知っているようで知らないCSVファイルとExcelファイルの違いとは？

CSVとは、データ形式の一種です。汎用性が高く、異なるソフト・ツール間でのファイル共有などに使われています。

CSVとは？基本を理解しよう

CSVの特徴と基本構造について理解を深めましょう。

■CSVの特徴

CSVとは、各項目間がカンマで区切られたデータのことです。『カンマ区切り』を意味する『Comma Separated Values』の略称で、『シーエスブイ』と呼ばれています。

【CSVの表記方法の例】

• 営業担当者,商品X売上金額,商品Z売上金額
• 名前,住所,生年月日,電話番号
• 地域,都道府県,数量,合計

CSVでは、各データの項目を『フィールド』、フィールドが集まったデータを『レコード』、複数のレコードが格納されたファイルを『CSVファイル』と呼びます。

■CSVファイルが広く使われる理由

CSVファイルが広く普及している理由は、そのシンプルさと汎用性の高さにあります。プレーンテキスト形式のため、特別なソフトウエアがなくても基本的なテキストエディタで開けます。

ExcelやGoogleスプレッドシートはもちろん、多くのソフト・ツールに対応しており、データ交換がスムーズに行えるのも理由の一つです。

また、Excelファイルのように書式やマクロを含まないため、データ容量はそれほど重くなりません。大容量のデータの保存・転送が容易で、ネットワーク帯域幅が限られた環境でも重宝します。

■CSVファイルの基本構造とデータの見方

CSVファイルは、大きく分けて『ヘッダー行』と『データ行』で構成されています。

ヘッダー行は、ファイルの先頭に位置するのが通常で、各列（項目）の名前を示します。このヘッダー行は『CSVヘッダレコード』と呼ばれることも覚えておきましょう。

その下に続く行は『CSVデータレコード』と呼ばれ、実際のデータ値が格納されています。各データ項目はカンマで区切られ、1行の終わりには改行が入るのがルールです。

データ内に『カンマ（,）』『改行（、）』『ダブルクォート（”）』などの制御文字が含まれる場合は、その項目全体を『ダブルクォート（”）』で囲みます。例えば、『1,234,567』という数値データはカンマを含むため、『”1,234,567″』のように記述します。

CSVとExcelの違いについて

(出典) pixta.jp

CSVファイルとExcelファイルの違いを理解すると、日々の業務を効率化できます。ここでは、両ファイル形式の本質的な違いや、Excelでファイルを開く際に注意すべき点を解説します。

■ファイル形式の違い

CSVファイルとExcelファイルの主な違いは、『互換性』と『機能性』です。CSVファイル（.csv）は互換性に優れ、あらゆるソフトやツールで閲覧・編集ができます。

一方、Excelファイル（.xlsx）は互換性ではCSVファイルに劣るものの、セルの色付け・フォント変更・グラフ作成・関数といった豊富な機能を備えているのが特徴です。

CSVファイルは、異なるソフト・ツール間でのファイル共有や、データを軽くして共有したいときに向いています。対するExcelファイルは、見栄えを重視したレポート作成や、複雑な計算処理が必要な場合に適しています。

業務では、特性の違いを理解して使い分けることが重要です。

■ExcelでCSVファイルを開く際に起きる現象

ExcelでCSVファイルを開くと、以下のような現象が起こります。

• 文字列の先頭にある『0』が消えてしまう（ゼロ落ち）
• 時間データが日付形式に変換される
• 日付データが意図しない形式に変換される
• 文字化けが生じる

最も代表的な問題は『ゼロ落ち』で、電話番号『090-1234-5678』が『90-1234-5678』のように表示されます。

『25:00』という時間データが『1900/01/01 01:00:00』のように表示されたり、『10/10』が『10月10日』など意図しない形式に自動変換されたりするケースにも注意しましょう。

実践！CSVファイルの基本操作方法

(出典) pixta.jp

CSVとは単純なテキスト形式ですが、その特性を理解して適切に扱うことで、大量データの処理や異なるシステム間のデータ連携がスムーズになります。ここでは、CSVファイルの基本操作をチェックしましょう。

■ExcelでCSVファイルを開く方法

ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開くには、メニューバーの『データ』タブをクリックし、『データの取得』グループにある『テキストまたはCSVから』をクリックしましょう。CSVファイルを選択すると、読み込みオプションが表示されます。

また、ExcelでCSVファイルを作成したい場合は、通常のExcelファイルと同じように新規ブックを開き、データを入力します。データが完成したら、『ファイル』タブから『名前を付けて保存』をクリックし、保存形式で『CSV（カンマ区切り）』を選びましょう。

『この形式では、ブックの一部の機能が失われる可能性があります』という警告が表示されますが、これはCSV形式では数式や書式設定が保存されないためです。

■GoogleスプレッドシートでCSVファイルを開く方法

Googleスプレッドシートを新規作成し、『ファイル』タブの『インポート』から『アップロード』タブを選びましょう。

『ここにファイルをドラッグ』の位置に、開きたいCSVファイルをドラッグ&ドロップすると、『ファイルをインポート』の画面が表示されるため、『データをインポート』をクリックすればOKです。

GoogleスプレッドシートでCSVファイルを作成したい場合は、データを入力した後に『ファイル』→『ダウンロード』→『カンマ区切り形式（.csv）』の順でクリックします。ファイルの拡張子が『.csv』になっている状態で、保存しましょう。

■テキストエディタでCSVファイルを開く方法

テキストエディタを使って、CSVファイルを開く方法はシンプルです。Windows標準の『メモ帳』では、『ファイル』→『開く』→『すべてのファイル』を選択してCSVファイルを開きます。

ただし、データ量が多いとカンマ区切りの文字列が判別しづらくなる欠点があるため、編集の利便性を重視するのであれば、CSV専用エディタを使いましょう。

CSV専用エディタは、Excelと比べて機能が限定的である分、軽量で大容量データも扱いやすいのが特徴です。無料で利用できるものも多いため、自分の作業スタイルに合ったエディタを選ぶと業務効率が大きく向上するでしょう。

業務でのCSVファイル活用シーン

(出典) pixta.jp

CSVファイルは、業務効率化に欠かせないツールです。ビジネスシーンでは、具体的にどのような活用がされているのかをチェックしましょう。

■データベースとのインポート・エクスポート

データベースとCSVファイルの連携は、業務効率化の強力な武器です。多くの業務システムやデータベースには、CSVファイルを介したデータのインポート・エクスポート機能が標準装備されています。

例えば、『PostgreSQL』のような主要データベースでは、『COPY』コマンドを使用して簡単にCSVファイルからデータを取り込んだり、データベースの内容をCSVファイルに出力したりできるのが特徴です。

この機能により、バックアップの作成やシステム間のデータ移行、大量データの一括更新などを効率的に行えます。CSVファイルは、多くのシステムで共通して扱えるため、異なるシステム間でもスムーズなデータ連携が可能です。

■異なるシステム間のデータ連携

異なるシステム間でのデータ連携において、CSVファイルは重要な橋渡し役を担っています。

例えば、会計システムから販売管理システムへのデータ移行では、CSVファイルでデータをエクスポートし、移行先システムでインポートすることで、簡単に情報を共有できます。

CRMシステムと在庫管理システムの連携では、顧客の購買履歴をCSVでエクスポートし、在庫計画に活用するといった使い方ができるでしょう。人事システムから給与計算システムへ社員情報を移行する際にも、CSVファイルが活躍します。

CSVファイルによる連携は、リアルタイム性には欠けるものの、システム改修なしで実現できるコスト効率の高さが魅力です。