DIME MAGAZINE
「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の違いは、才能やセンスではありません。実は、脳の使い方とちょっとした習慣に秘密があるのだとか!?
「要領がいい人」は、マルチタスクをせず、優先順位をつけて一つずつ集中する――そんな脳の本質を理解し、無駄な情報に振り回されない仕組みを持っています。
本記事では、作業療法士・菅原洋平さんの著書『仕事が速い人があたりまえにやっていること 努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』から一部を再編集して紹介。努力に頼らず〝すぐやる人〟になるための40のコツについて、特に重要なポイントを解説します。
なにをやってもダメなら「ゴール設定」を変えてみる
時間管理や仕事効率化に関する情報はあふれていますが、悩む人は減らないばかりか、むしろ増えているようにすら感じます。
ということは、必要なのは「目新しいノウハウ」ではなく、「根本原因の改善」なのかもしれません。
「いままであらゆることを試してみた」のに効果がないときは、ゴールの設定を変えてみるのがおすすめです。
先日40代の女性から、こんな相談を受けました。
「マニュアルを見やすいように置くなど工夫しても、作業速度が全然上がりません。自分の作業能力が低すぎます。周りとは違いすぎるんです」
この方が設定したゴールは「周りと同じ速度で作業すること」。
でも、周りと自分を比較して、自分の作業の遅さを感じていると、緊張感から自律神経が乱れて、目や顎、首、肩、手先に力が入り、足はつま先を立てたり地面に押さえつけたりして突っ張ります。
これは、机の上で作業するには適さない姿勢です。
脳の上にある「上頭頂小葉」という領域が、作業に適さない姿勢を検知すると、ワーキングメモリによる情報選別が行われなくなり、余計なことに注意が奪われて、ますます作業速度は遅くなってしまいます。
さらに、周りの人を意識すると、注意事項が山のように出てきてしまいます。たちまち情報過多になって記憶容量がオーバーします。
また、他人に合わせて急いだ結果、後でミスが見つかったりクオリティが低かったりすれば、結局作業は遅れてしまいます。
その結果、本来持っている能力よりも、さらに効率が落ちてしまう。
どれだけ意識しても要領がよくなれないのは、やり方の問題ではなく、「周りと同じように作業しよう」というゴール設定の問題。
つまり、ゴール設定が逆に足かせになってしまっていたのです。
そこで私はこの方に、周りのことはいったん忘れて、「自分の処理速度を1.5倍にすること」を新たなゴールとして提案しました。
そのための方法としてアドバイスしたのが「分解」です。
情報量を減らすために、新しいやり方を試すのではなく、課題を分解して確実にできることを一つひとつ処理していきます。
たとえば、以下のようなイメージです。
●文章の添削をしているときに、誤字を見つけることだけに絞り、内容は深く読まない
●プレゼンテーションの構成を練っているときに、伝える順番のみを考えてデザインや話し方は考えない
●データの入力をしているときに、その後の分析については手をつけない
1つに絞ることで、作業は確実に進みます。
作業の進行が確認できていれば、焦りや不安から体がこわばってしまうこともなくなります。もちろん、「15分サーキット」もこのケースでは効力を発揮するでしょう。
もしあなたが「いままであらゆることを試してみたのに仕事が速くならない」と思われるなら、ゴールの設定を変えてみるのがおすすめです。
【ゴ―ル設定の変更例】
「売り上げを伸ばす」→「いま手がけている商品の取引先を増やす」
「残業をゼロにする」→「定時で帰宅する日を1日つくる」
「まったく新しい企画を提案する」→「過去の企画をかけ合わせた企画をつくる」
「毎朝6時に起きる」→「休日も平日と同じ時間に起床する」
「社内でコミュニケーションを図る」→「同僚に自分の相談をする」
「整理整頓をする」→「書類をデスクに置く前にファイリングする」
「新規開拓のためにアポをとってミーティングする」→「ミーティングで1つだけ実行できることを決める」
「新商品の企画会議で採用される」→「まずは『面白い！』と言われることを目指す」
このように範囲を限定し、ゴールを変えてみることで、目標達成の最短距離が見えてくることがあります。
☆ ☆ ☆
いかがだったでしょうか？
「要領がいい人」は特別な才能を持っているわけではなく、脳の仕組みを理解し、ちょっとした工夫を積み重ねているだけ。
先延ばしをやめたい、集中力を高めたい、仕事をもっとスムーズに進めたい――そんなあなたに役立つヒントが詰まった一冊をぜひ書店やオンラインでチェックしてみてくださいね。
『仕事が速い人があたりまえにやっていること
努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』
菅原洋平 著／アスコム刊
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著者／菅原 洋平
作業療法士。ユークロニア株式会社代表。1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則2.0』（自由国民社）、『すぐやる！』（文響社）などベストセラー多数。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。
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