5分でわかるExcelのデータ集計機能！関数、ピボット、小計機能の便利な使い方

Excelはビジネスやデータ分析で欠かせないツールである。データの集計はExcelの基本機能の1つであり、「関数」「ピボットテーブル」「小計機能」の3つを理解すると、業務の効率が大幅に向上する。

本記事では、それぞれの集計方法をわかりやすく解説する。

Excelの集計方法の種類

Excelには大きく分けて以下の集計方法がある。

• 関数を使った集計
• ピボットテーブルを使った集計
• 小計機能を使った集計
• 統合機能を使った集計

それぞれの集計方法の特徴を理解し、用途に応じて使い分けることが重要である。

この記事では、営業所ごとの売上データをサンプルとして使っていく。

関数を使った集計方法

SUM関数は、指定した範囲の数値を合計するためのExcelの基本的な関数の1つだ。シンプルかつ頻繁に使われる関数で、売上集計、経費計算、得点の合計など、さまざまな場面で利用される。

■SUM関数で合計を求める

SUM関数の基本的な式は下記のとおり。

書式:　=SUM(D2:D10)

使用例: 売上データの合計を求める場合に使用する。

■SUMIF関数で特定の営業所の売上を合計する

SUM関数は単純な合計を求めるのに適しているが、「特定の条件を満たすデータのみ合計したい」場合はSUMIF関数を用いると良い。

サンプルとして、東京営業所の売上合計を求めてみよう。関数式は以下のとおりとなる。

書式:　=SUMIF(A2:A10, “東京”, D2:D10)

SUMIF関数を使用すると、特定の条件に合致するデータのみを合計できる。

■SUMIFS関数で複数条件の合計を求める

複数の条件を満たすデータの合計を出したい場合は、SUMIFS関数を用いる。

サンプルとして、東京営業所の文房具の売上合計を求めてみよう。関数式は以下のとおりとなる。

書式:　=SUMIFS(D2:D10, A2:A10, “東京”, C2:C10, “文房具”)

ポイント: SUMIFS関数を使用すると、複数の条件を組み合わせた集計が可能になる。

■COUNT・COUNTIF・COUNTIFS関数でデータの件数を集計

データの件数を集計する場合は、COUNT・COUNTIF・COUNTIFS関数が便利だ。それぞれの違いは下記のとおり。

• COUNT関数

範囲内の数値が入力されているセルの個数をカウントする。

数式：=COUNT(範囲)

売上データの件数をカウント

=COUNT(D2:D10)   

• COUNTIF関数

指定した範囲内で、特定の条件を満たすセルの件数をカウントする。

数式：=COUNTIF(範囲, 条件)

東京営業所の件数をカウント

=COUNTIF(A2:A10, “東京”)

• COUNTIFS関数

複数の条件をすべて満たすセルの件数をカウントする。（条件すべてに一致するデータをカウント）

数式：=COUNTIFS(範囲1, 条件1, 範囲2, 条件2, …)

東京営業所の文房具の販売件数をカウント

=COUNTIFS(A2:A10, “東京”, C2:C10, “文房具”)  

ピボットテーブルを使った集計方法

ピボットテーブルは、データの集計や分析に用いられる。ピボットテーブルを活用すると、データ活用の専門知識がなくてもデータ分析ができる。

■ピボットテーブルとは？

ピボットテーブルは、Excelの強力な集計・分析ツールの1つで、大量のデータを整理し、簡単に集計や分析ができる機能だ。特に、売上データやアンケート結果などの一覧表から特定の視点でデータをまとめたいときに便利である。

■ピボットテーブルの作成手順

ピボットテーブルの作成手順は以下のとおり。

1.データ範囲を選択（見出しを含める）

2.[挿入] タブ → [ピボットテーブル] を選択

3.フィールドを設定（ピボットテーブルの右側に「ピボットテーブル フィールド」が表示されるので、項目をドラッグして配置する。）

4.集計結果を確認＆カスタマイズ

■ピボットテーブルの活用例

ピボットテーブルを使った活用例を以下で示していこう。

営業所ごとの売上データを集計

商品カテゴリごとの売上を分析

特定の期間の売上を比較