確認メールの書き方を取引先や就活などケース別に解説【例文付き】

ビジネスでは、ミーティングの日程調整やプロジェクトの進捗など、日常的にさまざまな内容をメールで確認する場面がある。確認メールを送る際は、相手や内容に応じたマナーを守ることが大切だ。

本記事では、ビジネスシーンにおける確認メールの基本的な形式から、ケース別の例文、そして確認メールへの返信マナーを詳しく解説する。

確認メールの基本の形式

確認メールの基本の形式は、次の通り。

件名：タイトル

本文：相手の名前・挨拶と自分の名前・用件・締めの言葉・署名

本文は相手との関係性や用件によって内容が異なるが、読み手に失礼がなく伝わりやすいメールにするために注意すべき点は共通する。まずは、確認メールの書き方のポイントを押さえよう。

■件名で要件がわかるようにする

件名を見ただけで何に関するメールかわかるよう、用件を簡潔に記載しよう。状況に応じて【】を使い、【要返信】や【緊急】といった表記を加えると、重要性が伝わりやすい。同時に、相手もメールに対して必要なアクションを速やかに判断できる。

■柔らかい表現の敬語を使う

ビジネスメールにおいて敬語の使用は大前提であるが、相手に何かを確認する場合は、より丁寧な表現が好ましい。

文章のみを伝達するメールでは、書く側と読む側では文面から受ける印象が異なることが多々あり、齟齬や誤解が生まれやすい。また、内容によっては、メールを受け取った側は「こちらの連絡に不備があったかもしれない」と気を揉んだり、「催促されているようだ」と感じたりもする。

相手に心理的な負担を与えないよう、クッション言葉の活用や、柔らかい表現の敬語を意識すると良いだろう。

■相手への気遣いを忘れない

確認メールを送る際は、相手への気遣いが重要だ。先述した敬語に加え、以下のようなポイントに配慮しよう。

• メールは就業時間内に送る
• 返信の要不要を明記する
• 回答に必要な資料があれば添付する
• 回答期限を明確にする
• 急ぎであれば電話など他のツールも活用する

メールは、一般的な就業時間内に送信する。可能であれば、午前中が望ましい。また、返信が必要か、必要であれば期限を明記し、相手が回答しやすいよう配慮することも大切だ。参考資料などがあれば、必ず添付しよう。

さらに、急ぎの用件に関してはメールだけでなく電話でも確認をお願いするなど、確実に相手に伝わる手段を選択するのも有効だ。

ケース別の確認メール例文

確認メールと一口で言っても、社内での連絡や取引先への問い合わせなど、その相手も内容もさまざまだ。実際のビジネスシーンでは、基本の形式を踏まえたうえで状況に応じたメールを送る必要がある。

ここからは、ケース別の例文を参考にしながら確認メールの書き方を解説する。

■【社内】同僚にタスクの進捗を確認する

同僚への確認メールはビジネスメールの中でも気張らない部類ではあるが、最低限の敬語を使うのがマナーだ。仮に普段はくだけた口調で話す仲であっても、業務上のメールであれば他者に読まれても差し支えない文章を作成しよう。

件名：〇〇について

本文：

〇〇さん

お疲れ様です。△△です。

先日お願いしました〇〇の資料作成について、進捗状況はいかがでしょうか。

〇月✕日の会議で使用する予定のため、△日までにご共有いただけますと幸いです。

資料に関する不明点や、期日までの準備が難しい場合はご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

一般的に、社内の相手への敬称は「さん」でも「様」でも良い。社内のルールがある場合もあるため、確認しておこう。書き出しは、「お疲れ様です」の他、朝の時間帯であれば「おはようございます」もOK。

■【社内】上司にミーティングの日時を確認する

上司へのメールは、実際の会話と同じように敬語を使って作成する。

件名：【至急】〇〇部ミーティングの日程について

本文：

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

先日お伺いしましたミーティングの日程について、ご連絡差し上げました。

〇月〇日（〇）△時～△時とお伺いしていましたが、〇〇さんに確認したところ、部内には〇月✕日（✕）△時～△時と周知されているようです。

お忙しいところ恐縮ですが、正確な日程をご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

上司への敬称は、役職があれば「苗字＋役職名」で表記する。役職名だけで敬称になるため、「課長様」のような表記は誤り。また、「お疲れ様です」と似たニュアンスで「ご苦労様です」という言葉もあるが、これは目上の人が下の立場の人に対して使うものだ。相手によっては失礼にあたるので気を付けよう。

