「退職届」と「退職願」の違いは？退職届の書き方完全ガイド

退職届は、雇用契約を正式に終了させるための重要な書類であり、正しい書き方や提出方法を理解しておくことが、円満退職への鍵となる。退職願との違いや封筒の選び方、手書きかパソコンかの判断基準など、基本的なルールを知らずに提出すると、トラブルや誤解を招くおそれがある。

本記事では、退職届の正しい書き方、退職願との違い、提出のタイミングなどを紹介する。

退職届とは？目的と基本知識

退職届は、労働者が雇用契約を一方的に終了させる意思を会社に通知する書類だ。法的には、退職の意思表示が会社に到達した時点で効力が発生する。民法627条1項により、雇用契約が終了するのは受領日から原則2週間後となる。

※これは「期間の定めのない契約」に限られ、契約期間が定められている場合（有期雇用）には別の規定（例：民法628条）が適用される。

記載した退職日がそれより早い場合は、会社側の同意が必要だ。

民法627条により、期間の定めのない雇用は解約申入れから2週間で終了する。ただし、多くの企業では就業規則で30日前の届出を定めており、円満退職のためには社内ルールに従うことが望ましい。

■退職届と退職願の違い

退職届と退職願の最大の違いは、その法的効力と撤回可能性にある。退職願は「退職を希望する」という申し出であり、会社の承諾前であれば撤回が認められるのが通常だ。しかし、承諾後は撤回不可と判断した裁判例もあるため、絶対ではない。

一方、退職届は「○月○日付で退職する」という確定的な意思表示であり、受理後の撤回は原則として認められない（ただし、例外的に会社が同意すれば撤回は可能）。

退職の意思が固く、早期に確定させたい場合は退職届が適している。しかし、円満退社を重視して引き継ぎや退職日を柔軟に調整したい場合は、退職願を選ぶようにしよう。

多くの場合、まず退職願で意思を伝え、退職日が決定してから退職届を提出する流れが一般的だ。

■辞表との使い分け

辞表は、取締役や地方公務員、教職員など任命される立場の人が職を辞する際に使用する特別な文書だ。一般従業員が辞表を提出すると、立場を誤解した不適切な表現となり、差し戻される可能性が高い。

会社員として退職する場合は退職届または退職願を使用し、辞表は使わないのが基本だ。自分の雇用形態や立場に適した書類を選択することで、社会人としての基本的な素養を示すことができる。

■退職届が必要なタイミングと提出フロー

退職届の提出タイミングは就業規則により異なるが、一般的には退職希望日の30日前が目安。また、管理職や専門職では60〜90日前を求められることもある。提出フローは以下の通りだ。

1.直属上司に口頭で退職意思を伝える

2.退職日を相談・決定する

3.退職届を作成する

4.上司に手渡しで提出する

5.部門長・人事部へ順送される

6.総務が控えに受領印を押し、従業員に返却する

意思表示後1週間以内に書面を提出すると、引き継ぎ計画が立てやすく、双方の負担が軽減される。

退職届の基本的な書き方

退職届の書き方には一定の形式があり、宛名・表題・本文・日付・署名の5つの要素で構成される。社内にテンプレートがない場合でも、この基本形式を守れば問題ない。ここでは基本的な構成要素を紹介する。

■記載すべき基本項目（宛名・本文・日付・署名）

退職届に記載する基本項目は以下の5つだ。

1.宛名：会社名と代表取締役社長の役職・氏名

2.表題：「退職届」

3.本文：退職理由と退職日を明記

4.日付：提出日

5.署名・（任意）捺印：所属部署とフルネーム（押印は会社が求める場合に限る）

これらの要素を正確に記載することで、法的に有効な退職届となる。

■「一身上の都合」とは？退職理由の書き方

「一身上の都合」は、転職・家庭の事情・健康上の理由など、個人的な理由を包括的に示す定型句。自己都合退職の場合、詳細な理由を開示する必要はなく、この表現で十分だ。

ただし、会社都合退職や業務上の疾病による退職など、失業保険の受給区分に関わる場合は具体的に記載する必要がある。退職理由の詳しい書き方や具体例は、別記事で詳しく解説する。

■縦書きと横書きの使い分け

退職届は縦書きが一般的とされ、よりフォーマルな印象を与える。ただし、社内で横書きのテンプレートが配布されている場合や、電子ワークフローで処理される職場では横書きが合理的だ。

