作業工程が一目瞭然！「フローチャート」の作り方と基本ルールを解説

本記事ではフローチャートについて、作成に役立つツールを紹介します。

1. フローチャートを活用する意義

業務を進行する上で、作業工程を視覚化することは極めて重要である。特に多くの人が関わるプロジェクトでは、フローチャートを用いることで情報共有が容易となり、ミスを減らすことができる。

■効率的なプロセス管理

作業の流れを一目で確認できるため、全体のプロセスが理解しやすくなる。特に業務で発生する問題や課題が明確に浮かび上がるため、迅速な解決策を見つけやすくなる。

■手順の可視化

作業の流れを視覚的に示すことで、効率的な作業方法を見つけることが可能である。新しい業務フローを導入する際や、現行の作業を改善する際にも役立つ。フローチャートを用いることで、作業の無駄を見つけ出し、効率的な作業へと改善を進められる。

2. フローチャートの基本原則

フローチャートを効果的に作成するためには、いくつかのルールを守る必要がある。これにより、簡潔でわかりやすいチャートが作成でき、伝えたい情報を的確に表現できるようになる。

■記号の正しい使い方

フローチャートに用いる記号には特定の意味があるため、正しく使うことで作業の進行が明確になる。

●スタート/エンド（楕円形）: 開始と終了のポイントを示す記号。

●プロセス（長方形）: 作業や行動を示す。

●決定（菱形）: 条件分岐や選択を表現。Yes/NoやTrue/Falseなどに使う。

●矢印: 各ステップの流れや方向を示す。

■フローチャートの流れ

フローチャートは、上から下または左から右へと流れる形式で作成するのが一般的である。こうすることで、読み手が自然な流れで理解できる。さらに、記号の大きさや配置も均一にすることで、全体的な視覚バランスが保たれ、わかりやすいフローチャートが完成する。

3. フローチャート作成の手順

初心者でも取り組めるフローチャート作成のステップを以下に示す。これに従えば、初めての作業でもスムーズに作成が可能である。

■手順1：目的を明確にする

まず、フローチャートの目的を明確にすることが重要である。業務改善、新規プロジェクトの計画、チーム内での作業手順の共有など、何を達成したいかを明確にすることが、効率的なチャート作成の第一歩となる。

■手順2：プロセスの洗い出し

次に、フローチャートに含めるべき作業や手順をリストアップする。業務やプロジェクトで行われるステップや判断基準を順番に整理し、どの段階でどのような作業が必要かを洗い出す。

■手順3：フローチャートの作成

リストアップした内容に基づき、フローチャートを描いていく。作業の開始から終了までを視覚化し、適切な記号と矢印を用いて各ステップをつなげる。

■手順4：流れの確認と修正

フローチャートが完成したら、全体の流れを確認する。各ステップが無理なく繋がっているか、決定ポイントが正しく配置されているかを確認し、必要に応じて修正を行う。

■手順5：共有と活用

完成したフローチャートは関係者と共有し、業務の中で活用する。実際に使用してみて、問題点があれば修正を加え、最適化を進めることが重要だ。

4. フローチャート作成に役立つツール

フローチャートを効率よく作成するためのツールを活用することで、さらにスムーズな作業が可能となる。以下はおすすめの無料および有料ツールである。

■無料ツール

・Googleドキュメント/Googleスプレッドシート

リアルタイムでの共同編集や共有が可能なため、チームでの作業に最適なツールだ。

・Lucidchart

直感的に操作でき、豊富なテンプレートが用意されている。無料プランでも十分な機能を利用できる。

■有料ツール

・Microsoft Visio

業務プロセスを視覚化するための高機能ツール。複雑なフローも簡単にカスタマイズが可能だ。

・EdrawMax

Visioの代替ツールとして人気。多くのテンプレートがあり、初心者でも使いやすい設計となっている。

5. フローチャート作成時の注意点

フローチャートを作成する際には、以下の点に注意することで、より効果的で理解しやすいチャートが作成できる。

■複雑にしない

フローチャートがあまりにも複雑になると、情報が整理されず、逆に混乱を招く恐れがある。複雑なプロセスは可能な限りシンプルにし、重要なステップに焦点を当てることが大切だ。

■更新しやすい設計にする

フローチャートは、状況が変わる度に更新されるべきである。修正や追加が簡単にできるよう、柔軟な設計にしておくことがポイントだ。特にツールを使用する場合は、編集機能が充実しているものを選ぶとよい。

まとめ

フローチャートは、業務やプロジェクトの流れを視覚的に整理し、効率化を進めるために非常に有用なツールである。初心者でも基本的なルールを理解すれば、簡単に作成できる。過度に複雑にせず、シンプルかつ明確に作成することで、業務効率が大幅に向上する。

記事の内容を、以下で簡単におさらいしておこう。

〇フローチャートとは

作業手順やプロジェクトの進行を視覚化し、業務を円滑に進めるためのツール。

効率的なプロセス管理や情報共有に役立つ。

〇フローチャート作成の基本原則

・スタート/エンド（楕円形）: 開始と終了のポイント

・プロセス（長方形）: 作業や行動

・決定（菱形）: 条件分岐の判断

・矢印: ステップの流れを示す

〇作成手順

・目的を明確にする: 何を達成するかを定める

・プロセスの洗い出し: 作業内容や手順を整理する

・フローチャートを作成する: 適切な記号で流れを可視化

・流れの確認と修正: スムーズな流れか確認し修正

・共有と活用: 完成後、関係者と共有し業務で活用

〇フローチャート作成の注意点

・複雑にしない: 重要なステップに絞る

・更新しやすい設計にする: 柔軟な設計で修正しやすく

構成／編集部