデータを扱っていると、『特定のデータだけを表示したい』『売上の高い順に並べたい』と思うことがあります。

そんなときに便利なのがQUERY関数です。

QUERY関数とは、Googleスプレッドシート内のデータを抽出したり、並べ替えたりできる関数です。

主に、次のような操作を行えます。

例えば、売上データの中から東京営業所のデータだけを表示したり、売上金額の高い順に並べ替えたりできます。

フィルター機能でも似たような操作は可能ですが、QUERY関数を使えば条件を数式として残せるため、同じ処理を何度も行う場合に便利です。

QUERY関数の基本構文

QUERY関数の基本構文は次の通りです。

=QUERY(範囲,”クエリ”,見出し行数)

『見出し行数』は、表の見出しが何行あるかを指定します。1行目が見出しなら『1』、見出しがなければ『0』を入力します。

なお、省略も可能で、その場合はGoogleスプレッドシートが自動で判定します。

QUERY関数で使えるクエリ

QUERY関数では、主に以下のようなクエリを使えます。

まずは『SELECT』『WHERE』『ORDER BY』の3つを覚えれば、多くの実務に対応できます。

◾️SELECT｜必要な列だけ表示する

SELECTは、表示したい列を指定するクエリです。

例えば、『営業所』と『売上高』だけを表示したい場合は、次のように入力します。

=QUERY(A1:C6,”SELECT A,C”,1)

SELECTを使うと、必要なデータだけを表示できるため、見やすい資料を作成したい場合や、特定の情報だけを共有したい場合に便利です。

◾️WHERE｜条件に一致するデータを抽出する

WHEREは、条件に一致するデータだけを表示したい場合に使用します。

例えば、新規顧客数が30件以上の営業所だけを抽出したい場合は、次のように入力します。

=QUERY(A1:C6,”SELECT  * WHERE B>=30″,1)

なお、『*』は全ての列を表示するという意味です。

そのため、この数式では営業所、新規顧客数、売上高の全ての列が表示されます。

WHEREを使うと、条件に合うデータだけを抽出できるため、大量のデータの中から必要な情報を探したい場合に便利です。

◾️ORDER BY｜データを並べ替える

ORDER BYは、データを並べ替えるためのクエリです。

例えば、売上高が高い順に営業所を表示したい場合は、次のように入力します。

=QUERY(A1:C6,”SELECT * ORDER BY C DESC”,1)

この数式の『DESC』は降順を意味し、大きい値から順番に表示されます。

反対に、小さい値から順番に並べたい場合は『ASC』を使用します。

=QUERY(A1:C6,”SELECT * ORDER BY C ASC”,1)

ORDER BYを使うと、売上ランキングや成績順位などを簡単に確認できます。データの傾向を把握したい場合にも便利なクエリです。

QUERY関数を組み合わせて使う

QUERY関数の便利な点は、複数のクエリを組み合わせて使えることです。

例えば、『新規顧客数が30件以上の営業所だけを抽出し、その中で売上高が高い順に並べたい』という場合は、次のように入力します。

=QUERY(A1:C6,”SELECT *WHERE B>=30ORDER BY C DESC”,1)

このように、複数のクエリを組み合わせることで、目的に応じた一覧表を効率良く作成できます。

QUERY関数でよくあるエラー・注意点

QUERY関数でよくあるエラーや注意点についても知っておきましょう。

思った結果にならないときは、『クエリの書き方』と『データの形式』を確認するのがコツです。

まとめ

QUERY関数は、Googleスプレッドシートでデータを抽出・整理するための便利な関数です。

初心者のうちは、『SELECT』『WHERE』『ORDER BY』の3つを覚えるだけで十分活用できます。

まずはそれぞれを単独で使い、慣れてきたら組み合わせにも挑戦してみましょう。

QUERY関数を使いこなせるようになると、データ整理や集計の作業を効率化できます。

構成／編集部