DIME MAGAZINE
Slackでエクセルファイルを共有するには、共有したいチャンネルを開き、メッセージ入力欄左の「＋」をクリックして「コンピューターからアップロード」で共有したいエクセルファイルを選択する。
目次
業務でエクセルを使う企業は多いが、ファイル共有や更新管理で手間を感じる場面も少なくない。メール添付では最新版が分からなくなったり、複数人で同時編集できなかったりといった課題がある。こうした悩みを解決できるのがSlackである。Slackを活用すれば、チーム全員が同じ場所でエクセルファイルを共有・閲覧・コメントでき、コミュニケーションの流れがスムーズになる。
本記事では、Slack上でエクセルファイルを効率的に扱う方法と、実務での活用ポイントを具体的に解説する。
Slackにエクセルファイルをアップロードする方法
Slackを使えば、メール添付やファイルサーバー経由よりもスムーズにエクセルを共有できる。ここでは、最も基本的なアップロード手順と注意点を紹介する。
■ドラッグ＆ドロップで簡単に共有
最もシンプルな方法は、デスクトップ版Slackにファイルを直接ドラッグ＆ドロップするやり方である。共有したいチャンネルを開き、エクセルファイルをそのままウィンドウ内に放り込むだけでアップロードが始まる。
投稿後は自動的にファイルプレビューが生成され、メンバーが中身を確認できるようになる。さらにコメント欄を使えば、数値の修正や追加項目の相談などをスレッド形式で進められるため、メールでやり取りするよりもスピーディに意思疎通が図れる。
■ファイルアップロード時の注意点
Slackでアップロードできるファイルサイズは最大1GBまでである。大きなデータやマクロを含むブックはプレビューが非対応の場合があるため、共有前に不要なシートや画像を削除し、ファイルを軽量化しておくとよい。
また、チャンネルによって閲覧可能なメンバーが異なる点にも注意したい。社外パートナーを含むチャンネルで共有する場合は、情報漏えいを防ぐためにアクセス範囲を確認しておくことが重要である。
Slackでエクセルファイルを共有する具体的な手順
Slackでエクセルを共有する操作は直感的で、それほど難しくはない。ここではPC版・モバイル版それぞれのケースを説明する。
■PC版Slackの操作手順
- 共有したいチャンネルを開き、メッセージ入力欄の左にある「＋」アイコンをクリックする
- 「コンピューターからアップロード」を選択し、エクセルファイルを指定する
- コメントを添えて「送信」を押す
投稿後、メンバーに通知が届き、全員が同じファイルを確認できる。特定の担当者をメンションして共有すれば、修正依頼やレビューもスムーズに進む。
■モバイル版Slackの操作手順
- チャンネル画面下部の「＋」ボタンをタップ
- 「ファイルをアップロードする」を選ぶ
- スマホ内のファイルやクラウドストレージから選択
- コメントを添えて送信
移動中でも確認や共有ができるため、外出が多い職種には特に便利である。
■Slack上のファイルを再編集・保存・再共有する操作手順
- Slack上でファイルを開き、「ダウンロード」を選択してローカルに保存する
- 内容を更新したら再びチャンネルにアップロードし直す
コメント欄に「更新しました」「最新版はこちら」などと添えると、チーム全体の混乱を防げる。
Slack上でエクセルファイルを共有・管理する
Slackは単なるファイル送信ツールではなく、管理のしやすさにも優れている。特にチャンネル単位で整理できる点が強みである。
■チャンネル単位でファイルを整理
Slackでは、チャンネルごとにアップロードしたファイルが自動的に整理される。プロジェクト別・部署別にチャンネルを分けておけば、目的のエクセルをすぐに探し出せる。「ファイル」タブを開けば過去の投稿を一覧で確認でき、誤って削除しない限り履歴として残る。
■外部共有リンクの活用
有料プランでは、Slack内のファイルを外部ユーザーにも共有できるリンクを発行できる。リンクの有効期限を設けたり、特定メンバーのみアクセスできるよう制限したりと、柔軟な運用が可能だ。
この機能を利用すれば、取引先やクライアントとのデータ共有もセキュアに行える。外部リンクを無効化する操作も投稿者自身で行えるため、情報漏えいリスクを最小限に抑えられる。
Slackとエクセルを組み合わせた実務活用術
SlackとExcelを組み合わせれば、単なるファイル共有以上の業務効率化が実現する。
■定期報告の自動投稿
Slackのワークフロー機能やZapierなどの外部連携ツールを使えば、Excelで集計したデータを自動的にSlackに投稿できる。たとえば毎週月曜の朝に「先週の売上レポート.xlsx」を自動共有する仕組みを作れば、担当者の手動作業を減らせる。
■Googleスプレッドシート連携による代替
リアルタイム編集が必要な場合は、Googleスプレッドシートとの連携が有効だ。Slackにスプレッドシートのリンクを貼るだけで、メンバーはブラウザ上で同時に作業できる。
Excelの形式を維持したい場合は、編集後にダウンロードしてSlackへ再投稿すればよい。
■ExcelデータをSlackメッセージに埋め込む
簡単な報告なら、Excelの表をコピーしてSlackメッセージに直接貼り付ける方法もある。
「今週の売上一覧」「在庫リスト」などをメッセージ内に埋め込めば、ファイルを開かずとも情報を共有でき、確認の手間が大幅に減る。
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