外資系企業やIT企業では横書きが主流となっており、社名にアルファベットが含まれる場合も横書きのほうが読みやすい。

退職届は手書き？パソコン？

退職届を手書きかパソコンで作成するかは、職場文化、受け取る側の世代、業界特性などさまざまな要因を考慮して判断する必要がある。それぞれのメリット・デメリットを理解し、適切な選択が重要だ。

■手書きのメリット・デメリット

手書きの退職届は、筆圧や文字の濃淡に書き手の人柄や誠意が表れやすい。特に歴史ある製造業や金融機関など、伝統を重んじる企業では手書きが好まれる傾向にある。

【メリット】

・誠意や丁寧さが伝わりやすい

・人柄が文字に表れる

・年配の管理職に好印象を与えやすい

【デメリット】

・誤字があると最初から書き直しが必要

・時間と手間がかかる

・字が汚いと逆効果になる可能性がある

使用する筆記具は黒インクの万年筆、または油性ボールペンが推奨される。太さは0.7mm程度が理想的で、修正液の使用は避けよう。

■パソコン作成の注意点

パソコンで作成する場合は、レイアウトの再現性が高く、誤字脱字を即座に修正できる利点がある。IT企業やベンチャー企業など、デジタル化が進んだ環境では一般的な選択肢だ。

使用するフォントは「MS明朝」または「游明朝」が標準で、サイズは10.5〜11pt程度が読みやすい。印刷は白無地の上質紙を使用し、レーザープリンタで出力することが望ましい。

署名と（会社が押印を求めている場合）捺印は手書きで行うと真正性を担保しやすいが、押印自体は法的要件ではなく、会社指定がなければ無印でも効力は失われない。

■どちらを選ぶべきかの判断基準

退職届を手書きするかパソコンで作成するかの選択は、以下の基準で判断してほしい。

・社内規定の確認：まず就業規則や社内ルールを確認する

・業界特性：伝統的な業界は手書き、IT系はパソコンが一般的

・時間的余裕：急ぐ場合はパソコン、余裕があれば手書き

・字の美しさ：自信がなければパソコンを選択

迷った場合は総務部門に確認し、社内慣行に合わせることがもっとも確実だろう。重要なのは形式よりも内容の正確性と、退職に至る誠意を示すことだ。

退職届の封筒マナー

退職届を提出する際、封筒は第一印象を決定づける重要な要素となる。適切な封筒の選択と扱い方は、社会人としての常識を示すバロメーターでもある。封筒選びから記載方法、入れ方まで、細かなマナーを押さえることが円満退職への第一歩だ。

■封筒の色・サイズ・郵便番号枠の有無

退職届に使用する封筒は、白無地の二重封筒を選ぶのが基本だ。茶封筒は事務的な印象を与えるため避け、柄入りの封筒も避けよう。会社で指定の封筒がある場合はその指定を優先する。

封筒のサイズは「長形4号（90×205mm）」が一般的で、B5判の便せんを三つ折または四つ折にして入れるのに適している。A4用紙を使用する場合は長形3号を使用する。

郵便番号の枠は「なし」のものを選ぶようにする。郵便番号枠があると郵送物と誤解される可能性があり、手渡しが基本の退職届にはふさわしくないからだ。

文房具店で購入するのが確実だが、100円均一のダイソーやセリアでも適切な封筒を見つけることができる。コンビニでは郵便番号枠なしの白封筒の取り扱いが少ないため、事前に確認が必要だ。

■表面・裏面の正しい書き方

封筒の書き方にも細かなルールがある。使用するペンは黒の油性ボールペンまたは万年筆で、退職届本文と同じものを使用して構わない。

表面：中央に「退職届」と縦書きで記載する。宛名（会社名や社長名）は書かない。左下に所属部署と氏名をやや小さめに記載する。

裏面：封じ目に「〆」の文字を書く。のり付けの必要性については、手渡しの場合は封をしなくても問題ないとする意見もあるが、糊付けして「〆」を書くのが丁寧とされる。

■退職届の正しい折り方と封筒への入れ方

退職届の折り方は、巻き三つ折り（上→下→上）が一般的。この折り方により、封筒から取り出した際に文書の表面がすぐに見えるようになる。手順は以下の通り。

1.用紙の下3分の1を上に折る

2.上3分の1を下に重ねるように折る

3.文書の書き出しが上になるよう確認する

4.封筒に入れる際は、文書の表面が封筒の表面側を向くようにする

四つ折りや二つ折りは紙が傷みやすく、見栄えも良くないため避けるのが無難だ。B5用紙が長形4号封筒に入らない場合は四つ折りも可能だが、できれば適切なサイズの封筒を用意することが望ましい。