速い！正確！丁寧！仕事の効率が爆上がりする「メール作成」のプロンプト集

メール作成は日常的な業務でありながら意外と時間を要する上に、ミスや表現のばらつきも発生しやすい。AIを活用すれば、数十秒で正確かつ礼儀正しい文章を作成でき、担当者の負担を軽減できる。

本記事では、AIでメールを自動作成する方法やプロンプト例、AI活用時の注意点、品質を高めるためのチェックポイントまでを網羅する。

シチュエーション別のプロンプト例

まずは、よくある業務シーンに応じたプロンプト例を紹介する。

条件や要素を整理してテンプレート化することで日常的なメール作成の効率が格段に向上するだろう。紹介するプロンプト例に、目的に応じた情報を追記して活用してみよう。

■新規顧客への挨拶メール

新規顧客への挨拶メールの場合、目的は好印象を与え、信頼関係の基礎を築くことだ。必要な項目は、自己紹介と会社概要や今後の取引方針など。それらを踏まえ、AIに指示を与える。

プロンプト例

新規顧客に初めて送る挨拶メールを作成してください。

自己紹介・会社概要・今後のご挨拶を含め、300文字程度。

自己紹介：営業部○○

会社概要：ITソリューション事業を展開

■既存の顧客へのお礼メール

既存顧客へのメールも丁寧な文章が求められるが、今までの関係を加味し、やや柔らかい表現でも良いだろう。お礼メールは、取引後のフォローと関係の強化を目的とし、感謝の言葉と今後の提案やサポートの案内を行う。

プロンプト例

取引が成立した後に送るお礼メールを作成してください。

相手は既存顧客で、感謝の意を表し、今後も取引を続けたい意向を丁寧に盛り込んでください。

取引内容：○○契約

■社内での会議の日程調整メール

社内での会議の日程調整メールは、複数の候補日を提示することと、返信の依頼がポイント。プロンプトにその旨を入れ、短期間での日程確定を促そう。

プロンプト例

社内会議の日程調整メールを作成してください。

対象は同部署の5名で3つの候補日を提示し、出欠の返信を依頼する形式でお願いします。

会議内容：Aプロジェクト定例会議

所要時間：60分

候補日：○月○日○時・✕月✕日✕時・△月△日△時

返信期日：●月●日

■取引先への納期遅延の謝罪メール

取引先への謝罪は、もっとも注意を払うべきメールの一つ。信頼を維持し、今後の関係への影響を最小化するため、丁寧語・謝罪表現を重視し、真摯な姿勢を感じさせることが重要だ。

プロンプト例

納期遅延の謝罪メールを作成してください。

相手は取引先の担当者で、遅延理由・新しい納期・再発防止策を明確に記載してください。

遅延理由：A社製造ライントラブルによる当社の在庫不足

新しい納期：○月○日

再発防止策：○○

■取引先への請求・入金依頼メール

取引先への請求や入金依頼は、請求金額や振込期限、振込先情報など必要事項を簡潔に伝える形式が望ましい。その上で、感謝の一文を添えることを忘れずに。

プロンプト例

請求書送付と入金依頼を行うメールを作成してください。

金額・振込期限・振込先情報を明記し、感謝の一文を添えてください。

請求金額：○○円

振込期限：○月○日

振込先：○○

■イベント・展示会などの招待メール

イベントなどの招待メールは、読み手の参加意欲を高めて申込みを促すことが目的。講演会などややフォーマルな場合は誠実さを、ポップなイベントであれば華やかな印象を与えられると良いだろう。

プロンプト例

自社主催の展示会の招待メールを作成してください。

日時・場所・内容の概要と参加申し込み方法を含め、期待感を高めるような少し華やかで丁寧な文体でお願いします（期待感を高めつつ、誠実さを伝えられる丁寧な文体でお願いします）。

展示会内容：○○

開催日：○月○日○時～

開催場所：○○

申し込み方法：○○

メール作成のプロンプトのコツ

プロンプトの内容次第で、AIが生成する文章のクオリティーは大きく変わる。ここでは、生成されるメールの精度を高めるための実践的なポイントを解説する。

■目的・相手・条件を冒頭で指定する

指示文の冒頭に「いつ・誰に・何のために」を入れると精度が向上する。挨拶メール一つを取っても、新規顧客に初めて挨拶するのか、既存の顧客だが担当者変更のために挨拶するのかでは、メールの内容も文体も変わる。メールを送る目的と送信相手など各条件を明記することで、修正の手間を大幅に減らせるだろう。

■件名・本文・署名をセットで依頼する

メールの件名は、はじめに目に入る項目のため全体の印象にも大きく影響する。件名と本文を別々に依頼すると統一感が欠ける恐れがあるため、「件名・本文・署名をセットで作成」と伝えることが望ましい。加えて、署名の部署名や役職名も指定すると、完成度がさらに高まる。

■テンプレート化と変数指定を活用する

よく使う文章はテンプレート化し、日付・金額・氏名などの可変部分だけをAIに埋め込ませると効率的だ。これにより作業時間を短縮しつつ、文章品質を一定に保てる。特に定期的な案内や報告のメールでは、この方法が効果的だ。

AIでメールを自動作成する方法

AIを使ってメールを作成する際は、事前準備と指示方法が重要だ。目的の明確化からプロンプト作成、生成結果の見直しまでの流れを詳しく解説しよう。

1.メールの目的を明確にする

AIは、指示が抽象的だと用途に合わない文章を作成することがある。そのため、依頼前に「何のためのメールか」を端的に定義しよう。目的を明確にすることで、文章のトーンや長さ、必要な情報が自ずと決まり、メールの精度が高まる。ビジネスメールは目的によって緊急性やフォーマル度が異なるため、AIにその背景を伝えることが重要だ。

2.具体的なプロンプトを作成する

整理した目的を基に、プロンプトを作成する。プロンプトが具体的であればあるほど、AIが生成するメールの精度は高まる。メールを送る背景や含めてほしい要素、文章のトーンなどを具体的に指示しよう。

3.成果物の確認・修正をする

目的を明確にし、具体的なプロンプトで指示を与えても、AIによって生成された文章が完璧であるとは限らない。必ず人間の目で最終確認と修正を行おう。日付や担当者名に誤りはないかの事実確認や、ニュアンスの調整も不可欠だ。また、自分らしい言葉や具体的なエピソードを少し加えると、より心のこもったメールになるだろう。