Notionの権限設定を使って情報漏えいを防ぐ3つの方法

情報漏洩を防ぐには？安全な共有ルールを設計するポイント

適切な権限設定を行っても、運用ルールが整っていなければ安全性は確保できない。ここでは、実務で役立つルール設計のポイントを整理する。

■権限は「最小限の原則」で考える

「とりあえず全員に編集権限」を与えるのは危険である。必要な範囲だけに絞り、業務上本当に必要な操作だけを許可することが基本方針だ。これは情報セキュリティの観点でも最も重要な考え方である。

■定期的な権限レビューを行う

メンバーの入れ替わりやプロジェクト終了後に、古い権限がそのまま残っていることは珍しくない。定期的な権限チェックをルーティン化し、不要なアクセスを削除することで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられる。

■社外共有時はアクセス範囲を明示する

クライアントや外部パートナーと情報を共有する際は、どこまでアクセス可能なのかを明確に伝えておくことが大切だ。共有範囲の説明が不十分だと、後から「見られると思わなかった」というトラブルにつながる可能性がある。

まとめ

Notionの権限設定は、一見すると単純だが、仕組みを正しく理解しないと意図しない情報共有や操作ミスが起こりやすい。

ワークスペースとページの違い、権限の種類、継承の仕組み、ロック機能などを押さえたうえで、最小限の原則と定期的な見直しを徹底することが、安全な運用への近道である。

本記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。

• 権限設定の目的
  • 誰がどのページをどこまで操作できるかを明確にし、誤操作や情報漏えいを防ぐ。
• 権限の種類（5段階）
  • フルアクセス／編集可／コンテンツ編集可／コメント可／閲覧可。
  • 操作範囲を理解して適切に割り当てることが重要。
• ワークスペース権限とページ権限の違い
  • ワークスペース全体では「管理者・メンバー・ゲスト」を区別。
  • ページ単位では親ページの設定が子ページに継承される点に注意。
• ページ共有設定の手順
  • ページ右上の「共有」をクリック
  • ユーザーのメールアドレスを入力
  • 権限レベル（閲覧・コメント・編集・フルアクセス）を選択
• グループ機能の使い方
  • 「チームスペース」からグループを作成
  • メンバーを追加
  • ページ共有時にグループ単位で権限を設定
• ゲストアクセス管理の手順
  • 「共有」→メール入力
  • 「閲覧のみ」または「コメント可」を選択
  • 必要に応じて期限設定
• 継承とロック機能
  • 継承：親ページの権限が自動的に子ページに引き継がれる
  • ロック手順：ページ右上の「…」→「ページをロック」→解除も同手順
• 安全運用の3原則
  • 権限は最小限にする
  • 定期的に権限を見直す
  • 社外共有時はアクセス範囲を明示する

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構成／編集部