便利なプロンプトがたくさん！ExcelでChatGPTを活用する裏ワザ

エクセルは非常に便利なツールだが、複雑な関数や操作でつまずくことも多い。そうした場合に頼りになるのが、AIチャットツール「ChatGPT」である。うまく使えば、関数の作成からエラーの原因特定まで、実に幅広いサポートが得られる。

本記事では、ChatGPTを活用したエクセル作業の効率化方法と、具体的なプロンプト例を紹介する。

エクセルの疑問はChatGPTで解決できる

エクセルでつまずいたとき、検索してもすぐに解決できないことは多い。ChatGPTであれば、疑問をそのまま文章で入力するだけで、ピンポイントな回答が得られる。

わからないポイントをすぐに質問できる

エクセルの操作や関数を調べる場合、検索結果の情報が古かったり、前提条件が自分のケースと異なっていたりして、時間ばかりがかかることがある。ChatGPTは質問者の意図に応じて回答を調整してくれるため、効率的に疑問を解決できる。

ケースに合った具体的な回答が得られる

たとえば「A列が○の行だけの合計を出したい」といった条件付きの処理でも、ChatGPTなら適切な関数を提案してくれる。誰にでも当てはまる汎用的な説明ではなく、自分の疑問点に即した回答が得られることが大きなメリットである。

エクセルの基本的な操作を聞く場合のプロンプト例

ChatGPTは、エクセルの基本操作や関数の使い方に関しても分かりやすく教えてくれる。以下では、基本操作を質問する際の具体的なプロンプト例を紹介しよう。

■操作手順を聞く

操作系の質問にも対応している。操作手順を箇条書きで説明してくれるので、迷わずに作業ができる。

• 重複する項目を削除するにはどうすればいいですか？

• フィルターをつけるにはどうすればいいですか？

■関数の使い方や構文を聞く

下記のように関数名を指定して質問すれば、構文や引数の意味、使用例まで詳しく回答してくれる。うまく活用すれば、関数の使い方がしっかりと理解でき、使いこなせるようになるだろう。

• SUMIFS関数の使い方を初心者向けに教えてください

• VLOOKUP関数とXLOOKUP関数の違いを解説してください

応用的な操作法やエラーを解決したい場合のプロンプト例

少し複雑な使い方やエラーの原因を探る場面でも、ChatGPTは利用者の大きな助けになる。応用的な操作法やエラーの原因を探る方法を見てみよう。

■複数の条件がある関数の作り方を聞く

条件が複雑でも、ChatGPTなら論理構造を理解して、正しい式を生成してくれる。

• 男性で30歳以上のデータを抽出する関数を作ってください

• A組の女子生徒でB地区以外に住所がある人を抽出する関数を作成してください

■エラーが発生する原因と解決の方法を聞く

関数エラーは初心者にとって難解だが、ChatGPTはどこが問題か、どう直せばよいかを明快に教えてくれる。

• この関数で#VALUE!エラーが出る原因を教えてください

• 参照したいデータが反映されない理由を考えてください

ChatGPTにエクセル関数を書かせる活用法

ChatGPTは関数の意味を教えてくれるだけでなく、関数式を生成するツールとしても使える。

■条件を伝えて関数を作らせる

自分が作成しようとしているエクセルの関数について、具体的な条件と得たい回答を伝えると、必要な関数を提案してもらえる。

たとえば以下のようなプロンプトが有効だ。

• 「商品Aの売上300万円以上」と「商品Bの売上50万円以上」のどちらか1つの条件を満たした場合に「達成」と表示させる関数を作ってください。

■キャプチャ画像から関数を作らせる

言葉で説明するのが難しい場合は、画像を使って指示することも可能だ。エクセルのキャプチャ画像を添付して送付し、条件を伝えて関数を作らせる。

• 「B列の合計を出す関数を教えて」と伝える
• 表の範囲を指定して「日付が〇月〇日以降の行を抽出して」と伝える