超便利！GmailのメールをSlackに自動転送する方法

GmailとSlackを併用していると、「重要なメールを見逃してしまった」「メールの内容をチームに共有するまでに時間がかかった」といった経験が誰にでもあるだろう。その問題を解決する有効な方法が、Gmailの受信メールをSlackに自動転送する仕組みである。

本記事では、初心者でも迷わず導入できる方法と注意点を詳しく解説する。

SlackとGmail連携の方式

まずは、GmailとSlackを連携させる方法の全体像を理解しておきたい。自動転送の仕組みはシンプルだが、目的や環境によって最適なやり方が異なる。

■Slackのメール転送機能を使う方法

Slackでは、チャンネルごとに専用のメールアドレスを発行できる。このアドレスを使えば、Gmailで受信したメールをそのままSlackに届けることが可能だ。たとえば、サポート用チャンネルに問い合わせメールを流す、営業チャンネルに見積もり依頼を自動転送するといった活用ができる。

■Slackbotへの転送による個人通知

もしチーム全体ではなく、自分個人だけが確認したい場合は、Slackbotを使ったDM転送も有効だ。メールが届いたら自分宛にSlackで通知が届くため、受信の見落としを防げる。個人レベルのタスク管理や、重要な顧客メールの一次確認に向いている。

■アドオンによる手動連携

自動転送以外にも、「Slack for Gmail」といった公式アドオンを使う方法がある。これは、Gmail画面からワンクリックでSlackへメール内容を共有できる機能だ。自動化はできないが、転送するメールを自分で選びたい場合や、無料プランで運用する場合に役立つ。

Slack for Gmailアドオンをインストールする手順

1. ブラウザでGoogle Workspace Marketplaceにアクセスする

2. 検索バーで「Slack for Gmail」と入力し、公式アドオンのページを開く

3. 「インストール」ボタンをクリックし、Googleアカウントへのアクセス権限を許可する

4. インストールが完了すると、Gmail画面の右側にSlackのアイコンが表示される

Slackへの自動転送を設定する手順

ここからは、実際にGmailのメールをSlackに自動転送するための具体的な手順を解説する。手順は大きく分けて「Slack側の準備」と「Gmail側の設定」に分かれる。

■ステップ1：Slackで専用メールアドレスを発行する

まずは、メールを受け取るSlackチャンネルを準備する。チャンネルの詳細画面を開き、「インテグレーション」タブの「このチャンネルにメールを送信する」というオプションから専用アドレスを作成する。自動で生成されたメールアドレスは、後の手順でGmail側の転送先として使用するので必ず控えておく。

■ステップ2：Gmailで転送先アドレスを登録する

次に、Gmailにログインし、右上の歯車アイコンから「すべての設定」を開く。「転送とPOP/IMAP」タブにある「転送先アドレスを追加」から、先ほど取得したSlackのメールアドレスを入力する。

Slack側に確認メールが届くので、リンクをクリックして認証を完了させよう。この手順を行わないと、自動転送は有効にならない。

■ステップ3：フィルタを作成して転送条件を設定する

すべてのメールをSlackに送ってしまうと、情報が溢れてしまい本来の目的が果たせない。そこで重要なのが、フィルタ機能を使って転送条件を絞ることだ。

たとえば、特定の送信元からのメールだけ、件名に「緊急」や「対応要」といったキーワードを含むメールだけをSlackに送信する設定ができる。フィルタ作成時には「このフィルタを満たすメッセージを転送する」にチェックを入れ、Slackのメールアドレスを選択して保存する。

■ステップ4：テスト送信で動作を確認する

設定が完了したら、テストメールを送ってSlackに届くか確認する。もし転送されない場合は、フィルタ条件が正しく設定されているか、転送先の認証が済んでいるかを再確認すること。問題がなければ、これで自動転送の設定は完了だ。

活用シーンと応用アイデア

自動転送の仕組みは、単なる「通知ツール」にとどまらない。工夫次第で、チーム全体の業務スピードを大きく引き上げることができる。

■顧客からの問い合わせを即座に共有する

カスタマーサポート用のメールアドレスから届く問い合わせを、Slackのサポートチャンネルに自動転送すれば、担当者が即座に対応を開始できる。対応漏れ防止にも効果的だ。

■緊急性の高い連絡だけをSlackへ送る

件名に「緊急」「至急」といったキーワードを含むメールだけを転送する運用も有効だ。通常の連絡はGmailで管理しつつ、対応優先度の高い情報だけをSlackで受け取れる。

■チームやプロジェクトごとに転送先を分ける

複数のSlackチャンネル用メールアドレスを作成すれば、案件や部署ごとにメールを振り分けることができる。情報が整理され、対応の抜け漏れも防げる。