DIME MAGAZINE
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「三つ折りにして封筒に入れる」という行為は、社会人なら誰でも何度か経験しているが、いざ正しく折りたいと思うと意外に迷うものだ。
とくにA4用紙はビジネスでよく使われ、どう折るかで文書の見栄えや相手の印象が変わることもある。
本記事では、A4用紙を三つ折りにする手順とともに、どのようなビジネスシーンで必要となるのかを解説する。読み終えれば、スマートな文書管理やマナーが身につき、業務効率アップにも役立つだろう。
ビジネスシーンと用紙の「三つ折り」
A4用紙を三つ折りにするのは、主に封筒へ入れるためである。しかし、それだけではない。プレゼン資料やアンケート用紙など、必要に応じて読みやすい形でまとめる際にも、三つ折りは活躍する。ビジネスシーンにはメールやチャットのやり取りが増えたとはいえ、紙文書の取り扱いはまだまだ重要だ。
ここでは、三つ折りとは何なのか、どんなシーンで必要になるのかをもう少し詳しく見ていく。
■三つ折りとは
三つ折りとは、紙を2回折って3つのパーツに区切る方法である。均等に折りたたむためには、わずかなずれでも見た目に影響が出る。とくに請求書や契約書、案内状などを郵送する場合は、折り目の位置が揃っていると相手からの印象も良い。書類の大量発送がある場面や、きちんと感を演出したいビジネス書類では、正確な三つ折りが求められる。
■ビジネスで必要なシーンとは
ビジネスでA4用紙を三つ折りにする場面として、代表的なのは「定型長形3号封筒」や「洋長3号封筒」への書類封入である。これらの封筒はA4サイズを三つ折りにしてちょうど収まるように設計されている。採用書類や資料送付、顧客への案内状など、外部とのやり取りだけでなく、社内で回覧する資料を区切って見やすくするケースなど、ビジネスのあらゆるシーンで三つ折りは活用されている。
A4用紙を三つ折りする方法
A4用紙を三つ折りにするときのポイントは、折り目の位置を正確に合わせることと、折り筋をきれいにつけることだ。先方への書類提出なら、斜めにならないように注意を払いたい。ここでは、実際の折り方をステップごとに確認しながら、きれいに仕上げるコツを紹介する。
1 位置合わせの準備
A4用紙を横置きにして、まずは折り筋の目安をつくる。定型封筒に入れる場合、多くは上下の端から三等分した部分に折り筋がくる。封筒のサイズによっては微調整する必要があるが、長辺を三等分できるガイドを作っておけば迷いにくい。
2 仮折り
完璧に三等分するには、いきなり強く折りたたむのではなく、「仮折り」で位置の正しさを確認するのがコツである。軽く紙を折ってみて、三等分の折り目がずれていないかをチェックする。
3 本折り
仮折りで位置が合っているのを確認したら、しっかりと折る。角をきちんと揃えてから、指や定規を使って端から中央に向かって折り筋をつけると、均一な折り目ができる。
4 ずれの修正
折り終わってから端がずれていると感じる場合は、紙全体を広げるのではなく、片方の折り目をほんの少し調整するだけでも修正可能だ。折り目がくっきり残ると調整しにくいので、仮折りを丁寧に行うほどトラブルを回避できる。
最も簡単な方法を紹介したが、実際のところ、手だけで綺麗に三つ折りをするのはかなり難しい。上記以外にもやり方は複数かあるが、いずれも無駄な折り目が築くケースや、煩雑なやり方になるケースのみである。三つ折りをするときは、手だけでなく道具を活用すると効率が良い。
のちほど紹介する「三つ折り定規」などを使えば、短時間で多数の書類を同じサイズに折ることが可能である。また、はじめのうちはガイドとなる線を下書きしておくのも手だ。最終的にきれいに折れていれば、受け取った相手にも好印象を与えられるだろう。
※出典：JIM封筒「A4用紙の折り方（三つ折り）と長3封筒への入れ方」
三つ折りが簡単になる関連グッズ
三つ折り作業を効率化するために、専用の定規や便利なアイテムを活用すると作業スピードが上がる。書類を大量に扱う総務部門や、請求書などを一度に封入する機会が多い部署では、折り作業の正確性とスピードを高めるための道具が重宝される。
ここでは、三つ折りを簡単にするグッズを紹介する。
■三つ折り定規
最もオードックスな便利グッズで、いわゆる「折り方ガイド」とも呼ばれるものだ。A4用紙の三等分ラインが記載されているので、紙を定規に合わせて折るだけで、きれいな三つ折りができる。折り目をつける位置を計測する手間が省けるため、作業がスピーディになる。
安価なアイテムから機能的なモデルまでさまざまなタイプがあり、紙にあてるだけで簡単に折れるガイド付きのものも市販されている。
■紙折り機
大量の書類を扱う企業であれば、自動で三つ折りをしてくれる「紙折り機」の導入も検討対象となる。コストは安くないが、大量の資料を効率的に処理できるため、郵送作業やダイレクトメールの封入などを頻繁に行う部門では大いに活躍する。
モデルによっては1時間に数千枚もの紙を連続で折れるため、ヒューマンエラーや折りムラのリスクも大幅に減らせる。また、二つ折りやZ折りなど複数の折りパターンに対応している機種もあり、用途に合わせた柔軟な使い方ができる。メンテナンスも必要だが、定期的に調整や部品交換を行うことで精度を保ち、安定した折り作業を長期間続けられる。
人力での作業に比べて人件費や時間コストを抑えられるため、大量の書類を取り扱う現場では導入メリットが大きいと言える。筆者としては非常にお薦めしたいグッズである。
これらのアイテムを活用すれば、三つ折り作業はもちろん、全体的な書類整理の効率が格段にアップする。取り扱う書類の枚数や目的に応じて、最適なツールを選ぶとよいだろう。
正確な三つ折りがビジネスの印象を左右する
折り方ひとつでも相手への印象が変わるのがビジネス文書である。A4用紙を三つ折りにして封筒へ封入する場面が多いからこそ、見た目も内容も整った状態を心掛けたい。本記事では、三つ折りの手順と必要なシーンを中心に、作業を効率化するための道具を紹介した。
三つ折りの精度を上げることで、「資料の作り方が丁寧な人」という評価にもつながるだろう。ぜひスマートな三つ折りを実践して、ビジネスの場面で一目置かれる存在を目指してほしい。
文/諏訪 光（すわ ひかる）
大手ネット系企業にて10数年に渡りプログラマーからプロダクトマネージャーまでを幅広く経験。新規事業から企業再生に至るまで様々な案件の開発に携わる。DX推進者や起業経験を経て現在は大手信託銀行でDX推進を行いながら、フリーランスの新規事業、DX、デジタルマーケティングのコンサルティングも行う。
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