仕事をすぐにやる人ほど「ToDoリスト」が短い理由

「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の違いは、才能やセンスではありません。実は、脳の使い方とちょっとした習慣に秘密があるのだとか!?

「要領がいい人」は、マルチタスクをせず、優先順位をつけて一つずつ集中する――そんな脳の本質を理解し、無駄な情報に振り回されない仕組みを持っています。

本記事では、作業療法士・菅原洋平さんの著書『仕事が速い人があたりまえにやっていること　努力に頼らず「すぐやる人」になる40の仕事のコツ』から一部を再編集して紹介。努力に頼らず〝すぐやる人〟になるための40のコツについて、特に重要なポイントを解説します。

すぐやる人ほど、「ToDoリスト」が短い理由

　仕事や勉強でよく使われる「ToDoリスト」。

「これやらなくちゃ」と思った瞬間、やみくもにリストに追加していませんか？

　実は、ToDoリストのつくり方ひとつで、優先順位のつけ方が驚くほどラクになります。

　すぐやる人は、ToDo リストの項目数を増やさないよう心がけています。

　たとえば、「メールの受信」と「すぐに返信」をワンセットで行うことで、「○○さんにメールする」という項目をToDoリストに追加せずにすみます。

　同じように資料作成も、「事前調査」と「作成」を1つの項目にすれば、ToDoリストへの追加項目は最小限になります。また、脳が1つの作業とみなして「まとめて時間内に対応しよう」と考えるようになるため、「調査は終わったけど、作成に着手できていない」という先延ばしを避けられます。

　ToDoリストに挙がる課題が多いと、ぱっと見ただけで「まだこんなに残っている」「やってもやってもなくならない……」とネガティブになりがちです。また数が多くなる分、抜け漏れが多くなってしまいます。

　一方、ToDo リストを短くするように心がけていると、自然と「すぐできるものは、すぐにやる」ようになります。

　そうすると、ToDoリストに追加される項目も、すぐには対処できないものばかりに限られるので、なにから取りかかるべきか明確になります。優先順位をつける時間が大幅に短縮されるのです。

　ToDo リストを使っているなら、「このなかで、次回リストに加えずにすむ項目はどれか」を見極めてみましょう。

　そうすれば、「この作業は、実はすぐに対応できるものだ」という選別ができます。

■「遂行型ToDoリスト」がひらめきを生む

　ToDoリストに追加するときは、「遂行するところまで」をイメージしておくことも重要です。

　たとえば、「今週の金曜までに部下との1on1の面談を行う」という場合、単にリストに追加するのではなく、「こういうことを話そうかな」「そういえば、こないだのプレゼン、とてもよかったな」など当日に話す内容や流れをイメージしておきます。

　こうすることで、脳における重要度が高まり、「部下との1on1」に関連する出来事に反応しやすくなります。これには、ワーキングメモリの「なにかの作業をスムーズに行うために、必要な情報を一時的に脳にストックしておく」という能力が関係しています。

　結果として、「こんなことも話そう」というアイデアや思いがけないひらめきが出てきやすくなるのです。

■ToDoリストは「見えない場所」に

　また、ToDo リストに書かれている課題を見て「よし、これをやろう」と決めたら、目に見えない場所にリストをしまいましょう。

「デスクトップ上にずっと置いておく」「パソコンに貼り続けておく」などはNGです。常に見えるところにToDoリストがあると、脳はいますぐ着手しない課題についても「やらない」という判断をしなければならず、負担になってしまいます。脳に見せる課題は1つずつにするよう心がけましょう。

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いかがだったでしょうか？

「要領がいい人」は特別な才能を持っているわけではなく、脳の仕組みを理解し、ちょっとした工夫を積み重ねているだけ。

先延ばしをやめたい、集中力を高めたい、仕事をもっとスムーズに進めたい――そんなあなたに役立つヒントが詰まった一冊をぜひ書店やオンラインでチェックしてみてくださいね。

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著者／菅原 洋平
作業療法士。ユークロニア株式会社代表。1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則2.0』（自由国民社）、『すぐやる！』（文響社）などベストセラー多数。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。