DIME MAGAZINE
メールやメッセージを送る際に使われる添付ファイル。本記事では、添付ファイルの基本的なマナーを紹介。仕事の資料や写真を安全にやり取りするために知っておきたいポイントを解説する。
目次
社内や社外とのやり取りに、メールを使用することはビジネスをしていく上で欠かせないことである。また、そのビジネスメールに書類を添付することも多々あるだろう。しかし、添付ファイルをメールで送付する時に、本文に何を書けばよいのかや、マナーや注意しなければならないことについてはあまり知られていない。
本記事では、ビジネスメールにおける添付ファイルのマナー、書き方、注意点について解説するとともに、ファイルを添付するときの例文についても紹介していく。
添付ファイルってそもそも何？
添付ファイルとは、メールやメッセージに追加して送るデータのことを指す。主に画像・PDF・Excel・Word・音声・動画などのファイルを送受信できる。
ビジネスにおけるやり取りでは頻繁に使う機能のため、添付ファイルを追加して送るメールのマナーは押さえておくといい。
ビジネスメールにおける添付ファイルのマナー
ビジネスメールで社外にファイルを添付する時は、相手方に対して最低限の気遣いをしなければならない。相手方に対してビジネスメールにおける添付ファイルのマナーを守ることで、相手方の印象がよくなるだろう。ここでは、ビジネスメールにおける添付ファイルのマナーについて確認していく。
■ビジネスメールに添付する「ファイル」のマナー
ビジネスメールにファイルを添付する場合のマナーは、以下のようなことが考えられる。
・メールの相手方にファイル添付をしてよいかを確認する
対外的なビジネスメールにファイルを添付する場合には、添付する前に相手方に添付してよいかの確認をとることが必要だ。
なぜなら、相手方のセキュリティの関係上、外部からのメールに添付されるファイルは閲覧できないケースもあるからだ。
また、メールフォルダの容量がいっぱいのため、ファイルが添付されたメールが受け取れない可能性もあるので、事前に確認した方がよいだろう。
・相手方が扱うことができるファイルサイズや形式を確認する
ビジネスメールに添付するファイルは、あまり大きくならないように注意が必要だ。
大きいファイルを送る場合には相手方のメールシステムが受け取れない可能性もあるため、ファイルを圧縮してサイズを小さくするか、相手方に確認する必要がある。
また、相手方が受け取ったファイルを利用できる形式で作成することが大切だ。
指定がないケースは、互換性の高いWord、Excelなどで作成し、必要に応じてPDF形式で保存するのがよいだろう。
・件名にファイルが添付してあることをわかるようする
ビジネスメールは、人によっては毎日数え切れないほどの数をやり取りしているケースがある。
その場合には、件名を見て重要性を判断しているケースも考えられる。
件名にファイルが添付してあることをわかるようにしていれば、このビジネスメールにファイルが添付されていることを相手方に伝えることが可能だ。
ファイルを添付していなくても、件名を分かりやすくすることが大切だ。
■ビジネスメールにファイルを添付するときの書き方
ビジネスメールにファイルを添付するときは、以下のようにメールの文書に書くとよいだろう。
・ビジネスメールの文章に誰が何を、何の目的で添付しているのかを記載する
ビジネスメールの添付ファイルは悪用されることが多いため、相手方の負担を減らすために誰が何を何の目的で添付しているのかを分かりやすくすることが大切だ。
事前に相手方に、誰が何を、何の目的で添付するのかを伝えておくのもよいだろう。
・添付ファイルの名前を分かりやすくする
ビジネスメールの添付ファイルに付ける名前も、できるだけシンプルで分かりやすくすることが大切だ。
また、社名、ファイルの詳細、日時などを添付ファイルの名前に入れることで、誰が何を、何の目的で添付しているのかがパッと見てわかる。
ファイルを添付するときの例文と注意点
ビジネスメールにファイルを添付する時には、マナーや注意点を取り入れた例文があれば分かりやすい。
ここでは、ビジネスメールにおけるファイルを添付する場合の例文を紹介するとともに、ファイルを添付する場合の注意点について解説していく。
■ビジネスメールにおけるファイルの添付するときの例文
以下は、ビジネスメールにおけるファイルを添付する場合の例文である。
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件名：〇〇プロジェクトの資料について（添付ファイルあり） 本文： 株式会社〇〇 〇〇課 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 〇〇プロジェクトに関する資料を、添付いたしました。 添付ファイルについてご不明点などございましたら、本メールにお気軽にお問い合わせください。 ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 署名 |
■添付ファイルを送付する際の注意点
ファイルを添付したビジネスメールを送付する際には、以下のいくつかの注意点を考慮しなければならない。
・宛先を間違えないようにすること
添付したファイルは重要な文書であるため、宛先は絶対に間違えてはならない。
ビジネスメールを送付する場合は、宛先を何度も確認して間違えないようにすることは必須である。
また、複数の宛先に送る場合であれば、CCやBCCの使い分けに注意が必要だ。
・送信前に必ずチェックをすること
間違った添付ファイルの送信や、誤った文章のままメールを送付してしまうと信用問題にまで発展する。
そのため、送信前に間違っていないか必ずチェックをすることが大切だ。
・添付ファイルのウィルスチェックをすること
ウィルスが含まれた添付ファイルを送らないように、送信前には必ずウィルスチェックを行うことが大切だ。
まとめ
ビジネスメールのファイルを添付すれば、手軽に相手方とファイルを共有できるので便利な方法である。
一方、ビジネスメールにファイルを添付することにはリスクが伴うため、細心の注意が必要だ。
文／小島 章広
信用金庫に8年、システム開発の会社に現在まで20年以上勤務。社会保険労務士・行政書士の資格を保有し、人事労務関係、社会保険関係の記事を中心に7年以上執筆活動を続けている。
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