超優秀！Google MeetのAI議事録機能でできること

Google MeetのAI議事録を使う際の注意点

AI議事録は便利な一方で、使い方を誤るとトラブルになりかねない。そのため、導入前に押さえておきたいポイントがあるので、ここで紹介しよう。

■AI精度の限界と内容確認の重要性

専門用語や社内特有の言い回しは誤認識することがある。生成された議事録は必ず目を通し、人が最終チェックをすることが重要だ。

■プライバシーと情報管理への配慮

録音や議事録生成に同意が必要となる場合がある。特に外部参加者がいる会議や機密性が高い会議では、事前共有が欠かせない。

■利用環境やバージョンによる制限

企業での利用では、組織のセキュリティ方針によりAI議事録機能が制限されていることがある。利用前に、社内のIT管理部門と確認したほうがよい。

Google MeetのAI議事録を効果的に活用するコツ

ただ導入するだけでは十分に活かしきれない。適切な使い方を社内で共有しておくことで、より効果が出やすくなる。

■議事録の形式を事前に整える

議事録の書式が決まっていると、AIが情報を整理しやすくなる。「決定事項」「課題」「次回までの宿題」といった項目を定めておくとよい。

■活用シーンと社内ルールの整備

定例会議、プロジェクト会議、営業商談、採用面談など、幅広い場面で活用できる。利用シーンとルールを整理し、社内で共有しておくことが大切だ。

■他ツールとの連携・二次活用

生成した議事録は、そのまま保管するだけでなく、社内Wikiやナレッジ共有ツールに転記すると価値が高まる。情報を資産化することで、組織の学習に役立つ。

まとめ

Google MeetのAI議事録を活用することで、議事録作成にかかる時間や手間を大きく減らせるだけでなく、会議の質向上や情報共有のスピードアップにもつながる。自動で記録されるため属人化も防ぎやすく、組織としてのナレッジ蓄積にも役立つ機能である。

まずは社内の定例会議や短時間のミーティングで試し、使い方を慣らしていくとよいだろう。AIを上手に使い、会議後の作業負担を軽くする一歩として検討してみてほしい。

本記事の内容を以下で簡単におさらいしよう。

• AI議事録の概要
  • Google MeetではAIが会議中の音声を自動で文字起こしし、終了後に要点をまとめた議事録を生成する。
  • 手書きメモ不要で効率的に会議内容を整理できる。
• 利用できるプラン
  • Business Standard／Plus／Enterprise Standard／Plusなど上位プランで利用可能。
  • 管理者設定が必要な場合もあるため、事前確認が推奨される。
• 主な機能
  • 会話の自動文字起こしと要約
  • 決定事項・ToDoの自動抽出
• AI議事録を作成する手順
  • 会議前設定：
    • Googleカレンダーで会議を作成→「Google Meet 設定」→「会議の記録」→「Geminiでメモを作成する」をオン。
  • 会議中：
    • Meet画面の「録画」→「文字起こしも開始」「Geminiによるメモ作成」にチェック→記録開始。
  • 会議後：
    • Googleドライブの「最近使用したアイテム」から議事録を開き、Google ドキュメントで修正・共有。
• メリット
  • 議事録作成の手間削減・会議の質向上・情報共有の迅速化・属人化の解消など。
• 注意点
  • AIの誤認識があるため人の確認が必要。外部参加者の同意や情報管理にも配慮すべき。
• 活用のコツ
  • 議事録の書式を決めておく・ルール整備・社内Wikiなどへの二次活用で効果が高まる。

構成／編集部