超かんたん！ワードのデータをExcelに変換する方法

ワードで作成した表やテキストデータを、エクセルで管理・集計したい場面は多い。しかし、「どうやって変換すればいいのか」「コピーするとレイアウトが崩れてしまう」と悩んだ経験がある人も多いのではないだろうか。

本記事では、ワードからエクセルにデータを変換する代表的な2つの方法を紹介する。それぞれのメリット・デメリット、注意点についても解説するので参考にしてほしい。

ワードのデータをエクセルに変換する方法

1つ目の方法は、ワードのデータをエクセルで読み込めるようにHTML形式で保存するやり方だ。表形式で作成されたデータをエクセルで加工したい場合に有効である。以下でその手順を紹介しよう。

■手順１：Wordファイルを「Webページ」として保存する

1. Wordで対象の文書を開く

2. メニューの「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択

3. 保存形式を「Webページ（*.htm; *.html）」に変更

4. 任意の場所に保存

■手順２：エクセルで保存したHTMLファイルを開く

1. エクセルを起動し「ファイル」→「開く」→「参照」を選択
2. 「ファイルの種類」で「すべてのファイル」を選択し、保存した .html / .htm ファイルを選ぶ

3. 「開く」をクリックすると、ワードのデータがエクセルで表形式として読み込まれる

■手順３：エクセル形式で保存する

1. 取り込んだデータを確認し、必要に応じてセル幅や書式を調整
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」
3. 「ファイルの種類」で「Excelブック（.xlsx）」を選択して保存

これでワードのデータをエクセルとして扱えるようになる。

■変換する際の注意点

ワード独自の装飾や段組みなどはエクセルで再現されない可能性がある。特に複雑なレイアウトを用いている場合には注意が必要だ。

また、段落や箇条書きなどのテキスト要素は、エクセルでセル単位に整理し直す必要が生じることもある。そのため、単純な表形式のデータに適した方法といえる。

ワードのデータをエクセルにコピー＆ペーストする

簡単にデータを移行したい場合には、ワードのデータをコピー＆ペーストする方法も有効である。コピーの貼り付け方法には2種類あるので、用途に応じて使い分けることが重要だ。

■ワードのデータをそのままコピーし、エクセルに形式を指定せず貼り付ける方法

手順: 

ワードのデータをコピーする⇒エクセルで右クリックメニューからの「貼り付け先の書式に合わせる」として貼り付け。

メリット・デメリット

この方法のメリットは、ワードの不要な書式や装飾が引き継がれない点にある。エクセルで自由にセル書式を設定できるため、加工や集計作業がしやすい。

ただし、ワードの罫線やセルの結合情報などは失われるため、元の見た目を再現する必要がある場合には不向きである

適したケース

数値などのデータをエクセル上で集計を行いたいケースに向いている。見た目のよさよりもデータ処理を重視する場面に適しているといえる。

■ワードの形式を保持して貼り付ける

ワードからコピーし、ワードの形式を保持してエクセルにペーストする方法もあるので、知っておくと便利だ。以下では、その手順やメリット・デメリットなどを解説する。

手順:

コピー⇒エクセルでの右クリックメニューからの「貼り付けオプション」⇒「元の書式を保持して貼り付け」。

メリット・デメリット

ワードで設定した書式やセルの結合状態が、ある程度そのまま反映されるのが最大のメリットだ。ワードで作成した表をそのまま表示したい場合には有効だ。

ただし、セルの自動調整や数式の適用といった、エクセルの機能がはたらかない場合がある。あくまで表示用としての活用が中心といえるだろう。

適したケース

エクセルでの加工や集計は行わず、ワードの見た目をそのまま活かしたい場合に適している。プレゼン資料や報告書にそのまま掲載したいときなどに有効である。

まとめ

ワードとエクセルの連携をうまく活用すれば、日常の事務作業や資料作成は格段に効率化できる。ただし、その際には目的に応じた方法を選ぶことが重要である。ぜひ本記事を参考に、自身の作業スタイルに合った変換方法を取り入れてみてほしい。

本記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。

• 方法1：HTML形式を経由して変換する
  • 手順1：ワードで文書を開き、「名前を付けて保存」で「Webページ（.html）」形式を選び保存。
  • 手順2：エクセルで「ファイルを開く」→「すべてのファイル」に切り替え、保存したHTMLファイルを開く。
  • 手順3：エクセル形式（.xlsx）で保存し、必要に応じて書式やセル幅を調整。
  • 表形式のデータに適しており、セルに自動分割されるが、段組みや画像は再現されない。
• 方法2：コピー＆ペーストで移行する
  • 形式を指定せず貼り付け：
    • ワードの表をコピーし、エクセルで右クリック→「形式を指定せず貼り付け」。
    • 書式が除去され、編集しやすいが、罫線や結合は失われる。
    • 集計・加工を重視する場面に向く。
  • 「書式を保持」して貼り付け：
    • ワードの表をコピーし、エクセルで「貼り付けオプション」→「元の書式を保持」。
    • ワードの見た目を保てるが、エクセルでの編集や数式の適用が難しくなる。表示用資料や見た目を重視するケースに適している。

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構成／編集部