■【取引先】以前送信したメールの確認をお願いする

取引先への確認メールの場合、より丁寧な敬語と細やかな気配りが必要だ。仮に相手の対応に不備があったとしても、責めるような文言や直接的に指摘する内容は避ける。今後の業務がスムーズに進むよう、相手の立場に配慮したメールを作成しよう。

件名：【要確認】先日お送りしたメールについて

本文：

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。

△△株式会社 △△です。

先日、〇〇に関するメールを送らせていただきましたが、ご覧いただいておりますでしょうか。

もし手違いで届いてないようでしたら再度お送りしますので、その旨ご連絡いただけますと幸いです。

ご多忙の中大変お手数をおかけいたしますが、○月○日までにご返信をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

社外へのメールは、相手や自分の名前を記載する際には会社名も含めること。さらに、書き出しは「いつもお世話になっております」など、短く挨拶を入れるのがマナーだ。初めてメールを送る相手であれば「初めてご連絡いたします」と、その旨に触れて挨拶をしよう。

■【就活】企業の担当者にインターンで必要なものを確認する

就活では、企業に確認のメールが必要になる場合がある。メールのやり取りも自分の評価につながることを意識し、ビジネスマナーを心得た文章を作成することが重要だ。

件名：インターンシップに必要なものについて（〇〇大学△△）

本文：

株式会社〇〇 〇〇部 ○○様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の△△と申します。

インターンシップの日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。

当日に必要なものについてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

募集要項を確認しましたところ、持ち物に関する記載がございませんでしたが、筆記用具と学生証の他に必要なものはございますか。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

氏名は大学名と共に件名に入れたうえで、本文でも改めて記載する。相手に関しては、担当者の名前がわかっていれば「個人名＋様」で表記するが、名前がわからない場合は「採用担当者様」でも良い。また、普段は略語が一般的な用語も正式名称を使おう。

確認メールへの返信は？「確認しました」を伝える

確認メールを送ることもあれば、受け取る立場になることも多々あるだろう。確認メールを受け取ったら、自分がメールを読んだことを送り主に伝えよう。

■確認メールに返信する際の注意点

確認メールが届いた場合、送り主はこちらの回答を待っている状況であることが多い。今後の業務を円滑に進めるためには、返信の注意点を押さえた適切な対応が求められる。

速やかに返信する

確認メールには速やかに返信する。なるべく早急に、遅くとも24時間以内の返信が望ましい。即時の回答が難しい場合には「現在、担当者と調整中ですので、〇〇までにご回答いたします」など具体的な期限を提示すると良いだろう。

メールの件名は変えない

相手が内容をスムーズに確認できるよう、メールの件名は変えないのがマナーだ。メールが何往復にも渡り「Re:」が増えて件名が見えなくなりそうな場合は、「Re:」を一つだけ残して返信する。

感謝の言葉を添える

伝えたいことは「確認しました」のみであっても、相手に対する感謝の言葉を添えることが重要だ。事務的に伝えるのではなく相手への感謝や敬意を示すことで、より良好な関係が構築できる。

■「確認しました」を伝える返信の例文

メールを確認したことを送り主に伝える返信の例文を紹介する。

【取引先】資料を確認した旨を伝える

件名：Re:ご確認ください

本文：

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。

△△株式会社 △△です。

先ほどメールにていただきました資料を確認いたしました。

お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

【就活】インターン連絡への返信

件名：Re:インターンシップ採用について

本文：

株式会社〇〇 〇〇部 採用担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の△△と申します。

インターンシップ採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

この度は貴重な機会をいただき、大変嬉しく存じます。

インターシップを通じて貴社の業務への理解を深め、多くのことを学びたいと思います。

精一杯取り組みますので、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部