超便利！GmailとGeminiを連携させてAIでメールの返信を自動作成する裏ワザ

近年AIの発達は目覚ましく、性能や機能は日々進化を遂げている。Googleが開発している生成AIであるGeminiは、文書作成機能の向上だけでなく、Googleが提供するサービスとの連携し、利用価値を高めている。多くの人が利用しているGmailも、Geminiと連携させることで、さまざまな業務をサポートしてくれるようになった。

本記事では、GmailでGeminiを使うための基本的な設定方法と、日常業務に役立つ活用例を紹介する。

Gmailで使えるGemini AIとは

GmailとGeminiが連携することで、日々のメール業務がより効率的になることが期待されている。ここでは、Gemini AIの特徴やGmail上での主な機能について解説しよう。

■Gemini AIの概要と特徴

Geminiは、Googleが開発した先進的な生成AIである。文章の生成、翻訳、要約、アイデア出しなど、幅広い用途に対応しており、Google Workspace全体との連携が進んでいる。

Gmailと統合させることによって、メールの作成や整理がAIによって半自動化され、ビジネスの現場において業務負担を軽減する役割を果たすと期待されている。

■Gmailで利用できるGeminiの機能

GmailにおけるGeminiの主な活用機能は、以下の通りである。

• メールの下書きや本文の作成補助：件名や指示文を入力するだけで、AIが本文を自動生成する。
• メール文の要約：長文メールの要点を抜き出して提示する。
• 文調の変更：カジュアル、丁寧、ビジネスなど複数のトーンに調整できる。
• 翻訳・修正提案：英語や他言語とのやり取りも自然な表現に整える。

GmailでGeminiを使うための条件

GmailでGeminiを使うためには、以下のいずれかのプランに加入している必要がある。

・ Google Workspace Business Standard以上のプラン
・Google Workspace Enterprise Standard/Plusプラン
・個人向けの場合は、Google One AIプレミアムプラン

※2025年1月より、GeminiはGoogle Workspaceの標準機能として搭載されており、Business Standard以上では追加料金なしで利用可能。

■連携させるための設定

GmailとGeminiを連携させるには、Gmailで以下の設定を行う必要がある。

1. Gmailの設定画面から「すべての設定を表示」をクリックする

2. 「全般」の中程にある「スマート機能をONにする」にチェックする

Geminiを使った機能の基本的な使い方

Gmail上でGeminiをどのように活用するのか、基本的な操作について解説しよう。

■AIによるメール文面の作成

新規メール作成時、本文欄に「文書作成サポート」ボタンが表示される。ここで「出張報告メールの下書きを作成」などと指示すると、GeminiがAI生成によって適切な文章を作成してくれる。

文体やメールの目的などの指示も加えられるので、用途に応じた調整も容易である。

■受信メールの要約と返信のサポート

受信メールに対しては、「このメールを要約」というオプションが表示される。クリックすると、AIがメールの内容をコンパクトに要約し、重要なポイントを把握しやすくしてくれる。また、返信案を提案するように指示をすれば、要約に基づいた返信文の提案も自動で生成可能だ。

■文体の変更や文法チェック

作成中のメールに対して「もっと丁寧に」「簡潔にして」「フレンドリーに」などの指示を加えることで、Geminiが文体を調整してくれる。

また、誤字脱字や言い回しの不自然さを指摘・修正してくれるため、適切な文章が簡単に作成できる。

ビジネスメールを効率化する事例

実務において、GeminiとGmailを連携させることが有効な事例を紹介しよう。

■事例1：営業メールの下書き作成

商品やサービスの紹介メールなどの営業メールの文面をGeminiで作成すれば、作業時間を大幅に削減できる。「新製品のご案内」「無料トライアルの提案」「製品やサービスの概要」など簡単なキーワードを入力するだけで説得力のある文章が自動生成される。

■事例2：社内報告メールの要約

週報・日報の作成にもGeminiの活用は有用だ。簡単なメモや箇条書きの内容を入力するだけで、整った報告書形式に仕上げてくれる。手間のかかる文面作成に時間をかける必要がなくなり、効率化が実現できる。

■事例3：英語メールの翻訳・提案

海外とのやり取りでは、英語でのメール作成や翻訳が必要になる。Geminiの機能によって、文章の内容を翻訳するだけでなく、より自然でビジネスにふさわしい表現に仕上げることが可能だ。

日本語で指示を出して英文を生成することもできるので、英文作成に頭を悩ませる必要がなくなる。