3分でわかる！Microsoft Teamsの承認機能「Teams Approvals」の便利な使い方

Microsoft Teamsで承認作業を行う際、「Approvals（承認機能）の使い方が分からない」「どこから操作すればよいのか迷ってしまう」と感じる方も多いのではないだろうか。Teams Approvalsは、申請から承認までをTeams上で完結できる便利な機能であるが、初めて使う場合は分かりにくいと感じることもある。

本記事では、Teams Approvals（承認機能）の基本的な仕組みから使い方、うまく使えないときの原因と対処法までを、初心者にも分かりやすく解説する。画像を交えながら紹介するため、これからTeams Approvalsを使い始めたい方にも役立つ内容である。

Teams Approvals（承認機能）とは

Teams Approvals（承認機能）とは、Microsoft Teams上で「申請」と「承認」を簡単に行える機能である。ここでは基本機能と活用例を紹介する。

■Teams Approvalsの基本機能

Teams Approvalsを使うと、これまでメールや紙で行っていた承認作業をTeamsの画面上だけで完結できる。申請者は、承認してほしい内容を入力し、承認者を指定して送信するだけでよい。承認者にはTeams上で通知が届き、内容を確認して「承認」または「却下」を選択できる。

操作はシンプルで、特別な知識がなくても使いやすい点が特徴である。また、承認の結果ややり取りは自動的に記録されるため、「誰がいつ承認したのか分からなくなる」といったトラブルも起こりにくい。

■Teams Approvalsの活用例

Teams Approvalsは、日常的な社内の確認作業に向いている。例えば、休暇や早退の申請、備品や消耗品の購入依頼、簡単な資料チェックなどが代表的な活用例である。

「とりあえず上司に確認してもらいたい」「メールを何度もやり取りしたくない」といった場面で、手軽に使える点がメリットである。普段からTeamsを使っている場合、新しいツールを覚える必要がなく、初心者でもすぐに承認業務を始められる。

Teams Approvalsの使い方

ここではTeams Approvalsの基本的な使い方を操作の流れに沿って解説する。

■Approvals（承認）の開き方・表示場所

Teams Approvalsは、Microsoft Teamsの左側メニューから利用できる。表示場所が分かりにくいため、最初につまずきやすいポイントである。Approvalsを開く手順は下記の通りである。

1. Teams画面左側の「アプリ」をクリックする

2. 検索バーに「承認」と入力する

3. 一覧から「承認」を選択する

4. Approvals画面が表示される

一度開いたApprovalsは、ピン留めすることで左メニューに常時表示できる。日常的に使う場合は、最初に設定しておくとよい。

■承認依頼（申請）を作成する方法

承認依頼は、Approvals画面から簡単に作成できる。複雑な設定は不要で、基本項目を入力するだけでよい。承認依頼を作成する手順は下記の通りである。

1. 承認画面画面右上の「新しい承認要求」をクリックする

2. 承認内容を入力する

3. 「送信」をクリックして完了

入力項目の例は下記の通りである。

• タイトル：承認内容が分かる簡潔な名前
• 承認者：承認を依頼する相手
• 詳細：申請理由や補足説明
• 添付ファイル：資料がある場合のみ追加

■承認・却下の操作方法

承認者にはTeams上で承認通知が届く。通知から直接対応できるため、見落としを防ぎやすい。承認・却下の流れは下記の通りである。

1. Teamsの通知、またはApprovals画面を開く
2. 承認内容を確認して「承認」または「却下」を選択する
3. 必要に応じてコメントを入力する

操作はシンプルで、短時間で対応できる点が特徴である。

■承認状況・進捗を確認する方法

申請後の承認状況は、Approvals画面からいつでも確認できる。確認できる主なステータスは下記の通りである。

• 進行中
• 承認済み
• 却下済み

また過去の承認や申請履歴も一覧で表示されるため、「誰がいつ承認したのか」を後から確認することも可能である。承認管理をTeams上で一元化できる点が、Approvalsの大きなメリットである。

Teams Approvalsがうまく使えないときの原因と対処法

Teams Approvalsは便利な機能である一方、設定や操作に慣れていないと「使えない」と感じることがある。ここでは、特につまずきやすい原因と対処法を解説する。

■Approvals（承認）がTeamsに表示されない

Approvalsが見つからない場合、機能が使えないのではなく、表示されていないだけのケースが多い。主な原因として、下記が考えられる。

• 左メニューにApprovalsが追加されていない
• 「…（その他のアプリ）」の中に埋もれている
• 利用しているTeamsの画面に不慣れ

対処法は次の通りである。

• Teams左側の「…（その他のアプリ）」を開く
• 一覧から「Approvals（承認）」を探す
• 見つかったらピン留めして固定表示する

Approvalsは初期状態で表示されていないことがあるため、まずはアプリ一覧を確認することが重要である。

■承認依頼を出したのに相手に届かない

承認依頼を送信したのに、相手から「届いていない」と言われる場合がある。よくある原因は下記の通りである。

• 承認者の指定を間違えている
• 承認者が組織外ユーザーになっている
• 送信が完了していない

対処法として、次の点を確認するとよい。

• 承認者が正しいユーザーか確認する
• 送信後、承認状況が「進行中」になっているか確認する
• 必要に応じて再度承認依頼を作成する

特に、承認者の選択ミスは初心者が最も起こしやすいポイントである。

■承認通知が来ない

承認者に通知が届かない、または気づかれないケースもよくある。考えられる原因は下記の通りである。

• Teamsの通知設定がオフになっている
• 通知が多く、他の通知に埋もれている
• Teamsを開いていない時間帯がある

この場合の対処法は次の通りである。

• Teamsの通知設定を確認する
• Approvals画面を直接確認してもらう
• 緊急の場合は別途連絡を入れる

通知に頼りきらず、Approvals画面で確認できる点を理解しておくと安心である。

■承認状況や履歴の見方が分からない

「承認されたか分からない」「過去の申請を確認したい」と感じることもある。承認状況や履歴は、Approvals画面から確認できる。

• 進行中：現在承認待ちの状態
• 承認済み：承認が完了した状態
• 却下済み：承認されなかった状態

また過去の承認履歴も一覧で表示されるため、誰がいつ承認したのかを後から確認することが可能である。承認状況が分からない場合は、まずApprovals画面を開く習慣をつけるとよい。

まとめ

この記事では、Teams Approvals（承認機能）について、基本的な機能の概要から具体的な使い方、トラブル時の対処法までを解説した。Teams Approvalsを活用することで、承認業務をTeams上でシンプルに管理できるようになる。

Teams Approvalsの主なポイントは下記の通りである。

• Teams上で申請・承認を完結できる
• 操作がシンプルで初心者でも使いやすい
• 承認状況や履歴を一覧で確認できる

承認依頼の作成や承認・却下の操作は直感的で、これまでメールや紙で行っていた承認作業を効率化できる。また、承認結果が自動で記録されるため、確認漏れや認識のズレを防ぎやすい。

一方で、Approvalsが表示されない、通知に気づかないといったつまずきが起こることもある。その場合は下記の点を確認するとよい。

• ApprovalsがTeamsに追加されているか
• 承認者の指定や通知設定に問題がないか
• Approvals画面で進捗や履歴を確認できているか

まずは休暇申請や簡単な確認依頼など、小さな承認業務からTeams Approvalsを使い始めることで、無理なく運用を定着させることができるだろう。

構成／編集部