社会人なら最低限身につけたいビジネスマナーの基本5原則

社会人として成功するために、ビジネスマナーは欠かせない基礎スキルだ。しかし、「最低限のマナーとは何か」「どのように学べば良いのか」と迷うビジネスパーソンも多いだろう。

本記事では、ビジネスマナーの基本や研修内容、言葉遣い、メール対応、さらには資格試験の活用法までを網羅的に解説する。社会人としての信頼と成果を高めるために、ぜひ最後まで読んでほしい。

ビジネスマナーやその重要性とは？

ビジネスマナーは、単なる形式的なルールではなく、相手を尊重する気持ちを表現する手段として重要な役割を果たしている。ここでは、ビジネスマナーの基本を紹介する。

■ビジネスマナーとは？

ビジネスマナーとは、仕事の場で適切な振る舞いやコミュニケーションを行うための基本的なルール。例えば、挨拶をする際に元気な声で明るい表情を見せることは、相手に好印象を与える基本的な方法だ。

また、メールの文章や電話対応における言葉遣いが適切であれば、相手に対する信頼感が生まれる。これらのマナーを習得することで、ビジネスシーンにおいて良好な関係性を築くことが可能になる。

さらに、ビジネスマナーは個人の信用を高めるだけでなく、組織全体のイメージアップにもつながる。これらの理由から、社会人としてビジネスマナーを身につけることは重要だ。

■ビジネスマナーの基本5原則

ビジネスマナーの基本として挙げられるのが「表情」「挨拶」「身だしなみ」「言葉遣い」「態度」の5原則。これらは、あらゆる業務の基礎となる重要なポイントだ。

表情

表情は第一印象を決定づける大きな要素だ。明るく親しみやすい表情を心がけることで、相手に対して信頼感や安心感を与えることができる。一方で、不機嫌そうな表情や無表情は、相手に誤解を与えかねないため注意が必要だ。例え緊張する場面でも、適度にリラックスした表情を意識しよう。

挨拶

挨拶は、社会人の基本中の基本だ。「おはようございます」「お世話になっております」などの言葉を元気に伝えることで、相手との距離を縮めることができる。特に新人社員は、明るく元気な挨拶をすることで、職場での好印象を得やすい。

身だしなみ

清潔感のある身だしなみは、相手に好感を与えるだけでなく、自信を持って仕事に臨むための基盤となる。スーツのシワや汚れた靴、派手すぎるメイクなどは避け、控えめで上品なスタイルを心がけよう。

言葉遣い

正しい敬語の使用は、相手への敬意を示す手段だ。「おっしゃる通りです」「かしこまりました」といった表現を自然に使えるように練習しておくと良い。

態度

態度は、相手への配慮や思いやりを表現する重要なポイントだ。例えば、指導を受けた際に素直に耳を傾ける姿勢を示すことで、相手との信頼関係が深まる。また、整理整頓されたデスク環境を維持することも、仕事に対する真摯な姿勢を示す方法の一つだ。

■ビジネスマナー研修を受けるのもおすすめ

ビジネスマナーを身に付けたい人や、従業員に意識してほしいと考える人は、研修を受講・用意するのも良いだろう。

ビジネスマナー研修には、基礎的なマナーを学ぶ研修と、特定のスキルにフォーカスした応用研修の2種類がある。基礎研修では、あいさつや名刺交換、電話応対などを学ぶことが多い。

応用研修では、具体的な場面を想定したロールプレイを実施することで、より実践的なスキルを身につけることができる。例えば、クレーム対応やプレゼンテーションでの適切な言葉遣いなど、日常業務に即した内容を扱うことが多い。

これにより、受講者が実際の業務で自信を持って行動できるようになる。

ビジネス実務マナー検定とは？受験方法や資格取得のメリット

ビジネス関連の資格はさまざまあるが、社会人として最低限のビジネスマナーを身につけたい人におすすめなのが「ビジネス実務マナー検定」だ。ここでは、ビジネス実務マナー検定の概要や試験内容、取得するメリットについて解説する。資格取得を検討している方は参考にしてほしい。

■ビジネス実務マナー検定とは

ビジネス実務マナー検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施する資格試験。社会人に必要な基本的なマナーや職場での適切な行動を問う問題が出題される。

