大事な書類を保護するためにPDFにパスワードを設定する方法

PDFファイルにパスワードを設定するメリット

PDFファイルにパスワードを設定するメリットについて最後に解説しよう。メリットは次の3つ。

1. 機密情報を保護できる
2. 勝手に編集されるのを防げる
3. メールの誤送信対策になる

ひとつひとつのメリットについて詳しくみていく。

■1.機密情報を保護できる

パスワードを設定していれば、パスワードを知らない人はPDFにはアクセスできなくなる。

PDFファイルを社内の誰でも閲覧できる場所に置く場合、パスワードを設定しておいた方が、機密情報が社外に漏れるのを防ぎやすくなる。

■2.勝手に編集されるのを防げる

パスワードを設定した場合、パスワードを知らない人は編集することができなくなる。勝手にPDFを編集されるのを防ぎたい場合にも、パスワードは有効だ。

■3.メールの誤送信対策になる

パスワードを設定することは、メールの誤送信対策にもなる。

PDFを添付したメールを誤送信して他の会社などに送ってしまうと、情報が漏洩してしまう。パスワードを付けておけば、誤送信しても中身が見られない。

まとめ

本記事ではPDFにパスワードを設定する方法について解説した。最後にパスワード設定の手順についておさらいしよう。

1. Adobeの公式ツールを使う
   1. 「PDFを保護」から「ファイルを選択」をクリック
   2. パスワードを設定したいファイルを選択
   3. パスワードを入力し「パスワードを設定」をクリック
   4. 「ダウンロード」をクリック
2. Macの「プレビュー」を使う
   1. 「プレビュー」でPDFを開く
   2. 「ファイル」⇒「プリント」をクリック
   3. 「PDF」から「PDFとして保存」をクリック
   4. 「セキュリティオプション」をクリック
   5. 「書類を開くときにパスワードを要求」にチェックを入れる
   6. パスワードを入力し「OK」をクリック

PDFにパスワードを設定することで、機密情報を保護できる。

構成／編集部