速い！正確！丁寧！仕事の効率が爆上がりする「メール作成」のプロンプト集

AIでメールを自動作成する際の注意点

AI利用で効率化が図れる一方で、注意すべき点も存在する。ここでは、AI利用の注意点を紹介する。リスクを理解し、安全な活用を心がけよう。

■機密情報や個人情報の取り扱い

AIサービスは情報が保存・学習に利用される場合があるため、機密情報や個人情報の取り扱いには注意が必要だ。重要な情報は直接入力せず、匿名化や仮の数値で置き換えると良い。

■社内ルールやコンプライアンスの遵守

AIが生成した文章は、一般的な礼儀やルールに則った内容となっている。そのため、自社の表記ルールや業界のコンプライアンスに準拠しているかを確認しよう。特に、顧客への案内などは、社内のガイドラインと照らし合わせ慎重に確認する必要がある。

■AIが間違えるリスク（誤情報／ハルシネーション）

AIは存在しない事実をもっともらしく書くことがある。日付や金額、相手企業名などは必ず一次情報で照合する習慣を徹底する。AIが生成した情報のファクトチェックは、人間の重要な役割だ。

メール品質を高めるチェック項目

最後に、AIで作成したメールの最終チェック項目を解説する。メール作成画面で新規作成したメールを送信する前に、必ず確認しよう。

■誤字脱字や文調統一の確認

基本的なことだが、誤字脱字は信頼を損なう原因になる。AIは誤字が少ない傾向にあるが、完璧とは断言できない。また、人間が修正を加える過程で、AIが生成した文章のトーンとの部分的なズレが生じる可能性がある。全体を読み返し、統一感のある自然な文章になっているか確認してほしい。

■送信前の最終プレビュー

宛先に間違いはないか、添付ファイルは漏れていないか、件名は適切かなど、送信ボタンを押す前に必ず全体を最終確認する習慣をつけよう。この一手間が、重大なミスを防ぐ重要なステップになる。AIを過信せず、最終的な責任は送信者が持つ意識が必要だ。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部