覚えたおくと便利！ExcelやGoogleフォームでプルダウンを作成する方法

プルダウンとは？

プルダウンの基本的な定義と仕組み、使用する際のメリット・デメリットを紹介します。似た機能を持つ『ラジオボタン』『チェックボックス』との違いについても、詳しく見ていきましょう。

■プルダウンの定義と基本的な仕組み

プルダウンは、引き下げるという意味の英語表現である『pull down』をカタカナ読みした言葉です。

コンピューター用語としても使用され、WebページやExcel、Googleフォームなどでよく見かける選択式の入力機能で、『ドロップダウンメニュー』『選択メニュー』とも呼ばれています。

ユーザーが特定の領域をクリックすると、あらかじめ設定された選択肢のリストが縦に表示され、その中から一つを選択できる仕組みになっています。

■プルダウンを使うメリットとデメリット

主なメリットは、業務効率化です。テキスト入力ではなく、クリック操作だけで選択できるため、入力の手間が大幅に削減されます。

また、誤字脱字・表記ゆれの防止にも役立ちます。例えば、『東京都』と『東京』などの表記の不統一を避けられるため、簡単にデータの一貫性を保つことが可能です。

また、限られたスペースを有効活用できるのも大きな利点です。選択肢が多くても、クリックするまでコンパクトに表示されるため、画面やシートのレイアウトをすっきり保てます。

一方、プルダウンを開いて選ぶという2段階の操作が必要となり、クリック回数が増えるというデメリットもあります。選択肢が多すぎると、目的の項目を探しにくくなり、ユーザビリティを損ねる可能性もあるでしょう。

■ラジオボタンやチェックボックスとの違い

ラジオボタンは、丸いボタンとともに、最初から全選択肢が画面に表示されているのが特徴です。

また、選択できる項目数にも違いがあります。プルダウンとラジオボタンは一つの選択肢しか選べませんが、チェックボックスは複数の選択肢を同時に選択できるのが異なる点です。

それぞれの適した使用シーンとしては、ラジオボタンは選択肢が少なく一目で全選択肢を把握させたい場合に、チェックボックスは複数選択が必要な場合に適しています。プルダウンは、選択肢が多く画面スペースを節約したい場合に向いています。

Excelでプルダウンを作成する方法

Excelでのプルダウンの作成方法は、大きく分けて2つあります。それぞれの作成方法を、特徴や適した場面とともに紹介します。

出典：Excel ドロップダウン リストの使い方! プルダウン作成の基本〜応用まで

■データの入力規則を使った作り方

基本的な作り方は、データの入力規則を活用する方法です。まず、プルダウンを設定したいセルを選択し、『データ』タブから『データの入力規則』をクリックします。

表示される設定画面で『入力値の種類』から『リスト』を選択し、『ドロップダウンリストから選択する』にチェックを入れましょう。

次に『元の値』の欄に、プルダウンで表示したい項目を半角カンマで区切って入力します。例えば、『食品,雑貨,家電』のように入力すると、それぞれの項目がプルダウンの選択肢として表示されます。

入力が完了したら、『OK』をクリックしましょう。該当セルに表示されている『▼』マークをクリックすると、入力した選択肢が表示されます。

■リストを直接入力する作り方

選択肢が少ない場合は、リストを直接入力する方法が効率的です。まず、プルダウンを設定したいセルを選択し、『データ』タブから『データの入力規則』をクリックします。

表示されるウィンドウで、『入力値の種類』から『リスト』を選びましょう。次に、『空白を無視する』と『ドロップダウンリストから選択する』の両方にチェックを入れます。

『元の値』欄に、選択肢を半角カンマで区切って直接入力します。全ての選択肢を入力したら、『OK』をクリックしましょう。

なお、この方法は短時間で設定できますが、選択肢が多い場合や頻繁に更新が必要な場合には不向きです。

Googleフォームでプルダウンを作成する方法

Googleフォームでは、プルダウンを活用してアンケートなどを作成できます。具体的な作成方法と活用テクニックについて、詳しく見ていきましょう。

■基本操作とプルダウン質問の追加方法

まず、Googleフォームの編集画面で新しい質問を作成します。質問タイプを選択する際に、プルダウン形式を指定しましょう。質問項目の右側にある『ラジオボタン』アイコンをクリックし、表示されるメニューから『プルダウン』を選択します。

次に、プルダウンに表示させる選択肢を設定していきましょう。初期状態で『オプション1』と表示されている部分をクリックし、最初の選択肢を入力します。続いて『選択肢を追加』ボタンをクリックして、2つ目以降の選択肢も必要な分だけ追加していきます。

設定が完了したら、画面右上にある『プレビュー』ボタンをクリックし、正しく表示されているか確認しましょう。

出典：Google フォームの使い方

■プルダウンの設定オプションと応用テクニック

さまざまな設定オプションを活用すれば、質問などの精度を高められます。例えば、『必須回答』を設定すれば回答漏れを防止できるほか、『説明を追加』機能で選択肢に関する補足情報を提供することも可能です。

応用テクニックとして効果的なのが、『条件分岐機能』です。この機能では、回答者の選択に応じて表示する質問を変えられます。

例えば、『興味のある商品カテゴリー』で『家電』を選んだ人には家電に関する詳細質問、『食品』を選んだ人には食品に関する質問を表示するといった設定が可能です。

回答者は、自分に関係のある質問だけに答えればよいため、回答の負担が減少し、アンケートの回答率向上にもつながります。

プルダウンを効果的に使おう

プルダウンは、選択肢をリスト形式で表示する便利な機能で、スペース節約や選択肢の整理といったメリットがあります。Excelではデータの入力規則機能を使用したり、リストを直接入力したりする方法で簡単に作成できます。

Googleフォームでも、質問項目としてプルダウン形式を選択し、さまざまな設定オプションを活用することが可能です。用途や目的に合わせた効果的なプルダウンを作成し、上手に活用しましょう。

構成／編集部