DIME MAGAZINE
請求書や封筒に書く敬称である『御中』と『様』には、違いがあります。基本的な使い分け方や返信用封筒の書き換え方、間違えて送ってしまったときの対処法など、実務で必要な知識を解説します。
目次
請求書・封筒の基本！御中と様の使い分け方
請求書や封筒の宛名で、『御中』と『様』の違いを正しく理解できていないと、取引先に違和感を与えかねません。実務では、判断に迷う場面も多いでしょう。
まずは、御中と様の基本的な使い分けルールと、迷ったときに判断できるシンプルな考え方を解説します。
■組織に対しては「御中」を使う
『御中』は、企業や部署といった団体・組織全体に宛てる際に使用する敬称です。請求書や封筒の宛名を書く際、宛先が組織名のみの場合は『御中』を付けます。
また、学校法人や公的機関、商店などの名称も組織に該当するため、いずれも『御中』を使用することが可能です。組織への敬意を示す際の基本的な敬称として、ビジネスシーンでは広く使われています。
■個人の担当者には「様」を使う
個人の担当者名が分かっている場合は、組織名や部署名にかかわらず『様』を使います。会社名と部署名を明記した上で、最終行を『担当者名+様』で締めくくる形です。
担当者が複数いる場合は、それぞれの氏名に『様』を付けます。封筒でも請求書でも、担当者名が分かっているなら個人宛てとして扱い、様を使うことで相手への敬意を示せます。
請求書・封筒の敬称で注意すべきポイント
御中と様の使い分けが分かっていても、実務では思わぬところで失敗してしまうケースがあります。特に請求書や封筒では、正しい敬称を選んだつもりでも、書き方の組み合わせ次第で違和感を与える結果になってしまう場合も少なくありません。
ここでは、実務で特に注意すべき代表的なポイントを解説します。
■御中と様の二重敬称はNG
請求書の宛名では、『株式会社◯◯ 御中 田中△△様』のように御中と様を併用してはいけません。これは『二重敬称』と呼ばれる誤った表現です。
御中は組織全体、様は個人への敬意を表すものであり、それぞれ対象が異なります。そのため、両方を同時に使うと『組織と個人のどちらに宛てているのか』が不明確になってしまうのです。
正しい書き方を知っておくことで、ビジネス文書としての体裁を整えることができ、相手にも丁寧な印象を与えられます。宛名には敬称を一つだけ付けるのが、書類作成の基本ルールです。
■迷ったときは最後が組織名か個人名かで判断する
請求書の宛名では、記載する情報の最後が何で終わるかによって敬称を使い分けます。組織・部署名で終わる場合は、『御中』です。
- 『株式会社◯◯ 御中』
- 『株式会社◯◯ 営業部 御中』
- 『株式会社◯◯ 営業部 第一課 御中』
組織の階層がどれだけ深くても、最後が組織単位で終わるなら御中で統一しましょう。一方、個人名で終わる場合は『様』を使います。
- 『株式会社◯◯ 田中△△様』
- 『株式会社◯◯ 営業部 田中△△様』
- 『株式会社◯◯ 営業部 第一課 田中△△様』
途中の組織名・部署名に関係なく、宛先の最後が個人名で終わるかどうかを基準に判断すれば迷いません。
宛名を間違えて送ってしまったときの対処法
御中と様の違いを理解していても、実際の業務では送付後にミスに気付くこともあります。そのようなとき、適切な対応ができるかどうかで、取引先からの信頼は大きく変わってくるでしょう。
宛名ミスが起きた際の具体的なリカバリー手順と、相手に誠意を伝えるフォロー方法を解説します。
■電話・メールで事前確認し再送の旨を連絡
宛名ミスに気付いた時点で、まずは電話やメールで取引先に連絡することが大切です。電話・メールどちらであっても、宛名ミスがあったことを謝罪し、再送の旨を伝えるのが基本です。
また、新しい書類が届いた後は、誤った書類を破棄してもらうよう依頼しましょう。事前連絡により、二重払いや経理処理の混乱を防ぐことができ、取引先も安心して対応できます。
■訂正印か請求書の再発行で即対応
請求書の宛名を間違えた場合、速やかな対応が必要です。対応策は、大きく2種類に分けられます。
『訂正印』を用いた修正方法では、宛名の誤字・敬称の誤りといった軽微なミスに対応できます。該当部分を二重線で消し、近くに訂正印を押して正しい内容を書き加える流れです。簡単な修正で済む場合や、取引先の理解が得られている状況で検討するとよいでしょう。
二つ目は『請求書の再発行』です。取引先との信頼関係を重視する場合や適格請求書では、この方法が推奨されます。再発行時は、新しい請求書に『再発行』と明記して送付しましょう。
■お詫び文を同封しフォローする
再発行した請求書や書類には、お詫び文を同封することで誠意が伝わります。
お詫び文は、一筆箋やA4用紙1枚程度の簡潔な形式で作成しましょう。冒頭に『請求書宛名誤記のお詫び』といったタイトルを記載し、「先日お送りした請求書の宛名に誤りがございました。ご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます」と謝罪します。
続けて、「改めまして、正しい宛名で作成した請求書を同封いたします。恐れ入りますが、◯月◯日付でお送りした請求書につきましては破棄していただけますと幸いです」と具体的な対応を明記しましょう。
お詫び文は、書類とは別の用紙に印刷し、クリップで留めて送付するのが丁寧な方法です。
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