仕事が早い人の特徴とさらに早く仕事を進めるためのヒント

あなたの周りに、「仕事が早いな」と感じる人はいますか？

同じ業務をしていても、スムーズに片付ける人と、時間がかかる人がいるのはなぜでしょうか。仕事のスピードは、単に能力の高さだけで決まるわけではありません。考え方や進め方の違いが、結果としてスピードの差につながるのです。

もう少し早く、効率よく仕事を進めたいと思った方のために、仕事が早い人の特徴と、今すぐ試せる仕事を早くするための方法を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

仕事が早い人の特徴

仕事が早い人は、単にスキルが高いわけではなく、考え方や行動パターンに違いがあります。どんな特徴があるのか、見ていきましょう。

(1) ゴールを明確にしている

仕事を始める前に、「この業務の目的は何か？」をはっきりさせている人は、無駄な作業が少なくなります。

たとえば、上司から資料作成を頼まれたとき、すぐに作業を始めるのではなく、「この資料は何のために使われるのか？」を確認します。目的が明確になれば、それに沿った内容に絞ることができるのです。

(2) 優先順位を素早く決める

「どれから手をつけるべきか」と考えている時間が長いと、それだけで作業が遅れますし、周りからの依頼に振り回されてしまうことがあります。

仕事が早い人は、「すぐに対応が必要なもの」「スケジュールを決めて進めるもの」を素早く判断し、影響が大きいものから手をつけていきます。

(3) 完璧を求めすぎない

最初から完璧を目指そうとすると、細かい部分にこだわりすぎて時間がかかってしまいます。

仕事が早い人ほど、まずは形にすることを意識しており、進みながら考える傾向があります。一度仕上げた後にフィードバックをもらい、調整を加える方が、効率よく質を高めることができます。

(4) 仕事を適切に任せる

すべての仕事を自分で抱え込むと、時間がいくらあっても足りません。

仕事が早い人は、「この作業は自分がやるべきか、それとも他の人に任せた方がいいか」を判断し、適切に依頼しています。

(5) データや書類の整理ができている

仕事が遅くなる要因のひとつに、必要な情報を探す時間があります。ファイルの管理が雑になっていると、それだけで余計な時間を取られてしまいます。

仕事が早い人ほど、必要なものをすぐに取り出せる状態に日頃から整えています。

仕事が早くなるための具体的な方法

仕事のスピードを上げるために、今日からできることを紹介します。

(1) ゴールを明確にしておく

仕事に取りかかる前に、「この仕事の目的は何か？」「何を達成すればよいのか？」を整理しましょう。上司や同僚と認識を揃えておくことで、やり直しが発生するのを防ぐことができます。

たとえば、会議資料を作る場合、誰が出席するのか、「この資料で読み手に何を伝えたいのか」「どんな結論を出したいのか」を決めてから作成すると、スムーズに進みます。

(2) タスクの優先順位を意識する

仕事を早く進めるためには、「決断疲れ」を減らすことも大切です。決断の回数が増えると、判断力が鈍り、疲労を感じやすくなります。

タスクの優先順位は、「相手がいるものや影響が大きいものを優先しつつ、短時間で済むものはすぐ片付ける」このバランスを意識するとスムーズになります。

たとえば、締め切りが同じ仕事が複数ある場合、上司の決裁が必要なものや他部署との調整が必要な仕事は、早めに進めないと後で詰まってしまいます。

自分一人で完結できる仕事でも、記憶があるうちにやっておいた方が効率が良いものもあります。5～10分で終わるなら後回しにせずにすぐにやってしまう方が結果的に時短になります。

(3) まずは形にしてから仕上げる

「失敗したくない」「良いものを作りたい」という気持ちが強すぎると、心理的なプレッシャーから仕事が進まなくなってしまいます。

まずはたたき台のように70%の状態で完成させ、その後にフィードバックをもらってブラッシュアップする流れを意識すると、効率的に進めることができます。

途中で修正できると考えれば、気持ちもラクになりますし、結果的に良い仕上がりになることが多いのです。

(4) 3手先を読む癖をつける

仕事をスムーズに進めるためには、今やるべきことだけでなく、「次に何が必要になるか？」を考える習慣をつけることが大切です。

先を見越して準備をすることで、無駄な作業を減らし、急な対応を避けることができます。社内の会議では、会議の議題に関連する資料や質問が来そうな部分の情報を事前に集めておいたり、関係者と軽く話を通しておいたりするだけで、当日の進行がスムーズになります。

(5) 仕事のテンプレート化と整理整頓を習慣にする

業務の中には、「毎回ゼロから作る必要のないもの」も多くあります。たとえば、よく使うメールや報告書のフォーマットがある場合、それをテンプレートとして保存し、都度修正して使うようにすると、作業時間を大幅に短縮できます。

また、机の上やデータフォルダを整理して、すぐに必要なものを見つけられる状態にしておくことも、仕事のスピードを上げるポイントです。定期的に不要なものを処分する時間を作るのもいいですね。

(6) 集中できる習慣を持つ

私たちの集中力は、環境やルーティンによって高めることができます。「仕事をするときは、このデスク」「企画を考えるときはカフェ」と場所を決めておくと、自然と集中しやすくなります。

また、「仕事の前にコーヒーを飲む」「美味しい食事をしてから仕事に取りかかる」など、自分なりのルーティンを作ることで、集中しやすい状態を作りやすくなります。

仕事のスピードは、ちょっとした工夫で変えられる

「仕事をもっと早く進めたい」と思うのは、それだけ向上心がある証拠です。
単なる能力の差ではなく、考え方や進め方の違いが、結果としてスピードの差につながります。少しの工夫を積み重ねることで、今よりもっとスムーズに仕事を進められるはずです。

まずは「これならできそう」と思うことから取り入れてみてくださいね。応援しています。

文／高見 綾
心理カウンセラー|“質上げ女子”のお悩み相談。カウンセラー養成コースで豊富な臨床経験を積み、心の世界で学んだことを現実に活かすアプローチに高い評価をいただく。相談数4千超。著書は『ゆずらない力』（すばる舎）。

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