試験は1級から3級に分かれており、筆記試験のほか1級では面接試験も実施される。受験資格に制限はなく、誰でも挑戦できる点が特徴だ。試験内容は理論と実技に分かれており、得点率が両方で60％以上を超えると合格となる。

■取得のメリットと注意点

この検定を取得することで、基本的なビジネスマナーを習得していることを履歴書に記載できる。接客業や営業職など、人と接する機会が多い職種では、業務をスムーズに進める自信にもつながる。

また、若手社員や新卒者にとっては、入社前に社会人マナーを身につけておくことで職場での評価を高める効果が期待できる。

ただし、資格の評価は企業によって異なる。取得が必ずしも大きなアピールになるわけではないため、資格の活用方法を明確にしておくことが重要だ。

メール・電話対応でのビジネスマナーで仕事をスムーズに

ビジネスシーンでのメールや電話の対応は、相手に与える印象を大きく左右する。特に、迅速で的確な応対は信頼構築の鍵となるため、基本的なマナーを徹底することが重要だ。

メールでは内容を簡潔に伝えると同時に、敬語や挨拶を適切に使うことが求められる。ここでは、メールと電話それぞれの基本ルールと具体的な実践方法について詳しく解説する。

■メール件名や文面の基本

件名はメールの要約であり、受信者が内容を瞬時に理解できるよう簡潔かつ具体的に記載することが大切だ。例えば、「【○○社】○○のご案内」や「【至急対応依頼】○○の確認について」といった形式が望ましい。

件名が曖昧だとメールが後回しにされたり、見落とされたりするリスクがあるため、意識的に工夫を凝らそう。

本文では、相手の社名、役職、名前を正確に記載し、敬称を添えることが基本だ。用件は5W2H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら）を意識して簡潔に伝えるのが理想だ。結びには再度感謝を述べ、署名欄には連絡先を忘れずに記載することで、誤解やトラブルを防げる。

■電話応対で押さえるべきポイント

電話対応は声だけで相手とのコミュニケーションを取るため、特に声のトーンや言葉遣いが重要になる。まず、電話は2コール以内に取ることを心がけ、取れなかった場合は「お待たせいたしました」と一言添えることで丁寧な印象を与える。

受話器を取る際は、明るい声で「お電話ありがとうございます。○○会社の△△でございます」と名乗り、相手の名前や要件をしっかり確認する。

聞き取りにくい場合は、「恐れ入りますが、もう一度お名前を教えていただけますか」と丁寧に尋ねることで、誤解を防ぐ。

また、相手の要件を確実に記録するために、メモを取る習慣をつけることが大切だ。要点を正確に記録することで、次のアクションがスムーズに進む。

名刺交換でのビジネスマナーで第一印象を左右させる！

名刺交換はビジネスシーンではじめに行われる重要な儀式とも言える。正しい手順やマナーを理解し、実践することで、相手に与える第一印象を大きく向上させることができる。ここでは、名刺交換の基本的な流れと管理のポイントについて具体的に紹介する。

■名刺の渡し方と受け取り方

名刺交換は、ビジネスシーンでの大切なマナーの一つだ。名刺を渡す際は、必ず両手で相手に向けて差し出し、相手が読みやすいように名前を上向きにする。また、「○○会社の△△と申します。よろしくお願いいたします」と一言添えることで、丁寧な印象を与えられる。

名刺を受け取る際も同様に、両手で受け取り、「頂戴いたします」と述べるのが基本だ。受け取った名刺はすぐにしまわず、机の上に置いて話を進めると、相手に対する敬意を示すことができる。

■名刺管理のコツ

名刺管理は、交換後のフォローをスムーズに進めるための重要なスキルだ。受け取った名刺はただ名刺入れにしまうのではなく、その場で簡単なメモを残しておくことがポイントだ。例えば、名刺の裏に「○○プロジェクト担当」「次回打ち合わせ予定」などと記録しておくと、後日役立つ。

また、帰社後には名刺管理アプリや専用フォルダにデータ化することをおすすめする。必要なときに迅速に名刺情報を検索でき、効率的な人脈管理が可能になる。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部