Excelでフィルターを複数適用して指定した数値やデータを抽出する方法

データの集計や分析をするとき、エクセルを使うと便利だ。エクセルには「フィルター」という機能があり、指定した数値やデータを抽出したいときに役立つ。

なお、フィルターは複数の項目に適用できる。有効活用すれば業務効率化や詳細なデータ分析に役立つため、操作方法を知っておくとよいだろう。

エクセルのフィルター機能とメリット

エクセルのフィルター機能を活用すれば、膨大なデータの中から「自分が欲しい情報」をピックアップできる。

エクセルのフィルター機能に関する基本的な情報や、活用するメリットなどを見ていこう。

■エクセルのフィルター機能とは

エクセルのフィルター機能は、データから特定の条件に合致する情報を抽出するためのツールだ。必要な情報を効率的に検索・表示できるため、「このデータの中から〇〇に該当する情報だけ知りたい」というときに有効活用できる。

具体的には、以下のようなシーンで有効活用できるだろう。

このように、データ分析やマーケティング、人事労務などさまざまな場面でフィルター機能は活用できるだろう。

■エクセルのフィルター機能のメリット

エクセルのフィルター機能を活用すれば、データの整理と分析を効率的に行える。大量のデータの中から、「必要な情報だけ」を素早く表示できるためだ。

手動でデータを探すのは手間と労力がかかるが、フィルター機能を使用すれば数クリックで目的のデータにアクセスできる。

このような便利機能を知っているかどうかで、業務生産性に大きな差が生まれるだろう。日頃の業務の中でエクセルに触れる機会がある方は、フィルター機能を使いこなせると便利だ。

エクセルで複数フィルターを適用する7つの手順

エクセルのフィルター機能は、複数条件での絞り込みも可能だ。複数のフィルターを使用すれば、さらに細かな分析が可能となり、より「知りたい情報」にアクセスしやすくなる。

エクセルで複数フィルターを適用させる手順は、以下のとおりだ。

1. フィルターを適用したいデータ範囲を選択する
2. エクセルの「データ」タブを押す
3. 「フィルター」ボタンを押す
4. 各列のヘッダーに「▼（ドロップダウンボタン）」が表示される
5. フィルターを適用したい最初の列の「▼」を押す
6. 絞り込みたい条件を選択し「OK」を押す
7. 別の列の「▼」を押し、さらに条件を選択指定する

フィルターのかけ方はさまざまで、「テキストフィルター」や「数値フィルター」がある。テキストフィルターは「指定の文字を含む（含まない）」という機能で、数値フィルターは「○○以上」「○○以下」「範囲内」などの数値条件を設定できる機能だ。

セルの塗りつぶしや、フォントの色に基づいてデータを絞り込む「色フィルター」も便利である。特定の条件に合致するデータを色付けして強調しているとき、色フィルターを活用すればスムーズに抽出できる。

複数フィルターを適用する際の注意点

エクセルで複数のフィルターを使用する際には、フィルターを適用する範囲を正しく選択することが欠かせない。フィルターを適用する際には、表のヘッダー（タイトル行）を含め、空白行がないことを確認しよう。

選択範囲が誤っていたり、空白行があったりすると、フィルターが正しく適用されないことがある。また、フィルター適用後にデータを並び替えたり、行を削除・挿入すると元のデータ順が崩れたりすることがある。新しいデータを入力する際には、フィルターをリセットしよう。

必要に応じて、元のデータをコピーしてバックアップを作成するとよいだろう。なお、テーブルの「挿入」→「テーブル」でテーブルを作成すると、自動でフィルター範囲が更新されるため便利だ。

まとめ

ビジネスパーソンであれば、エクセルを使用する機会があるはずだ。フィルター機能を使いこなせるようになれば、データ分析や抽出の業務を効率化できる。

複数のフィルターを使いこなせれば詳細なデータ分析ができる。「自分が欲しい情報」を効率よくピックアップできるため、さまざまな場面で活用できるだろう。

文／柴田充輝（しばたみつき）

厚生労働省や保険業界・不動産業界での勤務を通じて、社会保険や保険、不動産投資の実務を担当。FP1級と社会保険労務士資格を活かして、多くの家庭の家計見直しや資産運用に関するアドバイスを行っている。金融メディアを中心に、これまで1000記事以上の執筆実績あり。保有資格は1級ファイナンシャル・プランニング技能士（FP1級）、社会保険労務士、行政書士、宅地建物取引主任士など。