DIME MAGAZINE
「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の違いは、才能やセンスではありません。実は、脳の使い方とちょっとした習慣に秘密があるのだとか!?
「要領がいい人」は、マルチタスクをせず、優先順位をつけて一つずつ集中する――そんな脳の本質を理解し、無駄な情報に振り回されない仕組みを持っています。
本記事では、作業療法士・菅原洋平さんの著書『仕事が速い人があたりまえにやっていること 努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』から一部を再編集して紹介。努力に頼らず〝すぐやる人〟になるための40のコツについて、特に重要なポイントを解説します。
段取り上手な人は、「作業の走力」を把握している
「自分が決めた日までに作業を終えることができません。締め切りを設けることが大事だと聞いてから、できるだけ自分で締め切りを決めるようにしているんですけど、守れたためしがないんです」（20代男性）
ゴールに向かって実行するには、「締め切りを設ける」ことが有効です。
ゴールが明確になり、いま自分がどの地点にいて、どのくらいのペースで作業しなければならないのかがわかります。
ただ、この男性のように、締め切りを設けても守れない場合があります。
原因は、「締め切りまでの道のりが遠すぎるから」。
予測は、時間のスパンが長いほど難しくなります。
たとえば、フルマラソンを走るとしても、ゴール地点のタイムだけを設定して走ったりはしませんよね。5km、10km、20km、30kmなど細かく目標タイムを設定し、ペース調整をするはずです。
締め切りを決めるときも、これと同じ。まずは、「自分の作業の走力」を知ることから始めましょう。
「作業の走力」を把握することで、所要時間の見積もり精度が高くなります。
「スケジュールどおりに終わらず、本当はやるはずだった作業を先延ばししてしまった……」という事態を避けられます。
みなさんも、「5分でなにができるのか」「30分でどのくらいのことができるのか」という短距離、中距離、長距離の走力を測ってみてください。
【調べてみよう！】
●5分で終わる作業……スケジュール確認
●10分で終わる作業……メールチェック
●30分で終わる作業……ブログ執筆
※人それぞれなので実際に測ってみましょう。
また、「作業の走力」がわかれば、空いた時間にピッタリはまるものを選ぶことができます。
たとえば、パソコンのデスクトップがアイコンで散らかっている人、多いのではないでしょうか？
いまは使わないフォルダ、作成途中のファイル……デスクトップ上が散らかっていると、必要なものを探すときに時間がかかりますよね。
とはいえ、整理しようと思っても「なんか面倒だから、また今度でいいや」と先延ばししがちです。
でも、いざ実践してみれば、想像以上に短時間で終わらせられるかもしれません。実際、本書の担当編集者が打ち合わせ前にデスクトップを整理してみたところ、2分できれいになったそうです。
2分でできることがわかれば、だいぶ精神的なハードルが低くなりますよね。ちょっとした隙間時間ができたときも、「あっ、この時間にデスクトップを整理しておこう！」と思えるはずです。
「時間がかかりそう」「面倒くさそう」と思って手をつけていない作業は、まず時間を測ってみましょう。
それだけで「意外とすぐに終わること」がわかり、「だったら、○分空いたからこれをやろう」と気持ちが変わるかもしれません。
■「なぜ予定どおりに終わらなかったか」を振り返る
スケジュールを立てる際には、「開始時刻」だけではなく「終了時刻」も意識することが大切。
とくに、作業に没頭してほかの作業を先延ばしにしてしまう人に有効です。
もし予定していた終了時刻に作業が終わらなかったら、手を止めて「なぜ終わらなかったのだろう？」と向き合ってみてください。
たとえば、資料作成なら「調査に時間がかかった」「似たような資料をつくっていたのに、その資料がなかなか探せなかった」など理由が見つかるはずです。
理由が見つかれば、すぐに対処すべき課題、不得意な作業などが明確になります。それをふまえれば、所要時間の見積もり精度も高まり、スケジュールどおり作業を終えられるようになります。
時間で作業を区切ってしまうと、「せっかく集中してたのに」と中断するのがもったいなく感じるかもしれません。
でも、途中で切り上げて予定よりも遅れている原因をノートに書き出したり、誰かに話したりするなど「アウトプット」をすると、作業全体を俯瞰的にとらえられるため、作業への理解度も高まります。
アウトプットすることで、「フィードバック誤差修正（150ページ）」という脳の機能が働き、不自然な点が修正され、次に作業をする際の効率がよくなるからです。
☆ ☆ ☆
いかがだったでしょうか？
「要領がいい人」は特別な才能を持っているわけではなく、脳の仕組みを理解し、ちょっとした工夫を積み重ねているだけ。
先延ばしをやめたい、集中力を高めたい、仕事をもっとスムーズに進めたい――そんなあなたに役立つヒントが詰まった一冊をぜひ書店やオンラインでチェックしてみてくださいね。
『仕事が速い人があたりまえにやっていること
努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』
菅原洋平 著／アスコム刊
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著者／菅原 洋平
作業療法士。ユークロニア株式会社代表。1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則2.0』（自由国民社）、『すぐやる！』（文響社）などベストセラー多数。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。
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