仕事が速い人がやっているコミュニケーションの「型」を使い分けるテクニック

「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の違いは、才能やセンスではありません。実は、脳の使い方とちょっとした習慣に秘密があるのだとか!?

「要領がいい人」は、マルチタスクをせず、優先順位をつけて一つずつ集中する――そんな脳の本質を理解し、無駄な情報に振り回されない仕組みを持っています。

本記事では、作業療法士・菅原洋平さんの著書『仕事が速い人があたりまえにやっていること　努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』から一部を再編集して紹介。努力に頼らず〝すぐやる人〟になるための40のコツについて、特に重要なポイントを解説します。

仕事が速い人が実践している「コミュニケーション」の基本

　ここまで読んでいただくと、家族や友人、職場の人間関係であれば、「この人は同時系（継次系）だ」と思い浮かべられるのではないでしょうか。慣れてくれば、「生活関連」の人たちも分類できるようになるはずです。

　ここからは、この分類をコミュニケーションで応用する方法をお伝えします。

　まずは、すぐにできる質問の仕方です。

「同時系」の人だと、「継次系」の人に「どう思う？」と聞いて、相手の回答がすぐに返ってこないことにいら立った経験があると思います。

「継次系」の人は、「同時系」の人に「〇と△とどっちにする？」と聞いて、〇でも△でもない話をされていら立った経験があると思います。

「同時系」の人は、情報を関連づけて発展させていくので、質問するときには、決まった選択肢のない質問である「オープンクエスチョン」が向いています。

「○○についてどう思う？」「なにが好き？」と、選択肢を設けずに聞いてみましょう。

「継次系」の人は、情報の関係性を整理していくので、質問するときには、選択式の質問である「クローズドクエスチョン」が向いています。

「○って△かな、それとも□かな？　どっちだと思う？」「〇と△ならどっちがやりやすい？」と、選択肢を設けて聞いてみましょう。

■全体に伝えるときもメッセージを使い分ける

　先日、研修を担当した企業でこんなことがありました。

　この企業では、仕事がリモートワークになったことで、「上司や先輩に相談ができない」という社員の悩みが多く聞かれていました。その対策として、上司に相談できる専用の時間枠をつくることに。そこで、アナウンスの仕方に少し工夫をしてもらいました。

　この企業では、企画立案や営業といった比較的「同時系」の人が多い部門と、経理や制作といった「継次系」の人が多い部門がありました。

　そこで、それぞれに合わせてアナウンスを出してもらいました。

　アナウンスをざっくりと分けると、要素は次の3つになります。

●経緯……「上司に相談できないという悩みが聞かれている」
●結論……「上司と相談できる専用の時間枠を設ける」
●メッセージ……「ぜひ、利用してほしい」「悩みの解決になる対策をしたい」

　この3つを「同時系」「継次系」に合わせて組んでみると、どんな順番になるでしょうか。

【同時系が多いチームへの伝え方】

（1）結論「これから上司と相談できる専用の時間枠を設けることにしました」
（2）経緯「最近、上司に相談する時間がなく困っているという相談が寄せられています」
（3）メッセージ「みなさん、ぜひ利用してみてください」

→「同時系」が多いチームの場合、最初に実行している場面をイメージするので、結論から伝えます。次はその補足情報である経緯を、最後は実行するモチベーションを高めるためのメッセージを伝えます。

【継次系が多いチームへの伝え方】

（1）経緯「最近、上司に相談する時間がなく困っているという相談が寄せられています」
（2）メッセージ「私どもとしては、この悩みの解決になる対策をしたいと思っています」
（3）結論「そこで、これから上司と相談できる専用の時間枠を設けることにしました」

→「継次系」が多いチームの場合、まず因果関係を整理しようとするので、最初に経緯を伝えます。次は、安心感を与えるためのメッセージ（意思表示）を伝え、最後に結論です。

　さらに、この例から、相手のタイプに合わせたプレゼンテーションの順番が見えてきます。

「同時系」の人は、結論とメッセージを重視して、なぜそうなったかという経緯の理解がおろそかになりがちです。

「継次系」の人は、経緯の説明を理解してから結論を読み解きますが、メッセージには注意が向かなくなりがちです。

　そこで今回の例のように、伝えたい相手の「型」に合わせて、足りない部分を間に挟むようにすると、伝わりやすくなります。資料づくりやプレゼンテーションで実践してみてください！

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いかがだったでしょうか？

「要領がいい人」は特別な才能を持っているわけではなく、脳の仕組みを理解し、ちょっとした工夫を積み重ねているだけ。

先延ばしをやめたい、集中力を高めたい、仕事をもっとスムーズに進めたい――そんなあなたに役立つヒントが詰まった一冊をぜひ書店やオンラインでチェックしてみてくださいね。

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著者／菅原 洋平
作業療法士。ユークロニア株式会社代表。1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則2.0』（自由国民社）、『すぐやる！』（文響社）などベストセラー多数。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。