DIME MAGAZINE
納品・検収に関するよくある疑問と解決策
企業間取引では、検収基準の曖昧さなど、さまざまな問題に直面することがあります。最後に、よくある疑問と解決策と併せて、実務で必要な関連する用語も確認しましょう。
■検収基準が曖昧な場合の対処法
検収基準が明確に決まっていない場合、後々のトラブルに発展するケースがあります。まず、契約書に検収基準を明確に記載することが基本です。『商品の品質』『納品物の仕様』『完了と見なす条件』など、具体的な項目と基準値を明記しましょう。
契約書作成前の段階では、事前に検収条件について協議し、双方の認識を一致させることが大切です。口頭だけの合意は後々、『言った・言わない』のトラブルになりやすいので、メールなど記録に残る形で合意内容を確認しておきましょう。
検収基準が複雑な案件では、段階的な検収プロセスを設けるのも効果的です。中間成果物ごとに確認と承認を行うことで、最終的な検収時のギャップを減らせます。
■検収遅延が発生した際の適切な催促方法
催促メールを送る際は、件名を『【ご確認ください】○○の検収状況について』のように具体的に記載しましょう。督促という言葉は避け、相手に不必要なプレッシャーを与えないよう配慮することもポイントです。
メール本文では依頼内容を明確にし、具体的な期日を示すことが効果的です。「念のためご確認いただければ幸いです」といったクッション言葉を使うことで、相手に不快感を与えずに催促できます。
また、催促メールは午前中に送ると開封されやすいとされており、効果的なタイミングの一つです。始業直後は、比較的メールチェックの時間を取りやすいことも多く、返信率が高まりやすいでしょう。
最初の催促メールに反応がない場合は、状況にもよりますが、3日前後を目安に再送するのがおすすめです。
■覚えておきたい関連するビジネス用語
『見積書』は、商品・サービスの価格や納期、取引条件を事前に示す文書で、発注前の予算確認・条件確認に広く用いられます。
『発注書（注文書）』は、商品・サービスの購入を正式に依頼するための文書です。一般には、相手方の受諾と合わせて、契約の根拠となることが多いでしょう。
『受領書』は、商品や書類、金銭などを受け取った事実を証明するための書類です。納品書・請求書に対し、受領印を押す運用もよく見られます。
『請求書』は対価を請求するための文書、『領収書』は代金受取を証明する文書です。必ずしも必要とされない書類もありますが、取引の事実を証明する証拠として機能するため、発行・受領しておくのがおすすめです。
納品と検収の違いを理解し、実務に役立てよう
納品は受注者による商品・サービスの提供行為であるのに対し、検収は発注者による確認・検査プロセスです。両者は、主体・目的・タイミング・基準において明確に異なります。
納品書と検収書にも発行主体・記載項目に違いがあり、納品日と検収日のずれが会計処理に影響を与えることも重要なポイントです。
また、IT業界や建設業界など、業種によって納品・検収の基準は異なります。関連する用語も理解し、円滑なビジネス取引に役立てましょう。
構成／編集部
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