Excelで条件に応じて異なる結果を表示させたい時に便利な機能「IF関数」の使い方

Excelを使った業務では、条件に応じて異なる結果を表示させることがよくある。その際に便利なのが「IF関数」だ。IF関数を使えば、「もし〇〇なら△△、そうでなければ□□」といった条件判定を簡単に行うことができる。

この記事では、IF関数の基本的な使い方から、実務で役立つ応用例、よくあるエラーとその対処法まで詳しく解説する。

IF関数の基本的な使い方

IF関数は、指定した条件を満たすかどうかによって異なる値を返す関数。Excelの代表的な関数のひとつで、「もし〇〇なら△△、そうでなければ□□」といった判定を簡単に行える。

IF関数の基本的な使い方や活用方法を紹介する。

■IF関数の構文

IF関数は、指定した条件を判定し、条件が真の場合と偽の場合で異なる値を返す関数。構文は =IF(論理式, 真の場合, 偽の場合) のように記述する。

論理式は判定する条件を指定する。真の場合には、条件が TRUE（真） のときに返す値を指定する。偽の場合には、条件が FALSE（偽） のときに返す値を指定する。

■IF関数の基本的な使い方

IF関数を使って、B列の得点が50以上なら「合格」、そうでなければ「不合格」と表示させる方法を解説する。

1. データを準備する
2. C2のセルに、=IF(B2>=50, “合格”, “不合格”)の数式を入れる
   
3. B2セルの右下にカーソルを合わせて、十字カーソルが表示されたら下方向にドラッグする（オートフィル）
   
4. 他のセルにも判定結果が表示される
   

■実務で役立つ活用方法

IF関数の活用方法をいくつか紹介する。

勤怠管理では、出勤時間が9:00を過ぎている場合に「遅刻」と表示することができる。=IF(A1>TIME(9,0,0), “遅刻”, “定時”) のように記述する。

売上目標の達成判定では、B1セルの売上が目標であるC1の値を達成しているかどうかを判定できる。=IF(B1>=C1, “達成”, “未達成”) のように記述する。

在庫管理では、在庫数が最低在庫数を下回ったら「発注」、そうでなければ「在庫あり」と表示できる。=IF(A1<B1, “発注”, “在庫あり”) のように記述する。

実践的なIF関数の応用方法

IF関数は基本的な使い方だけでなく、より柔軟な条件判定にも活用できる。ここでは、実務でよく使われる応用例を紹介する。

■条件に文字列を含む場合

IF関数を使用して、特定の文字列がセルに含まれているかを判定できる。たとえば、A1に「完了」という文字が含まれている場合に「済」、そうでなければ「未処理」とするには以下のように記述する。

=IF(ISNUMBER(SEARCH(“完了”, A1)), “済”, “未処理”)

この方法を使えば、特定のキーワードを含むデータを自動判定できる。

■結果の値を空白にする方法

IF関数で条件が満たされない場合に、何も表示しないようにすることも可能。たとえば、A1が50未満の場合は空白にするには、次のように記述する。

=IF(A1>=50, “合格”, “”)

このようにすることで、不要な「不合格」表示を省略し、表を見やすくできる。

■3つ以上の条件を指定する方法

3つ以上の条件を指定する方法について解説する。例えば、A1の値が80以上なら「優秀」、50以上80未満なら「合格」、50未満なら「不合格」の3段階で評価する場合は次のように記述する。

IF関数を使用する場合

=IF(A1>=80, “優秀”, IF(A1>=50, “合格”, “不合格”))

このようにIF関数を複数組み合わせることで、より複雑な判定が可能になる。ただし、条件が増えると数式が長くなり、わかりにくくなることがある。

IFS関数を使う場合（Excel 2016以降）

=IFS(A1>=80, “優秀”, A1>=50, “合格”, A1<50, “不合格”)

IFS関数では、条件と結果をセットで並べて書くため、よりシンプルで見やすくなる。

よくあるエラーの原因と対処法

IF関数使用時によく起こるエラーとその対処法について解説する。

■「#NAME?」と表示される

「#NAME?」と表示される場合、関数名の入力ミスや、文字列をダブルクォーテーションで囲んでいないことが原因である可能性が高い。関数名が正しいか見直し、数式内の文字列が適切にダブルクォーテーションで囲まれているか確認する。

■「#VALUE!」と表示される

「#VALUE!」と表示される場合、数値の間に不要なスペースがある、または数式内のカンマが抜けていることが原因になっている可能性が高い。不要なスペースがないか、数式内のカンマが正しく入力されているかを確認する。

■「#REF!」と表示される

「#REF!」と表示される場合、参照元のセルが削除されたり、移動されていることが原因になっていることが多い。数式の参照元を見直し、適切なセルを指定する。

まとめ

この記事では、IF関数の基本的な使い方から応用方法、よくあるエラーとその対処法について紹介した。最後に、IF関数の使い方についておさらいしておこう。

基本的な使い方

=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)

論理式：判定する条件（例：A1>50）

真の場合：条件が「TRUE（真）」のときに返す値

偽の場合：条件が「FALSE（偽）」のときに返す値

• IF関数は「もし〇〇なら△△、そうでなければ□□」という条件分岐を行う
• 数値の比較や判定結果を文字列で表示できる
• 業務での活用例として、勤怠管理、売上目標の判定、在庫管理がある

応用的な使い方

• 文字列を含む条件判定が可能
• 結果の値を空白にして、表の見やすさを向上できる
• IF関数をネストして複数条件の判定が可能

IF関数を活用することで、Excel業務の効率化やデータの自動化が可能になる。ぜひ実践で役立ててほしい。

構成／編集部