「特記事項」とは？好印象を与える履歴書の書き方と注意点

特記事項の基本的な意味

特記事項は、さまざまなシーンで目にする機会があり、その用途は多岐にわたります。まずは、特記事項の一般的な意味と使われ方を確認しましょう。

■特記事項の意味と一般的な使われ方

特記事項は、履歴書・職務経歴書や業務報告書・日報などの『ビジネス文書』『確定申告書』『診療報酬明細書』など、さまざまな場面で見かける項目です。一般的な項目とは区別され、特に注意を要する事柄や、相手に伝えておくべき内容を記述する際に使用されます。

類似する『備考』との違いは、特記事項が『特に留意してほしい情報』を伝えるのに対し、備考は『参考程度の情報』を示す点です。そのため、重要度の高い内容は、特記事項欄に記載することが推奨されています。

例えば、契約書では当事者間の特別な条件・例外事項を明確にするために使われ、製品説明書では取り扱い上の重要な注意点などが記載されます。

履歴書の特記事項に書くべき内容と書き方のポイント

履歴書の特記事項に記載すべき内容と効果的な活用法を紹介します。正しい書き方を理解することで、採用担当者に好印象を与え、選考を有利に進められるでしょう。

■特記事項に記載すべき内容例

履歴書の特記事項欄は、応募先企業に特別に伝えておきたい情報を記載するスペースです。具体的には入社可能日・希望職種などで、在職中の人は連絡可能な時間帯・転居予定なども記載します。

また、職歴に空白期間がある場合はその理由や、業務に影響する可能性のある持病・家族の介護なども記載すべきでしょう。その際は、業務に支障がないことを明記することで、企業側の懸念を払拭できます。

さらに、応募職種に関連する資格の取得予定を記載することで、向上心や仕事への意欲をアピールできます。

■転職活動で好印象を与える特記事項の書き方

特記事項を効果的に活用すれば、採用担当者に好印象を与えることが可能です。例えば、入社可能日を明記することで、企業が採用の予定や準備をしやすくなります。

在職中の人は、連絡可能な時間帯を記載することで、面接調整がスムーズになるという利点もあります。読みやすさを考慮し、「連絡希望時間：平日18時以降」など、箇条書きで簡潔に記載することが重要です。

特に譲れない条件については、理由を添えることで、会社側に配慮した謙虚な姿勢を示せます。特に記載すべき事項がない際は、空欄のままにせず「貴社規定に従います」と記すことで、協調性をアピールできるでしょう。

■資格・スキル情報の効果的な伝え方

履歴書の免許・資格の欄には、勉強中の資格を記載できません。しかし、特記事項欄に取得予定の資格・スキルを記載することで、効果的にアピールできます。

記載する際は、取得見込みの時期を明記すると、より具体性が増し説得力が高まります。例えば、「TOEIC 800点取得に向けて学習中（〇〇年〇月受験予定）」のように、具体的かつ簡潔に記載しましょう。

これは単なる資格名の列挙ではなく、自己啓発への意欲・向上心をアピールすることにもつながります。特に応募職種に関連する資格であれば、仕事への熱意も同時に伝わるでしょう。

■勤務地・職種などの希望を伝える際の注意点

勤務地の希望を記載する際は、介護などやむを得ない理由とともに、希望エリアを明記します。例えば、「母の介護のため、勤務先を東京・神奈川とさせていただければ幸いです」といった形です。

複数職種の募集で希望がある場合は、「事務職を希望いたします」など求人票の名称に合わせて正確に記入しましょう。

勤務時間についても、具体的な理由と時間を記入します。「息子の保育園の迎えのため、毎週水曜日は17時に退勤させていただければ幸いです」など、企業側の負担を考慮した書き方を心掛けましょう。

特記事項に記載した内容は、入社条件と捉えられやすいため、どうしても譲れない条件のみを記載することが肝心です。詳細については、面接で伝えるようにしましょう。

ビジネスシーンでの特記事項の使われ方

ビジネスシーンでは、特記事項という項目がさまざまな分野で活用されています。最後に、どのような分野や文書で活用されているのか見ていきましょう。

■報告書やビジネス文書

ビジネス文書の特記事項とは、通常の報告内容とは別に、特別に記載すべき重要事項のことです。業務報告書では、特記事項欄に業務を通じて気付いた考察や調査内容、業界動向などを記入します。

例えば、営業日報で「大手量販店〇〇電機の〇〇店にて、冷蔵庫の人気商品をチェックしたところ、A社製品が前月比20%増の売り上げを記録していた」と具体的に記述することで、有益な情報を共有することが可能です。

特記事項を効果的に活用することで、組織内のコミュニケーションを強化でき、今後の業務改善やプロジェクトに生かせます。

■医療分野のレセプト

医療分野における特記事項は、『診療報酬明細書（レセプト）』において特に重要な役割を担っています。

2018年から、70歳以上の患者に関するレセプトでは、特記事項欄の記載が必須となりました。この欄には、患者の一部負担金等の割合と、限度額適用認定証の提示状況に応じた略号を記載する必要があります。

例えば、3割負担の患者で限度額適用認定証の提示がない場合は「26区ア」、2割または1割負担で提示がない場合は「29区エ」といった具合です。これらの適切な記載は、医療機関における円滑な請求処理に不可欠です。

履歴書の特記事項は、正しく活用しよう

特記事項は、書類・文書において特別に記載すべき重要事項を指します。履歴書においては、資格取得予定や勤務地希望など、採用担当者に伝えたい情報を記載する欄として活用するのが基本です。簡潔かつ具体的に記載することで、好印象を与えられます。

また、特記事項はビジネス文書や報告書、医療分野のレセプトなど、さまざまな場面で活用されています。状況に応じた適切な情報を記載することで、文書の価値を高め、より効果的なコミュニケーションツールとして機能させられるでしょう。

構成／編集部