DIME MAGAZINE
タスクを効率的に進めるコツ
(出典) pixta.jp
タスクを効率的に進めるには、いくつかの重要なコツがあります。効率化のための行動を実践することで、スムーズなタスク処理が可能です。それぞれのコツを、日々の業務に取り入れてみましょう。
■「細分化」でタスクを小さく分割する
大きなタスクを前にすると、どこから始めればよいか分からず、途方に暮れてしまうことがあります。そのようなときは、タスクの『細分化』が効果的です。
大きな仕事を小さな単位に分割し細分化すれば、何から取り掛かるべきなのかが見えてきます。例えば、『プレゼン資料作成』というタスクを、『情報収集』『構成検討』『スライド作成』『リハーサル』などに分けます。
細分化する際は、各タスクに目的を設定することが大切です。『なぜこの作業が必要か』を考えることで、無駄な作業を省き、効率的に進められるようになります。大きな仕事に立ち向かうときは、細分化を試してみましょう。
■「振り返り」で継続的な改善を行う
タスクを効率的に進めるには、完了後の振り返りが重要です。具体的な手法としては、YWTフレームワークが役立ちます。『やったこと』『分かったこと』『次にやること』を整理することで、成果と課題を明確にしましょう。
振り返りの際は、時間配分や作業効率、困難だった点などを具体的に記録するのがポイントです。記録を基に、次回のタスク設定や優先順位付けを調整できます。また、チームで振り返りを行うことで、メンバー間の知識共有や協力体制の強化にもつながるでしょう。
継続的な改善のためには、振り返りを習慣化することが大切です。定期的に振り返りの時間を設けると、タスク管理スキルが向上し、生産性が高まります。
ビジネスパーソンのためのタスク管理実践術
(出典) pixta.jp
ビジネスパーソンにとって、効率的なタスク管理は成功の鍵です。日々の業務を円滑に進めるための、具体的な実践術を紹介します。
■朝の時間を活用したタスク管理のコツ
朝は頭がクリアで集中力が高いため、タスク管理に最適な時間帯です。出社直後の時間を活用して1日の計画を立てることで、効率的に仕事を進められます。
出社後、パソコンを立ち上げる前にToDoリストを作成し、1日の仕事の流れを把握してみましょう。優先順位を決めてしまえば、迷うことなく作業に取り組めます。
できるだけ余裕のあるスケジュールを組むと、突発的なトラブルや緊急度の高いタスクが割り振られたときも安心です。急ぎの仕事が入ったときのために、重要度の低いタスクをピックアップし、『今日できなくても問題ないタスク』としてまとめておくのもよいでしょう。
■急な割り込みタスクへの対処法
急な割り込みタスクは、集中力を乱し、生産性を低下させる原因となります。しかし、適切な対処法を身に付ければ、効率的に管理が可能です。
まずは、普段からできるだけタスクをためないよう心掛けましょう。常に最新のタスクに取り掛かっていれば、割り込みタスクが入ってきても、後回しにする仕事が最小限で済みます。
また、急な依頼にどの程度応えるかも検討しましょう。依頼を断るというよりは、可能な範囲で手間が掛からない代替案を提案するか、重要ポイントを聞き出して簡易的に対応するなどの対応がおすすめです。
タスクは管理方法によって効率アップが可能
(出典) pixta.jp
タスクとは、ビジネスにおいて重要な『やるべき仕事や課題』のことです。シングルタスクやマルチタスクなど、さまざまな種類があります。
効果的なタスク管理には、優先順位付けや適切なツールの活用が欠かせません。また、タスクの完了プロセスを理解し、効率的に進めることが大切です。
ビジネスパーソンとして実践的なタスク管理術を身に付けることで、より生産性の高い働き方が実現できるでしょう。
構成／編集部
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