DIME MAGAZINE
履歴書をPDFデータ化するメリット・デメリットとは
応募の際に履歴書をデータで送付することが多くなった。履歴書をデータ化するメリットとデメリットを見ておこう。
■履歴書をデータ化するメリット
PDFファイルはフォーマットが崩れないため、採用担当者に正確に内容が伝わる。
また、デジタル保存ができるため、バックアップが容易になる。
さらに、オンライン応募が可能になり、郵送費や手間を省けることも大きなメリットだ。
■履歴書をデータ化するデメリット
データ送信の際に送信ミスや添付忘れが起こる可能性がある。
また、第三者へ流出するリスクなど、セキュリティの問題に対策しておかなければならない。
その他、一部の企業では手書きの履歴書を求められる場合もある。そうした場合は対応する必要がある。
履歴書を送付する際に押さえておくべきポイント
履歴書を送付する前にいくつかのチェックするべきポイントがある。改めて確認しておこう。
■履歴書の形式に指定がないか確認する
応募企業によっては、特定の履歴書形式や送付方法を指定している場合がある。送付前に応募要項をよく確認しておく必要がある。
■分かりやすいファイル名をつける
採用担当者が迷わず履歴書を識別できるよう、ファイル名を工夫することをおすすめする。「自分の名前＋応募職種」などにするとわかりやすい。
■履歴書のファイルにはパスワードをかける
履歴書には個人情報が含まれるため、送付時にはパスワードを設定するのが望ましい。設定したパスワードは、別途メールで伝えると安全だ。
まとめ
履歴書をPDFで提出することで、フォーマットの崩れや改ざんのリスクを防ぎ、採用担当者に正確な情報を届けられる。本記事で紹介した手順でポイントを押さえた履歴書を作成・送付することで、採用成功への第一歩を踏み出せる。
本記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。
- 履歴書をPDF化する目的
・フォーマットの崩れ防止: どのデバイスでも正確に表示可能
・改ざんリスクの軽減: 編集が難しく内容の信頼性を保持
- PDF履歴書の作成手順（パソコンで作成）
・テンプレートをダウンロード:
・ハローワークの公式サイトなどからテンプレートを取得
・写真の用意:写真館で撮影または専用アプリを使用
・PDF形式で保存:
Microsoft Excel、Word: 「名前を付けて保存」でPDFを選択
Googleドキュメント: 「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」
- 手書きの履歴書をPDF化する手順（スマートフォン利用）
・Adobe Scanをインストールしてログイン
・履歴書をスキャン:
・アプリを開き、カメラを起動
・文書モードで自動スキャン
・PDFファイルを保存:
・右上の「PDFを保存」をタップ
- PDF履歴書のメリット・デメリット
メリット:
・フォーマットが崩れず正確に伝わる
・バックアップが簡単
・オンライン応募が可能
デメリット:
・送信ミスや添付忘れのリスク
・個人情報漏えいの可能性
・手書きが求められる企業には対応が必要
- 履歴書送付時の注意点
・形式指定の確認: 応募企業の要項を確認
・わかりやすいファイル名: 「氏名＋応募職種」など
・パスワード保護: 個人情報保護のためパスワードを設定し、別メールで共有
構成／編集部
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