受信トレイがスッキリ！Outlookに届いたメールを自動で振り分ける方法

日々の業務でメール管理に苦労している人は多い。特にOutlookを使用している場合、受信トレイがすぐに溢れ、重要なメールを見落としてしまうことも少なくない。この問題を解決するために有効なのが、Outlookの「メール振り分け機能」だ。

本記事では、フォルダー作成の方法から、自動でメールを仕分けるルールの設定、さらに便利に活用するテクニックまで詳しく解説する。

※バージョンによって、表現や手順が異なる場合があります。

Outlookでメールを振り分ける方法（フォルダー作成編）

Outlookのメールを整理するには、まずフォルダーを作成し、用途に応じて分類することが基本となる。以下の手順でフォルダーを作成しよう。

■フォルダー作成の手順

１．Outlookを開き「受信トレイ」を右クリック「フォルダーの作成」を選択

２．任意のフォルダー名を入力（例：「社内連絡」「顧客A」「請求書」）

３．「Enter」キーを押して確定

■サブフォルダーの作成

１．既存のフォルダーを右クリック

２．「フォルダーの作成」を選択

■フォルダーの整理のコツ

業務やプロジェクトごとにフォルダーを作成すると、メールを効率的に分類できる。また、不要になったフォルダーはアーカイブすることで、視認性を向上させることができる。

Outlookでメールを自動振り分けする方法（仕分けルール設定編）

メールを手動でフォルダーに移動するのは手間がかかるため、自動で振り分ける「仕分けルール」を設定すると便利だ。

■仕分けルールとは？

仕分けルールは、指定した条件に基づき、受信したメールを自動的に特定のフォルダーに移動する機能である。手動での仕分け作業を省略でき、業務の効率化につながる。

■仕分けルールの作成方法

１．仕分け対象のメールを選択

２．「ホーム」タブ を選択しメニューボタンを開く。

３．「ルール」 → 「仕分けルールの作成」

４．条件を設定

（振り分けの例）

• • • 差出人ごとに振り分ける
    • 件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合に振り分ける
    • 受信アドレスごとに振り分ける

５．移動先のフォルダーを選択し「OK」をクリック

「今すぐ実行」にチェックを入れると過去のメールにも適用可能

■よく使われる振り分け設定

振り分けルールの活用例として、以下のような設定がよく使われる。

• 特定の差出人からのメールを指定フォルダーに振り分ける
• 件名に特定のキーワード（例：「請求書」「契約」など）が含まれるメールを振り分ける
• 特定のアカウントで受信したメールを振り分ける
• 重要度の高いメールにフラグを付けて優先フォルダーに移動する

Outlookの仕分けルールが動作しない場合の対処法

設定した仕分けルールが適用されないことがある。その原因と解決策を紹介しよう。

■よくあるトラブル

よくあるトラブルとしては、以下のようなケースがある。

• 仕分けルールが適用されない
• 誤ったフォルダーに振り分けられる
• メールが迷惑メールフォルダーに入ってしまう

■解決策

トラブルが発生した場合は、以下のように対処してみることをおすすめする。

• 仕分けルールの設定を見直し、誤字や条件の誤設定がないか確認する
• 振り分け先のフォルダー設定が正しいかチェックする
• 迷惑メールフィルターの設定を調整する
• 仕分けルールの適用順序を変更し、優先度の高いルールを上位に設定する

Outlookのメール振り分けをさらに便利にするテクニック

仕分けルールをうまく活用することで、より効率的にメールを管理できる。

■受信トレイにメールを残しつつ振り分ける

「コピーを指定フォルダーへ移動する」設定を活用すると、受信トレイとフォルダーの両方にメールを表示できる。重要なメールの見落としを防ぐために有効な方法である。

■フォルダー移動を他のデバイスにも適用

「このコンピューターで送受信を行った場合のみ」のチェックを外せば、他のPCやスマートフォンでも同じ振り分けルールが適用される。

仕分けルールを削除・変更する方法

業務内容の変化に応じて、仕分けルールを削除または変更する必要があるケースもあるだろう。その場合の手順を解説する。

■仕分けルールを削除する方法

１．「ホーム」タブ → 「ルール」 → 「仕分けルールと通知の管理」

２．削除したいルールを選択し「削除」ボタンをクリック

３．確認ダイアログで「はい」をクリックし完了

■仕分けルールを一時的にオフにする

「仕分けルールと通知の管理」画面で、適用したくないルールのチェックを外せば、一時的に無効化できる。

まとめ

Outlookのメール振り分け機能を活用することで、受信トレイの整理がスムーズになり、重要なメールを見落とすリスクを減らせる。フォルダー作成と仕分けルールを適切に設定し、さらに便利な機能を活用することで、業務の効率を大幅に向上させることができる。定期的にルールを見直し、不要なものは削除して、快適にメールを管理しよう。

本記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。

• フォルダーを作成する手順
  • Outlookを開く
  • 受信トレイを右クリックし、「フォルダーの作成」を選択
  • フォルダー名を入力し、Enterキーを押して確定
• サブフォルダーの作成
  • 既存フォルダーを右クリックし、「新しいサブフォルダーを作成」を選択
  • フォルダー階層を整理しやすくなる
• 整理のコツ
  • 業務やプロジェクトごとにフォルダーを作成
  • 不要なフォルダーはアーカイブで管理
• 仕分けルールの作成手順
  • 振り分けたいメールを選択
  • 「ホーム」タブの「ルール」をクリックし、「仕分けルールの作成」を選択
  • 振り分け条件を設定
  • 移動先フォルダーを指定し、「OK」をクリック
• 仕分けルールの変更・削除
  • 「ホーム」タブの「ルール」→「仕分けルールと通知の管理」を開く
  • 削除したいルールを選択し、「削除」をクリック
• 一時的にオフにする方法
  • 「仕分けルールと通知の管理」でチェックを外すだけで無効化可能

構成／編集部